Forslag til Mødeplan for 2015

Østerbro Lokaludvalg skal tage stilling til forslag til mødeplan for 2015.

Østerbro Lokaludvalg besluttede i møde den 23. oktober 2014:

1. Lokaludvalget besluttede at formandskabet reviderer mødeplanen for 2015, som herefter fremlægges til godkendelse på ordinært møde i november 2014

Formandskabet indstiller til Østerbro Lokaludvalg,

1. at Lokaludvalget godkender den reviderede mødeplan for 2015

Østerbro Lokaludvalg skal tage stilling til og godkende en mødeplan for lokaludvalgets ordinære møder i 2015.

På baggrund af drøftelser i sidste lokaludvalgsmøde, fremlægger formandskabet et revideret forslag til mødeplan.

Formandskabet har i samarbejde med sekretariatet udarbejdet et nyt forslag til mødeplan for 2015, der så vidt muligt tager højde for alle de mange hensyn og ønsker der allerede er fremkommet og drøftet.

Møderækken ligger fast den 4. torsdag i måneden, bortset fra juli måned, der er sommerferiemåned og december, hvor den 4. torsdag ligger den 24. december, og derfor er rykket frem til torsdag den 17. december 2015.

Der er indføjet 3 puljefrister i 1. halvår af 2015, af hensyn til puljeansøgere der ønsker at søge om midler til deres projekter. Lokaludvalget skal først i decembermødet tage stilling til hvem og hvordan ansøgningerne behandles, hvorefter der fremlægges forslag til puljefrister for 2. halvår af 2015.

Ændringer:
Møderækken er nu beskåret med 2 møder årligt, til i alt 11 møder.
Møderne fastlægges til den 4. torsdag i måneden, således at møderne ligger i en fast kadence, men  ikke falder i uger med større skoleferier/helligdage (bortset fra december hvor mødet rykkes 1 uge frem).

Begrundelse:
Formandskabet har set på den gennemsnitlige mængde af sager i året, og vurderer at det vanskeligt kan lade sig gøre, at skære yderligere i møderne. Der vil blive udarbejdet en oversigt over antallet af sager i 2014 fordelt på faste punkter (Borgernes 20. minutter, godkendelse af dagsorden mv.), høringer, puljemiddelbevilling (hhv. egne projekter og puljeansøgninger) samt medlemsforslag eller andre der forslag der ikke involverer bevilling af midler. 
Da Lokaludvalgene er nedsat som kollektive organer, kan beslutningskompetence ikke uddelegeres, hvilket betyder at nogle typer af punkter, som f.eks. bevillinger af puljemidler og høringer skal behandles i et lokaludvalgsmøde.

Formandskabet vurderer, at det ikke er ønskeligt med meget lange dagsordner, uden mulighed for at drøfte sagerne. Formandskabet og udviklingsudvalget har derfor forsøgt at fokusere på ikke nødvendigvis færre, men bedre, møder.

Formandskabet ser gerne en drøftelse af hvordan vi kan få mere ud af møderne, og måske henlægge nogle af de fælles drøftelser til andre rammer, f.eks. et årligt weekend seminar i foråret og en arbejdslørdag i efteråret.
 
Formandskabet har derudover den mulighed at kigge på dagsordnerne til møderne, og løbende vurdere hvorvidt det vil være muligt at rykke rundt på sagerne, således at et møde kan aflyses grundet manglende sager til behandling, men indtil videre er der intet i sagsmængden, der tyder på at det ofte vil være aktuelt.

Såfremt forslaget godkendes vil møderækken blive sendt ud således at også møder i koordinationsudvalget og dato for udsendelse af dagsorden til lokaludvalgets møder vil fremgå.

Derudover vil fagudvalg og projektgrupper blive bedt om at melde en mødeplan ind, således at alle så vidt muligt er orienteret om mødedatoer i god tid.

1. Lokaludvalget stemte om ændringsforslag til mødeplan 2015, med skiftende mødedag mellem tirsdag, onsdag og torsdag:

for: 9 stemmer                          imod: 5 stemmer                             undlod: 4 stemmer

Lokaludvalget godkendte ændringsforslag til mødeplan for 2015, med skiftende mødedag mellem tirsdag, onsdag og torsdag.