Organisering: Reorganisering af lokaludvalgets arbejdsgrupper

Indstilling

Formanden for Amager Øst Lokaludvalg indstiller,

1. at Amager Øst Lokaludvalg vedtager, at den retningsgivende størrelse af en arbejdsgruppe er minimum 3 medlemmer og maksimum 12 medlemmer. Ved for få eller for mange medlemmer skal tovholdergruppen tage initiativ til organisatoriske ændringer af den pågældende arbejdsgruppe,

2. at Amager Øst Lokaludvalg vedtager, at sager vedr. integration samt udsatte børn og unge behandles af den faste arbejdsgruppe Social og Sundhed,

3. at Amager Øst Lokaludvalg vedtager, at den eksisterende arbejdsgruppe Børn, Idræt, Fritid, Unge og Kultur forbliver som faste arbejdsgruppe. På førstkommende møde tager arbejdsgruppen initiativ til, at nedsætte en temagruppe med fokus på børn og unge,

4. at Amager Øst Lokaludvalg vedtager, at den eksisterende arbejdsgruppe Miljø og Plan deles i to selvstændige faste arbejdsgruppe. En gruppe til behandling af sager vedr. miljø og klima og en gruppe til behandling af sager vedr. fysisk planlægning, erhverv og trafik, og

5. at Amager Øst Lokaludvalg nedsætter en ad-hoc gruppe til revision af puljemiddelkriterierne.

Problemstilling

Amager Øst Lokaludvalg nedsatte på lokaludvalgsmøde den 19. april 2018 en midlertidig arbejdsgruppe til at udarbejde et forslag til lokaludvalgets fremtidige organisering, Organisationsgruppen.

I Organisationsgruppen har deltaget tovholdergruppen: Ole Pedersen, Ole Meldgaard, Susanne Møller, Randi Sørensen og Lasse Rossen samt lokaludvalgsmedlemmerne: Nicki Wassmann Brøchner, Tom Christensen, Iben Lindemark, Jens William Grav og Keith Gray(udtrådt).

På baggrund af Organisationsgruppens møder og seminar for lokaludvalget, afholdt den 29. og 30. september 2018 har Organisationsgruppen på møder den 30. oktober og 15. november 2018 besluttet følgende anbefalinger til reorganisering af lokaludvalgets faste arbejdsgrupper.

Aktuelle arbejdsgrupper

Amager Øst Lokaludvalg har tre faste arbejdsgrupper:

1. Social og Sundhed (SoSu), tovholder: Susanne Møller, 8 medlemmer
2. Børn, Idræt, Fritid, Unge og Kultur (BIFUK), tovholder: Randi Sørensen, 11 medlemmer
3. Miljø og Plan, tovholder: Lasse Rossen, 18 medlemmer

De faste arbejdsgrupper mødes én gang om måneden, forbereder sager til lokaludvalgsmøderne og betjenes af lokaludvalgets sekretariat.

Forslag til ændringer

Organisationsgruppen foreslår, med henblik på, at sikre en hensigtsmæssig størrelse for de faste arbejdsgrupper, at der fastsættes et retningsgivende minimum og maksimum for medlemsantallet. Organisationsgruppen finder, at der som minimum skal være tre medlemmer for at der er tale om en gruppe. Omvendt kan det være vanskeligt at komme til orde og skabe en god samarbejdsplatform, hvis en gruppe er større end 12 medlemmer. Grænserne skal betragtes som indikatorer af om en arbejdsgruppe er for lille eller for stor. Hvis der er for få eller for mange medlemmer i en arbejdsgruppe vil det være op til Tovholdergruppen at tage initiativ til organisatoriske ændringer for at imødekomme problemstillingen.

Det er organisationsgruppens opfattelse, at sager vedr. integration og udsatte børn og unge er mest hensigtsmæssigt placeret i SoSu-gruppen. Det foreslås derfor, at der træffes beslutning om at forankre disse områder i SoSu-gruppen.

Der er i Organisationsgruppen et ønske om at sætte større fokus på børn og unge, herunder bl.a. i forhold til de kapacitetsudvidelser af daginstitutioner og skoler der vil ske i bydelen i de kommende år. Det foreslås derfor, at BIFUK-gruppen tager initiativ til at nedsætte en temagruppe med fokus på børn og unge. Derudover opfordrer organisationsgruppen til, at der arbejdes med at skabe en balanceret fordeling af tiden på møderne mellem strategi, sagsbehandling og puljeansøgninger.

