Udkast til proces for udarbejdelse af arbejdsplan, erfaringsopsamling, idékatalog og budget 2022

Indstilling

Formanden indstiller til Østerbro Lokaludvalg,

1. at Lokaludvalget via fagudvalgene igangsætter arbejdet med at lave en arbejdsplan for det kommende år.

Problemstilling

Som udgangspunkt for lokaludvalgets arbejde skal der laves en arbejdsplan med et tilhørende budget for 2022.

Formålet med årsplanen er at lave et styringsredskab, så det bedst muligt sikres, at sager er forberedte og oplyste og at der afsættes de nødvendige ressourcer til de enkelte projekter. Samtidigt ses lokaludvalgets arbejde i en helhed, så projekter så vidt muligt ikke falder oveni hinanden. Da der er valg til lokaludvalg forår 2022 vil det endvidere være hensigtsmæssigt, hvis lokaludvalget arbejder med en erfaringsopsamling for perioden, som kan bruges i forbindelse med overdragelse til en ny samling forår 2022.

Den ny samling skal, hvis ændringer i forbindelse med tilpasningsprocessen for lokaludvalg endeligt vedtages, i løbet af 2022 - 23 udarbejde en bydelsplan for Østerbro. Ved udarbejdelse af årsplan og budget 2022 vil det være hensigtsmæssigt, hvis det afgående lokaludvalg tager højde for denne opgave.

Løsning

Lokaludvalget drøfter og beslutter proces for udarbejdelse af arbejdsplan.

Formanden foreslår følgende proces for udarbejdelse af arbejdsplan og budget:

• 1. runde: Fagudvalgene drøfter på deres oktober møde hvad de gerne vil beskæftige sig med i det kommende år. Ønsker og ideer meldes ind til sekretariatet (medio oktober).
• Sekretariatet samler input og ideer fra fagudvalgene.
• Det samlede materiale sendes ud til fagudvalgene igen, eventuelt med spørgsmål og opfordring til kvalificering fra formanden og sekretariat. Fagudvalgene tager på deres møder i november en 2. runde, hvor aktiviteter på eget fagudvalgsområde og samarbejdsflader til de øvrige fagudvalg drøftes igennem. En ny udgave af fagudvalgets input indsendes til sekretariatet senest 9. november.
• Sekretariatet og formanden bearbejder i november-december input fra fagudvalgene til et forslag til arbejdsplan, som behandles i Lokaludvalget. Formanden laver, med støtte fra sekretariatet også et forslag til budget for puljemidlerne.
• 15. december 2021: Lokaludvalget godkender arbejdsplan og budget for 2022

For at sikre at temaer, netværksindsatser, informationskampagner, og konkrete projekter & arrangementer som lokaludvalget søsætter på eget initiativ har den højest mulige relevans, opfordres fagudvalgene til at forholde sig til nedenstående spørgsmål i løbet af arbejdsprocessen over de kommende møder.  

1. Hvordan falder aktiviteten indenfor lokaludvalgets kommissorium og formål?
2. Hvorfor er det Lokaludvalget, som skal lave aktiviteten?
3. Hvem skal der samarbejdes med lokalt?
4. Hvad koster det? Og hvilke typer af udgifter er indeholdt
5. Hvordan involveres borgerne?

Formandsskabet og fagudvalgsformændene har i sensommeren 2021 drøftet formen for fagudvalgsmøder, herunder muligheden for at løsne formen for møderne op og bl.a. bruge møderne til at tage på besøg på relevante institutioner (museer, offentlige institutioner og øvrige lokale aktører) og på den måde få yderligere lokal indsigt og inspiration. Arbejdet med arbejdsplan og erfaringsopsamling mv. kan dog godt ligge i forlængelse af sådan et inspirationsbesøg eller lignende. 

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser, men der udarbejdes budget for 2022 på baggrund af fagudvalgenes input. 

Videre proces

Fagudvalgsformændene igangsætter arbejdet i de fire fagudvalg og melder ind til sekretariatet til de angivne frister.

Fagudvalgenes opgave

• Overvej hvilke temaer og eventuelt konkrete projekter eller aktiviteter I vil arbejde med i 2022 og lav en samlet skriftlig oversigt med ideer og ønsker.

• ”Ønskelisten” skal indeholde:

  • Kort beskrivelse af aktivitet/arrangement

  • Formål – hvorfor skal lokaludvalget lave denne aktivitet/arrangement?

  • Budgetoverslag – hvilke udgifter er der?

  • Estimeret tidsplan – hvem gør hvad?

Sekretariatets opgave

• Koordinere processen

• Sparring til fagudvalg ift. ”ønskelisten”.

• Opsamling af input fra fagudvalg

Formandens opgave

• Samling og bearbejdning af udkast til årsplan som forelægges lokaludvalget på decembermødet.

• Lave oplæg til budget for puljemidler – forelægges lokaludvalget i december.