Lokaludvalgets Arbejdsplan 2013
Indstilling og beslutning
1. at lokaludvalget godkender den samlede arbejdsplan, inkl. årshjul for 2013.
2. at tovholdere for projektgrupperne/fagudvalgsformænd fremadrettet sikrer, at der udarbejdes projektskemaer for bydelsplanprojekter og øvrige projekter, jf. løsningsafsnittet.
Problemstilling
Løsning
Den færdiggjorte bydelsplan 2013 lægger i overordnede linjer rammen for lokaludvalgets arbejde de kommende fire år. Derfor foreslår formandskabet, at arbejdsplanen for 2013 i højere grad en dtidligere udformes således, at den kan anvendes som et arbejdsværktøj for både lokaludvalg og sekretariat og, at den betragtes som et supplement til bydelsplanen.
Arbejdsplanen 2013 består af to dele:
- En arbejdsplan med en beskrivelse af lokaludvalgets primære opgaver, vision , målsætniger og projekter.
- Et årshjul hvor tidsplanen frem til budgetforhandlingerne 2014 er skitseret sammen med en tidsangivelse af lokaludvalgets og sekretariatets arbejdsopgaver, projektperioder, samt egne og eksterne arrangementer.
Arbejdsplan 2013
Arbejdsplanen har primært til hensigt at udfolde sammenhængen mellem lokaludvalgets vision, udviklingsprincipper/målsætninger, bydelsplanprojekter og øvrige projekter i 2013.
Formandskabet foreslår, at arbejdsplanen understøttes af projektskemaer for samtlige af lokaludvalgets projekter. Dette med henblik på afklaring af målsætninger for projekterne, herunder afklaring af aktiviteter, samt fordeling af arbejdsopgaver. jf. Bilag: Udkast til arbejdsplan 2013.
Dette vil også betyde, at der ved forslag fra medlemmer og fagudvalg til nye projekter i 2013 skal vedlægges et udfyldt projektskema til forslaget/ansøgningen og, at tidsplanerne for disse skal afstemmes med årshjulet, jf. nedenfor.
Årshjul 2013
Årshjulet har primært til hensigt at skabe et samlet overblik over og tidsmæssig koordination imellem sekretariatets drifts- og udviklingsopgaver, lokaludvalgets projektprioriteringer samt Københavns Kommunes budgetproces 2014.
Årshjulets oversigt over projekter er udspecificeret i særlig grad således, at projektaktiviteterne på månedsbasis fremgår. Dette med henblik på at sikre koordinering af aktivteter og styring af både medlemmers og sekretariatets ressourcer. Projektoversigten er udarbejdet på baggrund af projektgruppernes og fagudvalgenes ønsker til aktiviteter i 2013. Ligesom der i denne oversigt er taget udgangspunkt i sekretariatets, projektgruppers og fagudvalgenes ressourcer.
Årshjulet skal betragtes som et dynamisk arbejdsværktøj for både medlemmer og sekretariat. Årshjulet vil blive revideret løbende således, at det sikres at vores målsætninger opnås og, at tidsplanerne for de forskellige opgaver, projekter og tilstedeværende ressourcer løbende afstemmes.
Prioritering af projekter og ressourcer i 2013
I bydelsplanen er de 11 projekter prioriteret på kort, mellemlang og lang sigt. Formandsskabet foreslår, at der ikke prioriteres yderligere iblandt bydelsplanprojekterne. I stedet anvendes projektskemaet i årshjulet til styring og afpasning af aktivitetsniveau og tilstedeværende ressourcer blandt medlemmer og sekretariat.
I den sammenhæng foreslår formandsskabet en højere grad af selvstyring fra projektgrupperne, dvs. at tovholdere og projektgrupper i højere grad end under bydelsplanlægningen skal stå for planlægningen og udførelsen af aktiviteter m.m. Der ydes dog stadig sekretariatsbistand til projektudvikling i et vist omfang, jf. farveinddelingen i projektskemaet. Ved alle projekterne gælder også, at al økonomistyring foretages af sekretariatet.
Beslutning
ad 2: Lokaludvalget besluttede at tovholdere for projektgrupper/ eller fagudvalgsformænd sikrer, at der udarbejdes projektskemaer for bydelsplanprojekter og øvrige projekter jf løsningsafsnittet.
Endvidere blev det besluttet, at Lokaludvalget bemyndiger formandskabet til at gøre Borgerrepræsentationens stående udvalg opmærksom på lokaludvalgets projekter i forbindelse med udvalgenes budgetseminarer.