Oplæg vedr. muligheder for markedsføring af lokaludvalgsmøder og borgernes 20 minutter

Indstilling

Forpersonen indstiller til Østerbro Lokaludvalg,

1. at lokaludvalget tager præsentation om "Muligheder for markedsføring af lokaludvalgsmøder og borgernes 20 minutter" til efterretning 

2. at lokaludvalget drøfter og beslutter hvilket af de 5 alternativer for markedsføring af lokaludvalgsmøder man ønsker at gå videre med jf. løsningsafsnittet. 

Problemstilling

Under punktet "Afholdelse af ordinære møder og oplæg på møderne" blev drøftet hvor og hvordan lokaludvalgsmøderne skulle holdes. I forlængelse af denne drøftelse blev der også stillet spørgsmål til hvordan lokaludvalgsmøderne bliver kommunikeret ud. Der blev givet udtryk for at der skulle gøres mere for at reklamere for lokaludvalgsmøderne mere overordnet, og specifikt for "borgenes 20 minutter", som er et fast punkt på dagsordenen på hvert lokaludvalgsmøde. Der blev udtrykt ønske om at brede kendskabet til de månedlige lokaludvalgsmøder ud blandt flere borgere og aktører i bydelen. Som det er i dag, skal man som borger finde mødetider og mødested i kalenderen på Østerbro Lokaludvalgs hjemmeside. Der blev derfor efterspurgt et oplæg fra sekretariatet om hvilke muligheder der er for at synliggøre og markedsføre lokaludvalgets møder. Der blev blandt andet foreslået at have faste annoncer i Østerbro LIVs trykte udgave og reklamere for møderne via sociale medier.

På baggrund af ønsket om at en præsentation af mulighederne for markedsføring af lokaludvalgsmøderne, vurderer sekretariatet at det er gavnligt at stille sig det grundlæggende spørgsmål om hvad man ønsker at opnå ved at reklamere for lokaludvalgsmøderne. Ønsker lokaludvalget at der skal være borgere til stede som publikum til lokaludvalgsmøderne? Og i givet fald, hvor mange kan der være uden at det går ud over mødet? 

Løsning

Hvis Østerbro Lokaludvalg ønsker at reklamere mere for de månedlige lokaludvalgsmøder, er det flere muligheder for hvordan og i hvilket omfang det kan gøres. Nedenunder følger en liste over hvilke medier og platforme som er tilgængelige og dernæst følger sekretariatets forslag til 5 "kommunikationspakker", som bud på hvordan der kan arbejdes med markedsføring af lokaludvalgsmøderne. 

Disse medier er tilgængelige:

Digitale Medier:
- Facebook fungerer godt til at have informative opslag om lokaludvalgsmøderne og reklamere for at man som borger kan deltage i møderne. Der er 4.400 følgere på lokaludvalgets Facebookside. Ved at lave sponsorerede opslag/annoncer kan man nå ud til langt flere mennesker, også dem som ikke normalt følger Østerbro Lokaludvalg. 

- Instagram bruges mest til visuelt stærkt indhold og markedsføring af månedlige lokaludvalgsmøder er umiddelbart ikke et indhold som fungerer så godt på denne platform.

- Nyhedsbrev sendes ud hver måned, fredagen efter lokaludvalgsmødet. Der er ca. 4300 abonnenter på nyhedsbrevet og åbningsraten ligger normalt på ca. 110%. I nyhedsbrevene når man fortrinsvis personer som allerede er interesseret i lokaludvalget arbejde. 

- Hjemmesiden har både en kalenderfunktion og mulighed for at have en nyhed på forsiden. Lokaludvalgsmøderne fremgår i kalenderen. Der er mulighed for at lave nyheder som handler om hvornår der er lokaludvalgsmøder. 

Trykte medier og produkter:
- Annoncer i ØsterbroLIV (Jysk Fynske Medier). Avisen udkommer en gang ugentligt.
- Annoncer i Norhavn Avis. Avisen udkommer en gang månedligt. 

