Miljøpunkt Østerbro - årsregnskab og årsberetning 2020

Indstilling

Formanden indstiller,

1. At Østerbro Lokaludvalg tage årsregnskab og årsrapport 2020 fra Miljøpunkt Østerbro til efterretning og godkender, at de hermed har levet op til vilkårene i driftstilskudsaftalen.

Problemstilling

Østerbro Lokaludvalg har ansvaret for Københavns Kommunes støtte og udvikling af det lokale miljøarbejde på Østerbro. Lokaludvalget har valgt at løse opgaven ved at indgå en driftsstøtteaftale med Miljøpunkt Østerbro, der forestår miljøarbejdet.

I følge driftsaftalen mellem Østerbro Lokaludvalg og Miljøpunkt Østerbro, varetager Miljøpunkt Østerbro på vegne af Østerbro Lokaludvalg den kommunalt finansierede lokale miljøopgave, sådan som den lokale miljøopgave er formuleret i 'Kommissorium for Lokaludvalg'.

Som del af driftsstøtteaftalen skal Østerbro Lokaludvalg orienteres om årsberetning og regnskab for 2020 fra Miljøpunkt Østerbro for så vidt angår anvendelsen af det pågældende års drifts- og aktivitetsmidler.

Lokaludvalget skal, sammen med miljøfonden, sikre at miljøopgaven varetages i overensstemmelse med formuleringen af den lokale miljøopgave i Kommissoriet.

Samarbejde mellem Østerbro Lokaludvalg og Miljøpunkt Østerbro foregår via et Samarbejdsforum bestående af repræsentanter for bestyrelsen i Miljøpunkt Østerbro og formanden for Østerbro Lokaludvalg samt fagudvalgsformændene.

Årsberetning og regnskab 2020

Miljøpunkt Østerbro er ansvarlig for at iværksætte de aftalte aktiviteter. Derudover er Miljøpunkt Østerbro ansvarlig for, at der udarbejdes årsplan, årligt budget og årsberetning for så vidt angår støttebeløbet herunder og, at der aflægges årsregnskab for de i aftalegrundlaget nævnte aktiviteter.

Årsplanen skal som minimum indeholde:

En beskrivelse af Miljøpunktets planlagte aktiviteter for det kommende år, herunder formål, aktiviteter og – i videst muligt omfang - målbare Key Performance Indicators, (KPI’er).

Årsberetning

Årsberetningen fra Miljøpunkt Østerbros arbejde i det forgangne år skal som minimum indeholde:

• En beskrivelse af gennemførte aktiviteter
• En status i forhold til opfyldelse af årsplanens mål og KPI´er
• Øvrige aktiviteter der måtte være aftalt med Østerbro Lokaludvalg
• Årsberetningen bør desuden give en enkelt oversigt over projekter, der blev muliggjort med midler fra anden siden end lokaludvalget

Miljøpunkt Østerbro skal senest den 31. oktober hvert år indsende den af bestyrelsen godkendte årsplan og det af bestyrelsen godkendte budget for det kommende år til Østerbro Lokaludvalg. Østerbro Lokaludvalg vil herefter behandle årsplanen og årsbudget på et lokaludvalgsmøde. Ved samme lejlighed behandler lokaludvalget udbetaling af støtte for det efterfølgende år.

Senest 1. april skal Miljøpunkt Østerbros bestyrelse sende den af bestyrelsen godkendte årsberetning til Østerbro Lokaludvalg samtidig med indsendelse af årsregnskab. Årsregnskab og årsberetning forelægges Østerbro Lokaludvalg til orientering hurtigst muligt efter regnskabsafslutning og senest inden udgangen af april året efter regnskabsåret.

Miljøpunkt Østerbro har fremsendt årsregnskab og årsberetning rettidigt og begge dele lever op til kravene i driftstilskudsaftalen. Miljøpunkt Østerbro har også den 7. april 2021 orienteret fyldestgørende om årsregnskab og årsrapport i samarbejdsforum for Miljøpunkt Østerbro og Østerbro Lokaludvalg. På den baggrund anbefales lokaludvalget at godkende at vilkårene er overholdt i henhold til aftalen.

