Forslag om ophør af udsendelse af materiale pr. post

Indstilling

Formanden indstiller

1) at Amager Øst Lokaludvalg drøfter sagen

2) at Amager Øst Lokaludvalg vedtager forslag A om at ophøre med at udsende lokaludvalgets materialer pr. post

3) At Amager Øst Lokaludvalg, såfremt forslag A ikke vedtages, beslutter hvilken model lokaludvalget ønsker i forhold til fremtidig udsendelse af dagsordner.

Problemstilling

Amager Øst Lokaludvalg behandlede den 29. september 2016 et forslag om at ophøre med at udsende materialer, forud for lokaludvalgets møder, pr. post. I forbindelse med sagens behandling er der sket en række processuelle fejl, der medfører, at sagen skal genbehandles (se redegørelse for sagsforløbet i bilag 1).

Baggrunden for forslaget, om at ophøre med at udsende materiale til lokaludvalgets møder pr. post, er et ønske om at begrænse omfanget af og behovet for udsendelse af tillægsdagsordner. Den nye postlov har ændret tidsfristerne for postomdeling og betyder således, at materialet til lokaludvalgsmøder skal udsendes tidligere end hidtil, hvilket medfører, at der i perioden fra udsendelse af materiale til mødets afholdelse (9 hverdage hvoraf 5 er til omdeling og 4 er lokaludvalgets forberedelsestid) er stor risiko for, at der kommer nye sager, der skal behandles og som må udsendes på tillægsdagsordner. I praksis har det medført, at lokaludvalget har fået tilsendt tillægsdagsordner umiddelbart op til mødets afholdelse, og at der på møderne har været mange papirer omdelt, hvilket har været svært at holde styr på. 

På den baggrund blev der, i forbindelse med lokaludvalgets møde den 29. september, stillet forslag op om, at materiale til lokaludvalgets møder alene skal fremsendes på mail, og herudover kan afhentes i sekretariatet i fysisk form, eller udleveres på selve lokaludvalgsmødet, til de der måtte ønske dette. 

Af den oprindelige indstilling fremgik det ikke at forslaget kræver en ændring i lokaludvalgets forretningsorden idet det af forretningsordnens §5 stk. 3 fremgår at ”Dagsorden for møderne samt det fornødne materiale til bedømmelse af de sager, der er optaget på dagsordenen, tilsendes udvalgsmedlemmer og suppleanter så vidt muligt senest 4 hverdage inden mødet. Dagsordnen og de fornødne materialer tilsendes udvalgsmedlemmerne både i papirform og i elektronisk form. Dagsordnen og de fornødne materialer fremsendes som udgangspunkt kun i elektronisk form til suppleanter. Hvis en suppleant ikke har mulighed for at modtage dagsordnen i elektronisk form tilsendes den dog i papirform. Samtidig fremlægges materialet til medlemmernes gennemsyn i sekretariatet frem til mødets start”.

Endvidere fremgår det af Forretningsordnen §12 stk. 2 at "Ændringer i forretningsordenen skal behandles i to ordinære møder i Amager Øst Lokaludvalg".

Løsning

Forslag A: Ophøre med omdeling af fysisk materiale (det oprindelige forslag). Materiale til lokaludvalgets møder sendes elektronisk senest 4 hverdage inden mødet (fredag før mødets afholdelse torsdag i den efterfølgende uge). Fra dette tidspunkt vil det ligeledes være muligt for medlemmer af lokaludvalget at afhente materialet i sekretariatet eller få materialet udleveret i fysisk form i forbindelse med selve lokaludvalgets møde. Denne løsning kræver, at lokaludvalget samtidigt beslutter at ændre forretningsordnens §5 stk. 3 således at det fremgår, at materialet kun sendes elektronisk. Såfremt lokaludvalget vedtager denne løsning skal ændringen, jf. §12 stk. 2, genbehandles på lokaludvalgets møde den 24. november og kan først træde i kraft herefter.

Alternative forslag

I forbindelse med lokaludvalgets drøftelse af sagen, på mødet den 29. september, blev der nævnt en række alternative forslag til, hvordan udfordringen med at undgå udsendelse af tillægsdagsordner forud for lokaludvalgets møder kan imødekommes. Sekretariatet har ligeledes indhentet erfaringer fra de øvrige lokaludvalg (bilag 2), samt undersøgt øvrige alternative forslag. I det følgende belyses en række forskellige løsningsmuligheder. Listen er ikke udtømmende, og det vil være muligt at opstille andre alternativer. Bilag 3 kan hjælpe med at finde ud af hvilke konsekvenser de forskellige forslag har.