- Bystandere med plakater placeret i byrummet er en mulighed, men det vil kræve nærmere undersøgelse af økonomi og arbejdsmængde. Bystandere indgår ikke i de nedenstående forslag fra sekretariatet.

- Plakater/print til at hænge op i bydelen. Plakater indgår ikke i de nedenstående forslag fra sekretariatet.

- Flyers til at dele ud og lægge forskellige steder i bydelen. Flyers indgår ikke i de nedenstående forslag fra sekretariatet.

Andet:
- Reklamere for lokaludvalgsmøderne til borgermøder mv. som ØLU arrangerer. Det kan gøres mundtligt, via plancher og via slides, der bliver vist i forbindelse med en præsentation.

Muligheder for at reklamere

Sekretariatet foreslår følgende modeller:

* Ved valg af alternativ 3 eller 4, er der brug for en yderligere gennemgang af økonomi og indgåelse af aftale med Jysk Fynske Medier.

Der vurderes at alternativ 1 vil medføre en relativt lille arbejdsopgave for sekretariatet, hvor alternativ 2 vil fylde mere. Alternativ 3 og 4 betyder en estimeret arbejdstid på 10-15 timer pr. md. og vil betyde at andre kommunikationsaktiviteter bliver nedprioriteret. 

Sekretariatet anbefaler:

Sekretariatet anbefaler alternativ 1 eller 2.

Sekretariatet vurderer at det vil være positivt for Østerbro Lokaludvalg at synliggøre sine mødeaktiviteter og særligt reklamere for "borgernes 20 minutter". Videre vurderer ikke sekretariatet at værdien ved at indsætte annoncer i den trykte udgave af Østerbro LIV matcher de store økonomiske omkostninger, der følger med. Sekretariatet har tidligere udarbejdet en kommunikationsstrategi, hvor netop antallet af printannoncerne i Østerbro Liv bliver nedjusteret. Den centrale kommunikationsafdeling i Københavns Kommune fraråder at bruge penge på printannoncer i aviser som ØsterbroLIV. Dertil har Jysk Fynske Medier ændret konceptet for lokalaviserne, så det lokale indhold i stor stil er blevet byttet ud med sensationshistorier fra hele byen, og avisen fungerer dermed ikke som den lokalavis den engang var. 

Sekretariatet vurderer at det særligt er den del, hvor borgere selv kan have et indlæg, ”borgernes 20 minutter”, der er interessant for borgere og aktører på Østerbro. Det kan være gavnligt for lokaldemokratiet og borgerdialogen at flere kender til muligheden for at løfte en sag eller stille spørgsmål til lokaludvalget. Ved at brede budskabet om muligheden for at komme med indlæg til lokaludvalgsmøderne, vil sandsynligvis flere benytte muligheden og flere lokaludvalgsmøder vil starte med en borgerdialog. De fleste borgere vil naturligt forlade mødet efter ”borgenes 20 minutter” og lokaludvalget vil derfor undgå forstyrrelser af det resterende møde.

Find kommunikationsstrategien for Østerbro Lokaludvalg via link: 92d79692-0338-4c77-8fdc-002044ece487-bilag-2_0.pdf (kk.dk)
https://www.kk.dk/dagsordener-og-referater/%C3%98sterbro%20Lokaludvalg/…

Økonomi

De økonomiske konsekvenser afhænger af hvilken model lokaludvalget beslutter at gå videre med. Såfremt model 3 eller 4 vælges, vil sekretariatet opstille et fyldestgørende budget som lokaludvalget skal tage stilling til på et efterfølgende møde. Hvis model 2 vælges, kan det blive aktuelt med at forhøje puljen til SoMe fra 2025 og frem. Model 1 kan sandsynligvis klares indenfor den afsatte pulje for SoMe.

Videre proces

Sekretariatet går videre med at gennemføre de kommunikationsaktiviteter som lokaludvalget beslutter.