Orientering om gennemførelse af puljeprojekter med delvis støtte
Indstilling
Forpersonen indstiller til Østerbro Lokaludvalg,
1. at lokaludvalget tager orientering fra sekretariatet om gennemførelse af puljeprojekter med delvis støtte til efterretning.
Problemstilling
På ordinært møde i Østerbro Lokaludvalg den 26. februar 2025, blev der i forbindelse med drøftelse af regnskab for puljemidler spurgt til de ansøgninger til Østerbropuljen som får bevilget delvis støtte og således ikke får det fulde ansøgte beløb. Spørgsmålet gik på, om den delvise støtte påvirker projekterne, og om der er en tendens til, at projekterne aflyses på grund af manglende finansiering.
Sagsgang og praksis omkring støtte gennem Østerbropuljen
Når ansøgninger får støtte eller delvis støtte gennem Østerbropuljen, får ansøger tilsendt et svarbrev med betingelserne for støtten og en frist for indsendelse af afrapportering. Standarden i tilsagnet er, at projektet skal gennemføres som beskrevet i ansøgningen for at opnå udbetaling af bevillingen. Dette har særlig betydning, når der gives delvis støtte, da ansøger for et mindre støttebeløb forventes at gennemføre det fulde projekt. Fx hvis der søges støtte til 4 koncerter, og der bevilges 50% af støtten, så skal ansøger stadig gennemføre de 4 koncerter for at få støtten, med mindre andet er anført.
Lokaludvalget kan specifikt beslutte kun at støtte dele af projektet (aktiviteterne), hvis der gives delvis støtte. Fx kan lokaludvalget specifikt vælge at yde 50% af den ansøgte støtte til afholdelse af 2 ud af de planlagte 4 koncerter.
Afklaringer og aftaler omkring delvis støtte
Lokaludvalgets sekretariat modtager jævnligt forespørgsler fra ansøgere der har fået delvis støtte, om der kan skæres ned i projektet, da der kun er givet delvis finansiering. Sekretariatet har ikke beslutningskompetence til at godkende større ændringer i projektet, og det er ikke muligt at forelægge alle ændringer for lokaludvalget, da det vil medføre en ganske anseelig meropgave.
Sekretariatet forsøger at vejlede ansøgere og finde løsninger med baggrund i lokaludvalgets beslutning og ud fra drøftelsen af ansøgningen enten i lokaludvalget eller i puljeudvalget, men det er ikke altid muligt. Denne dialog med ansøgere er administrationstung.
Såfremt ansøger ikke har gennemført projektet som beskrevet i ansøgningen, vil det kunne betyde, at der udbetales en mindre del af den bevilgede støtte. Dette afgøres af sekretariatet på baggrund af en konkret vurdering.
Nogle ansøgere, som har fået delvis støtte, vælger at aflyse projektet. Nogle ansøgere aflyser allerede ved modtagelsen af svarbrevet, andre forsøger at få "forhandlet" en realiserbar version af projektet. Men enkelte ansøgere undlader at reagere, og det betyder, at støtten er reserveret og hvis projektet ikke gennemføres føres pengene tilbage til puljen. Omdisponering af pengene til andre projekter kan ikke altid kan nås, hvis det sker sent på året.
Overblik over delvis støtte i 2024
Der er i 2024 givet støtte til 127 ansøgninger, heraf har 59 ansøgninger fået delvis støtte. Langt hovedparten af de ansøgninger som har fået delvis støtte har fået mellem 25 og 75 % af den ansøgte støtte.
I 2024 blev 11 ud af de 127 støttede projekter aflyst eller havde ikke behov for støtten.
En ansøger ud af de 11 aflyste projekter har givet som begrundelse, at der ikke var opnået tilstrækkelig finansiering til at gennemføre projektet.
Løsning
Sekretariatet peger på 2 overordnede udfordringer og opmærksomhedspunkter i forbindelse med bevilling af delvis støtte til ansøgninger til Østerbropuljen.
- Projekter risikerer at blive aflyst, hvis de ikke opnår tilstrækkelig finansiering.
- Meget administrationstungt ved ændringer og dialog med ansøgere om ændringer og aftaler omkring projektet.
Opmærksomhedspunkter og anbefalinger fra sekretariatet:
- Vær opmærksom på, at hvis der gives delvis støtte, skal projektet gennemføres som beskrevet i ansøgningen med mindre andet er besluttet. Overvej om den delvise støtte skal suppleres af en nedskalering af projektet. Dette skal specifikt nævnes i beslutningen for at træde i kraft.
- Vær opmærksom på, om projektet vil kunne gennemføres, hvis der gives delvis støtte. Hvis det ikke realistisk kan gennemføres, kan et afslag overvejes i stedet.
- Vær opmærksom på at få præciseret beslutningerne for at mindske administrationen af ansøgningen. Uklare beslutninger betyder en vanskeligere sagsbehandling og stort ressourcetræk på sekretariatets tid.