Medlemsforslag om ophør af udsendelse af materiale pr. post
Indstilling
Formanden indstiller
1) at Amager Øst Lokaludvalg drøfter og vedtager forslaget.
Problemstilling
De nye forhold og tidsfrister for postomdeling gør at materialet til lokaludvalgsmøder og arbejdsgruppemøder skal udsendes tidligere end hidtil. På det seneste lokaludvalgsmøde blev der af den grund fremsendt tillægsdagsorden og omdelt mange papirer, der var svære at holde styr på.
Tovholdergruppen foreslår på den baggrund, at materialer til lokaludvalgsmøder og arbejdsgruppemøder ikke længere udsendes pr. post, men alene fremsendes på mail og kan afhentes i sekretariatet af de der måtte ønske det.
Materialet skal være tilgængeligt fredag i ugen før mødets afholdelse. Materialet kan ligeledes omdeles på print til selve mødet for de der måtte ønske dette.
Løsning
At Amager Øst Lokaludvalg drøfter og vedtager forslaget.
Økonomi
Beslutningen vil medføre en besparelse på sekretariatsmidlerne på ca. 20.000 kr. årligt.
Beslutning
Amager Øst Lokaludvalg drøftede sagen.
Der blev begæret afstemning om indstillingen.
For indstillingen om at ophøre med udsendelse af fysisk post forud for lokaludvalgsmøder og
arbejdsgruppemøder stemte: Karl Vogt-Nielsen, Rune Solvang, Jan Kyrsting, Käte Hommelgaard,
Nicki Wasmann Brøchner, Ole Melgaard, Ole Pedersen
Imod indstillingen om at ophøre med udsendelse af fysisk post forud for lokaludvalgsmøder og arbejdsgruppemøder stemte: Ib Wendrup, Svend Åge Sørensen, Martin Hein, Randi Sørensen, Jens William Grav, Eva Damgaard
Følgende undlod at stemme: Carsten Sahl Mortensen, Sven Løntoft, Lasse Rossen.
Dermed blev indstillingen vedtaget med 7 stemmer for og 6 stemmer imod.
Randi Sørensen meddelte herefter lokaludvalget, at hun ønskede at benytte sig af sin standsningsret.
Lokaludvalget drøftede herefter sagen og besluttede at ovennævnte beslutning om ikke at fremsende materialet med fysisk post ikke effektueres før alternative udbringelses metoder er undersøgt - herunder muligheden for at ansætte et bud.
Sekretariat har efter mødets afholdelse udarbejdet et notat, hvoraf det fremgår, at der i forbindelse med behandlingen af punktet er sket en række processuelle fejl som betyder, at behandlingen af punktet bør gå om. Sagen genbehandles derfor på lokaludvalgets møde den 27. oktober 2016.