Lokaludvalgenes digitale puljeansøgningssystem

Østerbro Lokaludvalg skal drøfte henvendelse til Økonomiforvaltningen vedr. det nye digitale puljeansøgningssystem.

Formandskabet indstiller til Østerbro Lokaludvalg,

1. at Lokaludvalget sender en henvendelse til Økonomiforvaltningen vedr. udfordringer og uhensigtsmæssigheder med det nye digitale puljeansøgningssystem

Lokaludvalgene har som led i Københavns Kommunes digitaliseringsstrategi fået et nyt digitaliseret puljeansøgningssystem, AMES. Systemet er en videreudvikling af et allerede eksisterende system, som anvendes i bl.a. Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen.

Det digitale system skal gerne gøre det lettere at ansøge og behandle puljeansøgninger, og sikre ligebehandling ud fra en enkelt skabelon, som alle bruger.

Systemet har dog vist sig at have flere tekniske startvanskeligheder. 
Den 3. ansøgningsrunde 2013, er den første ansøgningsrunde, hvor Østerbro har testet det nye system. Der har i følge sekretariatet været et øget behov for vejledning af ansøgere, både via mail og personlig henvendelse, ligesom flere borgere har nævnt, at indtastemulighederne er for begrænsede til at man som ansøger kan være sikker på, at lokaludvalget kan forstå det ansøger vil. Det har vist sig, at systemet fungerer (bedst), hvis man indtaster sin ansøgning i en explorer-browser, hvorimod  brug af safari, crome og lign. browsere har betydet, at ansøgere har mistet indtastede oplysninger, da systemet er "gået ned" undervejs.

I forhold til formidling af ansøgningerne til lokaludvalgets medlemmer, har det vist sig, at ansøgningerne kommer til at fylde uhensigtsmæssigt meget. Systemet er oprindeligt lavet til ren elektronisk behandling, så udvalg kan læse ansøgningerne på computere eller tablets. Systemet kan dog generere en pdf-fil med ansøgningen, som efterfølgende kan udskrives. Dette udskriftslayout medtager dog al hjælpetekst fra ansøgningsskemaet, hvilket gør ansøgningen både lang (minimum 7 sider) og uoverskuelig.

Ibrugtagningen af det nye system med de beskrevne vanskeligheder har derfor også betydet en større arbejdsbyrde for borgerne, for sekretariatet og for lokaludvalgets medlemmer, frem for at lette sagsbehandlingen.

Lokaludvalgsudformændene har sat punktet på dagsordenen til deres næste møde den 24. september 2014.

Formandskabet foreslår at der sendes en henvendelse til Økonomiforvaltningen, hvori man beder om at de tekniske problemer og uhensigtsmæssigheder rettes hurtigst muligt, i det brugervenlighed og tilgængelighed er afgørende faktorer for såvel de der ansøger om puljemidlerne som for lokaludvalgets medlemmer.

Formandskabet mener det er urimeligt at forlange at borgerne skal anvende et digitalt system, der teknisk set ikke fungerer som det skal, og at lokaludvalgsmedlemmerne skal forholde sig til større papirmængder end før digitaliseringen. 
Lokaludvalget bakker gerne op om et fuldt elektronisk system, forudsat dels at det fungerer teknisk set, og dels at man sikrer at borgerne har let ved at udfylde ansøgningerne, og at lokaludvalgsmedlemmerne også har de nødvendige elektroniske værktøjer stillet til rådighed, som f.eks. Ipads eller lign. med central IT-support aftale.

Lokaludvalget besluttede at sende en henvendelse til Økonomiforvaltningen vedr. udfordringer og uhensigtsmæssigheder med det nye digitale puljeansøgningssystem, AMES.