Beslutning vedr. lokaludvalgets organisering samt efterårsseminar

Indstilling

Formanden indstiller

1. At Amager Øst Lokaludvalg på baggrund af den beskrevne ressortfordeling nedsætter 3 midlertidige faste arbejdsgrupper, der skal virke til og med oktober 2018.

2. At Amager Øst Lokaludvalg nedsætter en arbejdsgruppe, der skal udarbejde oplæg til lokaludvalgets fremtidige organisering samt oplæg til eventuel revidering af puljemiddelkriterier og forretningsorden til drøftelse og beslutning på lokaludvalgets møde i oktober 2018

3. At Amager Øst Lokaludvalg vælger en tovholder for hver af de nedsatte arbejdsgrupper

4. At Amager Øst Lokaludvalg afholder et efterårsseminar i efteråret 2018 og beslutter om seminaret skal afholdes som et endagsseminar eller et weekendseminar med overnatning

Problemstilling

Amager Øst Lokaludvalg har hidtil haft tre faste arbejdsgrupper, der indenfor de enkelte gruppers ressortområder har haft til formål at forbehandle sager til lokaludvalgets ordinære møder, håndtere puljeansøgninger, besvare borgerhenvendelser mv.

De tre faste arbejdsgrupper har været:

BIFUK: Børn, Idræt, Fritid, Unge, Kultur

Miljø og Plan: Miljø, plansager samt erhverv

SOSU: Social- og sundhedsområdet herunder integration.

Derudover har der været en række ad hoc grupper, der er blevet oprettet efter behov. Ad hoc grupperne har i hovedreglen refereret til de faste arbejdsgrupper - i enkelte tilfælde direkte til lokaludvalget.

De faste arbejdsgrupper har afholdt faste møder 14 dage før lokaludvalgets møder og har en fast sekretariatsbetjening. Tovholderens opgave har i samarbejde med sekretariatet være at forberede dagsordnen til møderne samt at være mødeleder på møderne. Sekretariatet deltager på de faste arbejdsmøder og udarbejder referat af disse.

Løsning

Nedsættelse af organisations arbejdsgruppe: På baggrund af workshoppen og drøftelserne efter lokaludvalgets konstituerende møde den 5. april foreslår formandsskabet, at lokaludvalget nedsætter en midlertidig "organisations arbejdsgruppe", der skal udarbejde oplæg til, hvordan lokaludvalget skal organiseres i den kommende periode, herunder forslag til faste arbejdsgrupper og ressortfordelingen mellem disse, håndtering af puljemiddelbehandlingen herunder eftersyn af og eventuel oplæg til revidering af puljemiddelkriterierne, samt gennemgang og eventuel revidering af forretningsordnen. Arbejdsgruppen kan eventuelt beslutte at opdele sig i flere undergrupper alt efter medlemmernes interesser mv. Arbejdsgruppen skal udarbejde oplæg til drøftelse på lokaludvalgets efterårsseminar og efterfølgende beslutning på lokaludvalgets møde i oktober 2018. Organisationsarbejdsgruppen sekretariatsbetjenes efter behov og efter nærmere aftale mellem sekretariatet og tovholderen.

Faste arbejdsgrupper: Formandskabet foreslår på baggrund af drøftelserne den 5. april, at lokaludvalget til og med oktober 2018 organiserer sig på baggrund af de hidtidige arbejdsgrupper - dog med den ændring, at børne- og unge området flyttes fra BIFUK arbejdsgruppen til SOSU arbejdsgruppen. Dermed bliver ressortfordelingen følgende:

Børn, Unge, Social og Sundhed

Kultur, Idræt og Fritid

Miljø, Plan og Erhverv 

Efterårsseminar:  Formandskabet forslår, at lokaludvalget beslutter at afholde et seminar i sidste halvdel af september eller starten af oktober. Fokus for seminaret skal være at drøfte organisationsstrukturen, samarbejdsformer mv på baggrund af oplæg fra organisationsarbejdsgruppen samt andre relevante sager. Sekretariatet oplyser, at der vil være mulighed for at afholde seminaret som et weekendseminar med overnatning (fra lørdag formiddag til søndag over middag) - dette kræver dog deltagelse fra minimum halvdelen af lokaludvalgets medlemmer. Såfremt der ikke er flertal for at afholde et seminar med overnatning, afholdes seminaret som et endagsseminar. Udgifter til seminar afholdes af sekretariatsmidler. På baggrund af lokaludvalgets beslutning vil sekretariatet gå i gang med at finde tid og sted for afholdelse af seminaret.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser for Amager Øst Lokaludvalg, idet udgifter til seminar og forplejning i forbindelse med de faste arbejdsgrupper afholdes af sekretariatsmidler.

Videre proces

Mødetidspunkter: De enkelte arbejdsgrupper beslutter selv på hvilken ugedag og hvilket tidspunkt, de ønsker at afholde deres faste møde - dog skal det faste møde planlægges 2 uger før afholdelse af lokaludvalgets ordinære møde af hensyn til dagsordensproduktionen. I foråret vil mødetidspunkterne i udgangspunktet være:

Børn, Unge, Social og Sundhed: Mandag den 7 maj kl. 17 og mandag den 4. juni kl. 17 (sekretariatsbetjenes af Frida)

Kultur, Idræt og Fritid: Tirsdag den 8. maj kl. 17 og mandag den 4. juni kl. 19 (sekretariatsbetjenes af Frida)

Miljø, Plan og Erhverv: Onsdag den 9. maj kl. 17 og onsdag den 6. juni kl. 17 (sekretariatsbetjenes af Susanne)

Sekretariatet vil umiddelbart efter mødet fremsende henvendelse til alle medlemmer og suppleanter af lokaludvalget med henblik på tilmelding til de faste arbejdsgrupper. Mødetidspunkter for møderne i august og september aftales i de enkelte grupper på førstkommende arbejdsgruppemøder.