Håndtering af interne projekter samt underarbejdsgrupper

Tovholdergruppen indstiller,

1) At Amager Øst Lokaludvalg drøfter punktet

2) At Amager Øst Lokaludvalg godkender den forslåede procedure for håndtering af interne projekter og underarbejdsgrupper

Håndtering af interne projekter og underarbejdsgrupper
Amager Øst Lokaludvalg har traditionelt arbejdet med en lang række interne projekter finansieret af lokaludvalgets puljemidler. Projekterne er mangeartede og spiller hver især forskellige roller i forhold til lokaludvalgets virke og i forhold til udviklingen i bydelen Amager Øst i al almindelighed. Med henblik på at optimere effekten og kvaliteten af de interne projekter forslår tovholdergruppen at ændre proceduren for arbejdet med de interne projekter. Konkret forslås det at:


Alle interne projekter beskrives i en fast projektskabelon
Formålet med denne procedure er at sikre at alle dele af projektet er gennemarbejdet og drøftet. Derudover vil et fælles udtryk betyde, at det er lettere for lokaludvalget at gennemskue projektets formål og indhold. Procedureændringen skal således gøre projektbeskrivelsen mere klar og dermed gøre det lettere for såvel lokaludvalgsmedlemmer som for borgere og samarbejdspartnere i forvaltningerne samt i Borgerrepræsentationen at forstå, hvilke projekter lokaludvalget arbejder med, samt hvorfor lokaludvalget arbejder med netop dette projekt. Det er i udgangspunktet sekretariatet, der som en del af sekretariatsbistanden til de faste arbejdsgrupper, udfylder projektskabelonen, på baggrund af arbejdsgruppens drøftelse på arbejdsgruppemøderne.

Alle interne projekter og underarbejdsgrupper forankres i en af de faste arbejdsgrupper.
Formålet med at forankre de interne projekter og underarbejdsgrupper i de faste arbejdsgrupper er at sikre størst mulig grad af ejerskab til projektet i lokaludvalget, samt at de interne projekter er velbeskrevne og drøftet i en bredere kreds af lokaludvalgsmedlemmer før de forelægges lokaludvalget til beslutning, samt at arbejdsgrupperne følger projekterne tæt og løbende orienteres om deres udvikling.   

Udarbejdelse af årsplan
Alle arbejdsgrupper melder ved årets start (i 2014 umiddelbart efter seminaret) ud hvilke interne projekter og underarbejdsgrupper som den faste arbejdsgruppe ønsker at arbejde med i indeværende år.  Formålet med årsplanen er at sikre et overblik og en systematik i lokaludvalgets arbejde med de interne projekter, samt at sikre at sekretariatet kan bistå lokaludvalget med de nødvendige ressourcer, hvilket kræver at projekterne planlægges i god tid. Årsplanen kan ligeledes danne udgangspunkt for en årlig statusevaluering, af lokaludvalgets arbejde med egne projekter, hvilket eksempelvis kan bruges som dokumentation overfor Borgerrepræsentationen og andre samarbejdspartnere. Derudover er et væsentligt formål at lokaludvalget tidligt på året disponerer puljemidler til de interne projekter, hvilket gør den overordnede økonomistyring mere robust. Årsplanen betyder IKKE, at der i årets løb er lukket for at komme med nye projektforslag hvis der eksempelvis opstår en ny aktuel sag, der kræver øjeblikkelig handling.

At Amager Øst Lokaludvalg godkender punktet.

Det forslås at alle interne projekter drøftes i arbejdsgrupperne i forbindelse med seminaret den 11. maj og efterfølgende forelægges lokaludvalget til beslutning, herunder eventuel afsættelse af økonomi, på lokaludvalgets møde den 22 maj. Efter beslutning i lokaludvalget vil sekretariatet udarbejde en samlet oversigt / årsplan for de interne projekter indeholdende projekter for 2. halvår af 2014.

Punktet udgik.  Punktet behandles i forbindelse med seminar og på kommende møde i lokaludvalget. Randi Sørensen forbereder punktet i samarbejde med sekretariatet.