Afholdelse af ordinære møder og oplæg på møderne

Indstilling

Forpersonen indstiller til Østerbro Lokaludvalg,

1. at lokaludvalget drøfter og beslutter lokationen for lokaludvalgets ordinære møder.

2. at lokaludvalget drøfter og beslutter, hvorvidt der skal være oplæg fra lokale aktører på kommende lokaludvalgsmøder og formen for dette.

Problemstilling

Lokaludvalget har besluttet at afholde et månedligt ordinært møde (foruden juni), i alt 11 møder.

På ordinært møde 28. august 2024 blev det drøftet og spurgt til, hvilke muligheder der er for at holde for at holde lokaludvalgsmøder på andre lokationer.

Erfaringer fra andre lokaludvalg

Sekretariatet har spurgt de øvrige lokaludvalgssekretariater til deres mødevaner og erfaringer for skiftende lokationer.

Et flertal af udvalgene holder som udgangspunkt møder et fast sted, og holder ca. 2-3 møder på alternative lokationer. Oftest holdes møderne på alternative lokationer, hvis det er i forbindelse med oplæg, rundvisning eller dialog med lokale aktører. Et par udvalg holder skiftevis møder på en fast lokation og et andet sted i bydelen.

Der er en generelt opfattelse i de andre lokaludvalgssekretariater af, at det er givtigt at afholde møder på forskellige lokationer, da det både giver større lokalkendskab og kan motivere medlemmer at komme i kontakt med de lokale interessenter. Dog peger flere på, at der er ekstra logistisk arbejde forbundet med at holde møder på skiftende steder.

Lokaler til afholdelse af ordinære møder

Kutyme har de seneste år været, at ordinære møder afholdes i Nabo Østerbros lokaler i Nyborggade 11. Aftalen herom blev indgået omkring 2019 mellem den tidligere udvalgssekretær og en tidligere formand for Nabo Østerbro, og spørgsmålet om mødelokaler er ikke blevet behandlet i lokaludvalget siden. Enkelte ordinære møder har været afholdt på alternative lokationer, senest i forbindelse med afholdelse af juleafslutning og sommerarrangement, hvor mødet blev afholdt i selskabslokaler tilknyttet et spisested i bydelen.

Argumenter for at afholde ordinære (helt eller delvist) på andre lokationer var bl.a.:

- ønsket om mere plads, hvor der vil være muligt at sidde ved et fælles bord eller i hestesko-opstilling (undgå at sidde med ryggen til hinanden).

- kombinere møderne med at møde lokale interessenter (tage på "besøg" i bydelen)

- give bedre plads til borgerbesøg

Argumenter imod at skifte lokation for møderne var bl.a.:

- vanskeligere for medlemmer at holde styr på skiftende mødesteder

- vanskeligere for borgere at holde styr på skiftende mødesteder.

Rammer for afholdelse af ordinære møder

Afholdelsen af ordinære møder finansieres gennem sekretariatsmidler, og sekretariatet står for bookning af mødelokaler, transport af skilte, projektor og andet grej samt bestilling af forplejning til møderne.

Den økonomiske ramme for afholdelse af møderne er forplejning (i form af kaffe, kage og let aftensmad fx sandwich eller lign.) samt lokaleleje i et kulturhus, beboerhus eller lign. prisleje.

Oplæg til ordinære møder

Lokaludvalget har flere gange årligt haft besøg af borgerrepræsentanter, der har fortalt om politiske visioner og været i dialog med lokaludvalget om lokale sager.

På ordinært møde 28/8 blev det efterspurgt, om der ligeledes kunne arrangeres oplæg fra forskellige lokale aktører fx foreninger, kommunale enheder eller lign.

Erfaringer fra de øvrige lokaludvalg viser, at de får jævnligt oplæg fra lokale aktører, ofte i forbindelse med en konkret sag, fx besøg på et lokalt gymnasium ifm. drøftelse af ungeinddragelse eller oplæg fra en lokal boligsocial helhedsplan.

Løsning

Lokaler til afholdelse af ordinære møder

Lokaludvalget drøfter og beslutter lokation for lokaludvalgets ordinære møder.

Sekretariatet vurderer, at det vil være hensigtsmæssigt, at der lægges en mødeplan for minimum et halvt år ad gangen, hvis der er ønske om at skifte mellem 2 eller flere forskellige mødelokationer. Det vil spare tid ift. at finde egnede lokaler og booke.

Inhabilitet

Såfremt der fremsættes forslag om, at afholde lokaludvalgsmøder i Nabo Østerbro, er det sekretariatets vurdering, at forpersonen og 1. næstforperson vil være inhabile i denne beslutning jf. Forvaltningenslovens §3 stk. 1 nr. 3, da forpersonen og 1. næstforperson er hhv. formand og næstformand i foreningen Nabo Østerbro. Inhabiliteten omhandler udelukkende behandling af evt. forslag om afholdelse i Nabo Østerbro fra fremsættelse af forslag til beslutning. 2 næstforperson vil i så fald overtage mødeledelsen under behandlingen af forslaget. Punktets øvrige spørgsmål vil ikke være berørt af inhabilitet.

Oplæg til ordinære møder

Lokaludvalget drøfter muligheden for oplæg fra lokale aktører på lokaludvalgsmøder og beslutter en tidsramme for oplæg samt en kadence.

Udgangspunktet for oplæg på lokaludvalgsmøder fra borgerrepræsentanter har været at borgerrepræsentanten har fået ca. 10-15 til et oplæg og derefter mulighed for dialog og spørgsmål i alt 45-60 min. Desuden har man forsøgt at undgå sammenfald med møder, hvor der har været behandlet puljeansøgninger, for at undgå for lange møder.

Sekretariatet anbefaler, at samme varighed og kadence vedtages om oplæg fra lokale aktører. Desuden foreslås, at der udarbejdes en liste med ønsker til oplægsholdere, hvorefter sekretariatet kan tage kontakt og indgå aftale.

Økonomi

Udgifter til lokaleleje og forplejning til lokaludvalgets ordinære møder afholdes af sekretariatsbudgettet.

Videre proces

Sekretariatet arrangerer og indgår aftaler med de ønskede mødelokationer, og står for bestilling af forplejning.

Sekretariatet annoncerer lokaludvalgets møder på hjemmeside, og vil ligeledes kunne annoncere møderne gennem sociale medier inden for den bevilgede kommunikationsramme.