Inhabilitet

Reglerne om inhabilitet i forbindelse med Miljøpunkt og Lokaludvalg er relativt indgående beskrevet i notater, som kan findes her: https://lokaludvalg.kk.dk/artikel/miljoeopgaven

Her fremgår det at:

1. Medlemmer af miljøpunkts bestyrelse generelt, udpeget af Borgerrepræsentationen, lokale foreninger o.lign. eller opstillet som enkeltpersoner.

De medlemmer af lokaludvalget der sidder enten som menige medlemmer eller i formandskabet i Miljøpunkt Østerbro, uanset hvem de måtte være valgt for, må antages at have en særlig interesse i sagens udfald, når lokaludvalget dels skal tage beslutning om tildeling af puljemidler til miljøpunktet, dels forberede og tage beslutning om hvorvidt man ønsker at fortsætte med en driftsstøtte aftale (dvs. tildeling af driftsmidler til miljøpunktet og vilkårene herfor) eller lokaludvalget ønsker at hjemtage opgaven (dvs. tildeling af driftsmidler ophører).

2. Medlem af Østerbro Lokaludvalg, der repræsenterer miljøpunktet i lokaludvalget

Medlem af lokaludvalget, der er valgt ind for miljøpunktet, og dermed sidder som repræsentant i lokaludvalget for miljøpunktet må antages at have en særlig interesse i sagens udfald, når lokaludvalget dels skal tage beslutning om tildeling af puljemidler til miljøpunktet, dels forberede og tage beslutning om hvorvidt man ønsker at fortsætte med en driftsstøtteaftale (dvs. tildeling af driftsmidler til miljøpunktet og vilkårene herfor) eller lokaludvalget ønsker at hjemtage opgaven (dvs. tildeling af driftsmidler ophører). Herudover hviler medlemmets repræsentation i lokaludvalget på at miljøpunktet opretholdes og er aktiv i bydelen. Det betyder at såfremt miljøpunktets bestyrelse vælger at nedlægge fonden, bortfalder medlemmets plads i lokaludvalget. I de bydele hvor lokaludvalget har hjemtaget opgaven, har miljøpunkternes bestyrelser besluttet at nedlægge fondene, for at frigive de ressourcer/midler der lå i fonden.

3. Medlemmer af miljøpunkts bestyrelse udpeget af Lokaludvalget

Medlemmer af lokaludvalget udpeget som repræsentanter til miljøpunktets bestyrelse vil efter gældende praksis som udgangspunkt ikke være inhabile i sager hvor miljøpunktet søger Østerbropuljen om puljemidler. I andre konkrete sager kan der imidlertid blive tale om en så konkret og stærk interesse for det pågældende medlem eller den pågældende forening, at der må statueres inhabilitet. Det drejer sig om tilfælde hvor:

1. Medlemmet har en uvedkommende personlig eller økonomisk interesse i sagens udfald, dvs. hvor han / hun ved afgørelsen eller beslutningen vil opnå en fordel, dersom beslutningen falder ud på en bestemt måde, som er sagen uvedkommende,
2. Lokaludvalget skal indgå en gensidigt bebyrdende aftale med Miljøpunktet, eksempelvis om løsning af opgaver for lokaludvalgene og betaling herfor, eller
3. i sager, hvor Lokaludvalget skal føre tilsyn eller kontrol med miljøpunktet, eksempelvis ved kontrol af regnskaber for puljemidler.

Økonomiforvaltningen vurderer, at drøftelser af spørgsmål vedrørende lokaludvalgets evt. hjemtagelse af miljøopgaven eller fortsættelse af driften af Miljøpunktet hører under indgåelse af gensidigt bebyrdende aftaler. Desuden vurderer Økonomiforvaltningen, at vurderingen af Miljøpunktets årsrapport og regnskab er en tilsyns- og kontrolopgave. Lokaludvalgets medlem af Miljøpunktets bestyrelse vil derfor være inhabil under behandlingen af sådanne sager.

Løsning

Østerbro Lokaludvalg drøfter og tager årsberetning og årsregnskab 2020 fra Miljøpunkt Østerbro til efterretning.

Økonomi

Denne indstilling har ikke yderlige økonomiske konsekvenser.

Videre proces