Beslutning vedr. afvikling af puljebehandlingssystemet AMES

BIFUK-arbejdsgruppen indstiller,

1) at Amager Øst Lokaludvalg drøfter og vedtager, om man skal ophøre med at bruge det digitale ansøgningssystem AMES.

Amager Øst Lokaludvalg har siden maj 2013 været tilknyttet det fælles digitale system til puljeansøgninger, AMES. Systemet blev indført som følge af vedtagelse af Koncept for Lokaludvalg (BR 15-06-2011), med det formål at lette sagsgangene omkring ansøgningsproceduren og derved frigøre ressourcer i sekretariaterne. (bilag 1)

Siden ibrugtagningen har der flere gange været nedbrud på systemet, og forskellige tekniske fejl har givet problemer for ansøgere i forbindelse med oprettelse af ansøgninger. Flere lokaludvalgsmedlemmer har desuden udtrykt utilfredshed med den måde, ansøgningerne fremtræder når de printes ud, idet formatet er svært at læse og budgettet vanskeligt at få overblik over.

Det er pr. juni 2015 blevet besluttet i Økonomiforvaltningen, at man ikke ønsker at bruge flere midler på udvikling og forbedring af det nuværende system. Der vil, når der er fundet et system, man ved fungerer, komme et nyt digitalt ansøgningssystem som alle lokaludvalg forventes at skulle bruge.

BIFUK-arbejdsgruppen er på sit møde d. 9.6.2015 blevet orienteret om, at ansøgningssystemet AMES vil blive udskiftet. Arbejdsgruppen har flere gange ytret utilfredshed med den måde ansøgningerne fremstår i AMES, hvad angår formidling af projekternes indhold og deres budget.

BIFUK opfordrer derfor til, at Amager Øst Lokaludvalg beslutter at afvikle AMES og i stedet går tilbage til lokaludvalgets gamle ansøgningsskema fra næste ansøgningsrunde. Den tidligere fremgangsmåde for puljeansøgninger skal anvendes, indtil der foreligger et brugbart digitalt system, som er brugervenligt for ansøgerne og læsbart for lokaludvalget.

Såfremt indstillingen vedtages, vil det indebære at ansøgere skal indsende et udfyldt ansøgningsskema (word-format), en projektbeskrivelse på max. 2 sider, samt et budget/finansieringsplan for projektet. Bilag 2 viser det ansøgningsskema, lokaludvalget tidligere anvendte.
For sekretariatet vil det at gå tilbage til det gamle system indebære øget tidsforbrug til journalisering og sagsbehandling generelt (jf. bilag 1, om fordele ved at anvende et digitalt system).

Der er ingen økonomiske konsekvenser af indstillingen

Såfremt Amager Øst Lokaludvalg beslutter at afvikle AMES sker dette fra og med næste ansøgningsrunde.

Indstillingen blev godkendt uden afstemning. Amager Øst Lokaludvalg ophører med at anvende ansøgningssystemet AMES.