Internetrefusion til lokaludvalgsmedlemmer

Indstilling

Formanden foreslår Østerbro Lokaludvalg

1. at træffe beslutning om hvorvidt lokaludvalgets medlemmer skal have mulighed for at få internetrefusion i den indeværende valgperiode.

2. at lokaludvalget beslutter at sekretariatet hvert år skriver til lokaludvalgsmedlemmerne for at høre, hvem der er interesseret i internetrefusion i det pågældende kalenderår, samt at der fastsættes en tidsfrist for, hvornår sekretariatet skal have besked mhp. fastlæggelse af budget for det pågældende år.

3. at det påhviler det enkelte lokaludvalgsmedlem at indsende den nødvendige dokumentation for udgiften til sekretariatet indenfor en udmeldt frist, hvorefter muligheden for refusion bortfalder.

4. at lokaludvalget er indforståede med at refusion af internetudgifter er en skattepligtig godtgørelse og derfor skal opgives til SKAT af det enkelte lokaludvalgsmedlem.

Problemstilling

Borgerrepræsentationen har vedtaget, at lokaludvalgets medlemmer (men ikke suppleanterne) kan få tilbud om oprettelse og betaling af en internetforbindelse. Forbindelsen betales af sekretariatsmidlerne.

Det er lokaludvalget selv, der beslutter, om udvalgets medlemmer skal have tilbud om internetforbindelse. Dette betyder, at betalingen af internetforbindelsen først kan begynde fra det tidspunkt, hvor lokaludvalget har vedtaget dette på et møde. Men lokaludvalget kan godt vedtage at udbetale refusion for internetforbindelse med tilbagevirkende kraft, fra det tidspunkt lokaludvalget er konstitueret.

Internetrefusionen er skattepligtig og det påhviler det enkelte lokaludvalgsmedlem at indberette til SKAT.

Sekretariatets budget

Sekretariatet drives for et buget på 182.700 kr./år. Sekretariatsmidlerne finansierer den almindelig drift af sekretariatet, herunder kontorhold, efteruddannelse af medarbejdere, rengøring, el, printer mm. Der er derfor en række poster, som der ikke kan rykkes så meget på, og så er der nogle poster, som Lokaludvalget har mulighed for at skrue på. Det gælder fx udgift til internetrefusion, mødeforplejning og porto.

Taksten for internetrefusion ligger fra 1. januar 2014 på maksimalt 175 kr. pr. måned. Det betyder, at der kan ydes refusion for op til 2.100 kr. per medlem per år. Sekretariatet har på mail forespurgt til interessen i Østerbro Lokaludvalg i indeværende valgperiode. Der er 13 lokaludvalgsmedlemmer, der har svaret, hvoraf 8 er interesserede i internetrefusion. Det giver en samlet udgift på 16.800 kr. af sekretariatsmidlerne. Dog er 2018 ikke et fuldt år, da der kun kan ydes internetrefusion fra marts 2018, altså 10 måneder.

På baggrund af tilkendegivelserne om internetrefusion og de allerede afviklede aktiviteter i indeværende år ser budgettet for 2018 således ud:

Uddybninger af budgettet
I 2017 indeholdt posten sekretariatsdrift også udgifter til flytning til de nuværende sekretariatslokaler, samt opbevaring af sekretariatets kontormøbler og lokaludvalgets materialer i ca. 8 måneder. Samtidig var der en betydelige besparelse på selvsamme post, da sekretariatet i en længere periode holdt til på rådhuset og derfor ikke afholdt udgifter til el, rengøring og andre kontorudgifter. Derfor er det sekretariatets vurdering, at det er realistisk at holde udgifterne på 80.000 kr. i 2018.

Mødeforplejning og lokaleleje indeholder udgifterne til mad og drikke og eventuel lokaleleje i forbindelse med lokaludvalgs- og fagudvalgsmøder og eventuelle andre ad hoc møder. Der er budgetteret med en middag i forbindelse med lokaludvalgsmødet i december.

Posten Seminar, repræsentation mv. dækker over allerede forbrugte midler i 2018, der er brugt til afvikling af valg, reception for nye og gamle medlemmer, samt seminaret for Lokaludvalget den 2. juni 2018.

Portoposten indeholder udgifter til udsendelse af puljeansøgninger til puljeudvalgets medlemmer 5 gange årligt i forbindelse med behandling af puljeansøgningerne.

I posten IT-refusion er budgetteret med, at der er 10 lokaludvalgsmedlemmer, der ønsker internetrefusion i 2018 for perioden marts-december.

Løsning

Såfremt Lokaludvalget beslutter, at medlemmerne skal have mulighed for at få internetrefusion, foreslås det, at sekretariatet skriver ud til lokaludvalget igen og beder om en bindende tilmelding til internetrefusion i indeværende år. Der sættes en frist for tilmelding til ordningen, ligesom der sættes en frist for indsendelse af dokumentation for udgiften til internet. Sekretariatet sender varsel ud inden fristen.

På samme måde skriver sekretariatet ud ved begyndelsen af hvert kalenderår i den indeværende valgperiode og holder styr på, hvilke medlemmer, der ønsker at modtage internetrefusion, samt varskoer behørigt om frister.

Det enkelte lokaludvalgsmedlem er ansvarlig for rettidig tilmelding til ordningen med internetrefusion, samt indsendelse af fornøden dokumentation indenfor tidsfristen, samt indberetning af refusionen til SKAT.

Økonomi

Udgifter til internetrefusion finansieres af sekretariatsmidlerne i overensstemmelse med ovenstående budget.