Bevilling Østerbroweekend 2025

Indstilling

Forpersonen indstiller til Østerbro Lokaludvalg, 

1. at lokaludvalget beslutter at afholde Østerbroweekend i 2025 og afsætter 260.000 kr. af
2025-puljemidler hertil jf. økonomiafsnittet.

2. at lokaludvalget udpeger tovholdere/arbejdsgruppe til den videre planlægning af Østerbroweekend i samarbejde med sekretariatet.

Problemstilling

Østerbroweekend i Fælledparken i starten af sommeren er blevet en tradition, der samler lokale foreninger, aktører og borgere til en hyggelig bydelsfest, hvor lokaludvalget er arrangør og vært. Østerbroweekend arrangeres som en del af Østerbro Lokaludvalgs arbejde med at skabe netværk på tværs på Østerbro.  Arrangementet har en samlende karakter og er et ikkekommercielt initiativ og et åbent arrangement. Østerbroweekend den 1. og 2. juni i 2024 blev besøgt af ca. 3.500 - 4.000 mennesker. Der er en klar forventning fra både fra frivillige, besøgende og lokaludvalgsmedlemmer om at Østerbroweekend bliver afholdt på lignende vis i 2025.

Østerbroweekend er Østerbro Lokaludvalgs største eget projekt, og der blev i 2024 afsat 260.000 kr. til arrangementet. En ekstern facilitator står for en række praktiske, logistiske og tekniske opgaver og sekretariatet står for kommunikation, koordinering af foreninger/aktører, programplanlægning i samarbejde med ekstern facilitator og lokaludvalget, indhentning af tilladelser mv. 

Find evaluering af Østerbroweekend 2024 via linket

Løsning

Østerbroweekend er blevet en tradition, hvor koncept og afvikling kører efter samme mønster som tidligere år. Østerbroweekend er med til at synliggøre de lokale offentlige og frivillige tilbud, der er i bydelen, og har et bredt fokus på foreningslivet og de kulturelle tilbud, som Østerbro byder på.

Programmet 

Tilmeldte foreninger tilbydes plads i et telt, hvor de kan lave aktiviteter, og vise hvem de er. Det er en godt udstillingsvindue og en god mulighed for at møde andre foreningsaktive. Kultur og Fritid Østerbro inviteres til at stå for en række kultur- og børneaktiviteter. 

Lokaludvalget har deres eget telt med en lokaludvalgsbod. Her bliver relevante projekter præsenteret, og lokaludvalgsmedlemmerne kommer i dialog med borgere. Lokaludvalget står selv for at indrette og planlægge aktiviteter i lokaludvalgsboden. 

Østerbroweekend 2025 forventes afholdt weekenden 31. maj og 1. juni 2025, kl. 10-15 begge dage. Østerbroweekend afholdes som udgangspunkt i Fælledparken ved P. H. Lings Allé. Det er muligt at Københavns Kommune vil kræve at telte ikke placeres under parkens træer, og i givet faldt, vil der blive tale om at lave en anden opstilling af teltene end hvad, man har gjort de sidste år. 

I foråret 2025 inviteres interesserede foreninger til at deltage i festivalen. 

En ekstern samarbejdspartner og facilitator vil stå for at løse de fleste opgaver indenfor den praktiske planlægning og afvikling af arrangementet. Den eksterne samarbejdspartner sørger blandt andet for at bestille og opsætte telte, scene og stå for al forplejning. Der bliver serveret morgenmad og kaffe for alle frivillige, og der bliver serveret et måltid mad, kaffe, saftevand og kage  til omkring 400 personer pr. dag. Den eksterne facilitator står for at booke og betale bands til koncerterne både lørdag og søndag og alle andre indslag, der kræver betaling. De frivillige indslag fra de lokale foreninger koordineres af sekretariatet. Den eksterne samarbejdspartner står desuden for at håndtere alt affald og oprydning, samt trække strøm fra Sparta.

Der forventes at blive brugt 170-200 arbejdstimer i sekretariatet på at gennemføre Østerbroweekend i 2025.

Videre proces

Såfremt indstillingen imødekommes, vil tovholder(e)/arbejdsgruppe fra lokaludvalget stå for planlægning af arrangementet i samarbejde med ekstern facilitator og sekretariatet. Sekretariatet står for at indgå kontrakt med facilitator, indhentning af tilladelser, ekstern kommunikation, kontakt til frivillige mv.