Forslag B: Flytning af lokaludvalgets faste mødedag. Såfremt lokaludvalget, i forbindelse med vedtagelsen af mødeplan for 2017 (forventeligt på lokaludvalgets møde den 24. november) beslutter, at møderne fremadrettet afholdes tidligere på ugen, vil det være muligt at mindske behovet for udsendelse af tillægsdagsordner, idet antallet af hverdage fra tidspunktet, hvor materialet udsendes, frem til mødets afholdelse, mindskes.

Afholdes medlemsmøderne fremover tidligere på ugen, kan det mindske tiden, mellem udsendelse og mødeafholdelse, fra 9 ned til 6 hverdage. Ved mødeafholdelse på en mandag, kan materialet således udsendes, pr. post og elektronisk eller ligge til afhentning i sekretariatet, fredag den ene uge, og vil i reglen være medlemmerne i hænde den efterfølgende fredag, før mødets afholdelse om mandagen i den pågående uge. I alt 6 hverdage. Denne løsning kræver ikke ændringer i forretningsordnen men indebærer, at lokaludvalget beslutter at ændre den faste mødedag fra torsdage til mandage, for optimal nedjustering af udsendelsestiden. Sekretariatet har været i dialog med Kvarterhuset i forhold til leje af salen. Kvarterhuset oplyser, at der ikke er noget til hinder for at flytte det faste møde fra torsdage til mandage. Se i øvrigt bilag 3 for en oversigt over forholdet mellem udsendelsesdag, modtagelse af materialer samt fast mødedag.

Forslag C: Ansættelse af ungarbejder eller lignende: Sekretariatet kunne, i lighed med eksempelvis Vesterbro og Kgs. Enghave lokaludvalgssekretariater, ansætte en ungarbejder eller lignende til omdeling af lokaludvalgets dagsordner. Denne løsning vil betyde, at dagsordnen kan udsendes via bud og elektronisk på samme tidspunkt som tidligere (fredag før mødets afholdelse om torsdagen i den efterfølgende uge - dvs. 4 hverdage før mødets afholdelse) og dermed vil behovet for tillægsdagsordner i princippet være uændret i forhold til tidligere. Udfordringen ved denne løsning er, at det kan være svært for et bud at få adgang til opgange i etageejendomme, ligesom Amager Øst bydelen geografisk er langt større end eksempelvis Vesterbro og Kgs. Enghaves bydele. Desuden bor flere medlemmer uden for bydelene - et problem der eventuelt kan overkommes ved at sende materialet med Quickpost til de medlemmer, der bor længst væk. Sekretariatet vurderer at denne løsning vil ligge indenfor den nuværende budgetramme. Dog er det ikke økonomisk muligt at ansætte en professionel privat leverandør. En løsning med en ungarbejder eller lignende kræver, at der vil være behov for at udstrege personfølsomme oplysninger i puljeansøgningerne, før omdeling af materialet. Denne løsning kræver ikke ændringer i forretningsordnen.

Forslag D: Udsendelse af post 6 hverdage før mødets afholdelse. Materialet sendes pr. post og elektronisk 6 hverdage før mødets afholdelse - dvs. onsdag i ugen før mødet afholdes om torsdagen. Medlemmerne kan hente materialet i sekretariatet fra dette tidspunkt eller kan her forvente at modtage materialet pr. post dagen før mødets afholdelse. Hermed nedsættes leverancetiden med tre hverdage, og behovet for at udsende tillægsdagsordner må ligeledes formodes at blive reduceret, i forhold til den nuværende praksis. Forslaget kræver ikke ændringer i forretningsordnen.

Forslag E: Bibeholde den nuværende praksis: Materialet sendes pr. post 9 hverdage før mødets afholdelse. De der ønsker det kan afhente materialet i sekretariatet (4 medlemmer har hidtil fast benyttet sig af dette). Praksis har hidtil betydet, at der umiddelbart før mødets afholdelse har været udsendt tillægsdagsordner med op til 5. nye punkter samt tilhørende bilagsmaterialer. Løsningen kræver ikke ændringer i forretningsordnen.

Økonomi

Ophør af udsendelse af materialer pr. fysisk post forud for lokaludvalgets møder vil medføre en besparelse på ca. 20.000 kr. årligt af sekretariatsmidlerne. De øvrige forslag har umiddelbart ikke økonomiske konsekvenser og kan implementeres indenfor den nuværende budgetramme.