Bevilling til Bydelsmødet 24. maj i forbindelse med Bydelsplan 2023

Indstilling

Formanden indstiller,

1. at Østerbro Lokaludvalg drøfter og tager procesplan for Bydelsplan 2023 til efterretning.

2. at Østerbro Lokaludvalg bevilger 39.000 kr. til 'Bydelsmødet' den 24. maj 2022.

3. at Østerbro Lokaludvalg bevilger 8.800 kr. til egne borgerinddragelsesaktiviteter på Østerbroweekend den 4. og 5. juni 2022.

Problemstilling

En af Lokaludvalgets første store opgave er at udarbejde en ny bydelsplan for Østerbro. 

Planen skal være lokaludvalgets arbejds- og visionspapir for de næste fire år, som kommunens  fagforvaltninger er forpligtede til at orientere sig i, når udviklingen af Østerbro skal planlægges, ligesom Københavns Borgerrepræsentation skal drøfte bydelsplanen på et temamøde den 25 maj 2023. 

Bydelsplanen skal udvikles på baggrund af data og analyser fra forvaltningerne og en omfattende inddragelse af lokale københavnere. Vedhæftet som bilag findes den datapakke for Østerbro, som forvaltningen har samlet til brug for lokaludvalget.

Bydelsplanen skal afløse den foregående plan, der blev udarbejdet i slutningen af forrige lokaludvalgsperiode og dækkede årene 2017 - 20.

Som en del af processen er lokaludvalgssekretariatet og lokaludvalget pålagt at invitere alle bydelens foreninger til et repræsentantskabsmøde. Lokaludvalget bestemmer selv hvornår i processen med udarbejdelse af bydelsplanen, at repræsentantskabet nedsættes. Forvaltningen anbefaler dog, at det sker i forbindelse med københavnerinddragelsesfasen juni-november 2022. 

Lokaludvalgene kan vælge at invitere og involvere repræsentantskabet parallelt, og flere gange, samtidig med bydelens københavnere i løbet af inddragelsesfasen eller senest når lokaludvalget herefter skal prioritere og lægge sig fast på visioner, temaer og projekter for bydelen. Repræsentantskabet klædes på ift. dets rolle, proces for udarbejdelse og godkendelsen af bydelsplanen.

Når repræsentantskabet skal have fremlagt forslag til bydelsplan, vil inddragelsesproces og resultater, herunder prioriteringer, afvejninger og fravalg i udarbejdelsen af bydelsplanen fremgå.

Når bydelsplanerne er godkendt, kan repræsentantskabet tænkes ind som en løbende ressource i lokaludvalgenes arbejde, i det omfang det ønsker at deltage i arbejdsgrupper eller f.eks. varetage projekter, der pågår lokalt og/eller som kan knyttes op på et af lokaludvalgenes stående arbejdsgrupper. Lokaludvalgene kan løbende justere og aktualisere bydelsplanerne i takt med at indsatsområder realiseres eller nye kommer til. Det vil være oplagt at lokaludvalgene gør dette ifm. den årlige opfølgning og evaluering, som repræsentantskabet skal inviteres med til.

Løsning

På baggrund af BR beslutningen om bydelsplan har formandskabet og sekretariatet udarbejdet et forslag til en proces for udvikling af Bydelsplanen. Se vedhæftede bilag.

Den første aktivitet i forbindelse med bydelsplanen er lokaludvalgets interne seminar den 7. maj. kl. 9 - 16, hvor lokaludvalget vil få mulighed for at drøfte egne ønsker til temaer og projekter og komme med idéer til hvilke borgerinddragelsesprocesser der skal finde sted og hvordan. På seminaret kan lokaludvalget også drøfte, hvordan udvalget selv ønsker at involvere sig og organisere sit arbejde eget med bydelsplanen. Seminaret afholdes for sekretariatsmidler og har ingen indflydelse på de puljemidler, der er udlagt til lokaludvalgets selvstændige varetagelse.

Den næste aktivitet er et 1. repræsentantskabsmøde kaldet 'Bydelsmødet'. Bydelsmødet finder sted den 24. maj i Kildevæld Kulturcenter, som Kultur- og Fritidsforvaltningen har stillet til rådighed for lokaludvalget. 

I forbindelse med bydelsmødet er der behov for forplejning til de 30 - 75 deltagere i Bydelsmødet (1. repræsentantskabsmøde), som forventes at deltage. Derudover vil det være hensigtsmæssigt med en ekstern facilitator til bydelsmødet - måske med særlige kompetencer indenfor grafisk facilitering. Endelig skal der sættes midler af til SoMe-kampagne for Bydelsmødet.

Den tredje aktivitet inden sommerferien er lokaludvalgets egne borgerinddragelsesaktiviteter i forbindelse med Østerbroweekend. Der er i budgettet for Østerbroweekend bevilget i oktober 2021 ikke sat midler af til lokaludvalgets egne borgerinddragelsesaktiviteter, hvorfor det foreslås at der afsættes 5.000 kr. til udvikling og indkøb af plancher og materialer til borgerinddragelse. Lokaludvalgets medlemmer opfordres til at deltage i planlægning og udførelse af borgerinddragelsesaktiviteter i løbet af Østerbroweekend.

På baggrund af datamaterialet og disse tre aktiviteter, internt seminar, Bydelsmødet (1. repræsentantskabsmøde) og borgerinddragelse i forbindelse med Østerbroweekend kan lokaludvalget på ordinært møde den 22. juni beslutte, hvilke temaer og konkrete projekter udvalget ønsker at arbejde videre med i bydelsplanen og lave konkrete borgerinddragelsesaktiviteter omkring i 2. halvår 2022 og eventuelt i begyndelsen af 2023. 

Da der er tale om en ekstra opgave af stor betydning for lokaludvalgets fremtidige virke, er det sekretariatets vurdering, at der, alt efter hvilke borgerinddragelsesaktiviteter lokaludvalget beslutter at gå videre med, kan blive behov for at indhente ekstern assistance eventuelt med særlige kompetencer, til at udføre nogle af de planlagte borgerinddragelsesaktiviteter. 

Formanden varsler derfor, at der på det første ordinære møde den 18. maj, efter lokaludvalgets interne seminar den 7. maj og på baggrund af seminaret, afsættes et større rammebeløb til bydelsplanarbejdet. 

Formanden anbefaler, at lokaludvalget i sit arbejde med Bydelsplan 2023 holder sig for øje, at der i foråret 2023 og i 2024 kommer en høringsproces om hhv. Kommuneplanstrategi 2023 (KPS23) og Kommuneplan 2024 og at lokaludvalgets bydelsplan blandt andet skal kunne bruges som afsæt for høringssvar i disse processer.

Økonomi

Budget Bydelsmødet 24. maj

Videre proces

Hvis indstillingen imødekommes arbejder formanden og sekretariatet samt interesserede medlemmer af lokaludvalget videre med planlægning af Bydelsmødet og borgerinddragelse på Østerbroweekend.