Arbejdsgruppen Miljø og Plan er den største arbejdsgruppe med 18 medlemmer. Organisationsgruppen finder, at gruppen er for stor og sager vedr. fysisk planlægning, herunder høringer, fylder meget på gruppens dagsordener. Det går bl.a. udover arbejdsgruppens tid til at arbejde med miljø og klima. Det foreslås derfor, at der nedsættes en selvstændig fast arbejdsgruppe, der arbejder med miljø og klima. Samtidig nedsættes en fast arbejdsgruppe, som skal beskæftige sig med fysisk planlægning, erhverv og trafik.

Organisationsgruppen vurderer, at der ikke umiddelbart er tilstrækkeligt arbejde til at nedsætte en fast arbejdsgruppe for erhverv. I stedet foreslås det, at erhverv placeres sammen med fysisk planlægning og trafik.

Nedsættelse af ad-hoc gruppe vedr. puljemiddelkriterier

På baggrund af drøftelser på lokaludvalgets seminar i september 2018 foreslår Organisationsgruppen, at der nedsættes en ad hoc-gruppe, der skal udarbejde forslag til reviderede puljemiddelkriterier med henblik på vedtagelse på lokaludvalgsmødet i januar 2019.

Der er på lokaludvalgets seminar udtrykt ønske om at formulere støttekriterierne, så det bliver mere tydeligt for ansøgere, hvad lokaludvalget giver støtte til og lettere for lokaludvalget at træffe beslutninger om hvorvidt projekter skal støttes eller ej.

Desuden skal arbejdsgruppen undersøge mulighederne for at oprette en 'kvikpulje' til mindre projekter med kortere sagsbehandlingstid, og evt. fremsætte forslag til lokaludvalget herom.

I udgangspunktet begrænses sekretariatets bistand til at kvalitetssikre det fremlagte forslag.

Fravalgte forslag til ændringer

1. Forslag om at medlemmer af arbejdsgrupperne, som hverken er medlem eller suppleant af lokaludvalget ikke har stemmeret og ikke kan lave indstillinger til lokaludvalget. Fravalgt da det er en unødig indskrænkelse, som kan virke demotiverende for borgere der engagerer sig i arbejdsgrupperne. 
2. Krav om medlemskab af arbejdsgruppe for lokaludvalgsmedlemmer. Organisationsgruppen finder, at et sådan krav kan være begrænsende for småbørnsforældres mulighed for at være medlem af lokaludvalget. Derudover vil det ikke være muligt at håndhæve kravet. Organisationsgruppen opfordrer alle lokaludvalgsmedlemmer og suppleanter til at melde sig til en arbejdsgruppe.
3. Medlemmer og suppleanter kan ikke deltage i samme arbejdsgruppe. Fravalgt da ikke-politisk udpegede medlemmer ikke kan koordinere med deres suppleanter.
4. Selvstændig fast arbejdsgruppe for Børn og Unge. Erstattet af initiativ om nedsættelse af en temagruppe, da der var tvivl om der er tilstrækkeligt arbejde til en egentlig fast arbejdsgruppe og da der er synergifordele ved, at børn, unge, idræt, kultur og fritid er i samme arbejdsgruppe.
5. Fast arbejdsgruppe for erhverv. Organisationsgruppen vurderer, at der ikke er tilstrækkeligt arbejde til at mødes fast en gang om måneden og finder at et erhvervsnetværk mere gangbart. Det vil dog være op til en ny arbejdsgruppe for fysisk planlægning, erhverv og trafik at arbejde videre med erhvervsnetværket.
6. Fast arbejdsgruppe for Ama'røsten. Fravalgt da Organisationsgruppen vurderer, at den nuværende model er velfungerende.
7. Selvstændig arbejdsgruppe til behandling af puljeansøgninger. Organisationsgruppen finder, at det er hensigtsmæssigt at behandling af puljeansøgninger sker i de fagrelevante arbejdsgrupper.

Løsning

At lokaludvalget drøfter de indstillede ændringer til organisering af de faste arbejdsgrupper og vedtager ændringer til organisering.

Økonomi og ressourcer

Såfremt det vedtages at nedsætte flere faste arbejdsgrupper vil det medføre, at lokaludvalgets sekretariat vil skulle prioritere flere ressourcer til mødebetjening fremfor sekretariatets øvrige opgaver.

Videre proces

Ændringer i lokaludvalgets organisering forventes implementeret i løbet af foråret 2019.