Mødekalender 2017

Indstilling

Formanden indstiller til Østerbro Lokaludvalg,

1. at Lokaludvalget godkender det fremlagte forslag til mødeplan for 2017.

Problemstilling

Østerbro Lokaludvalg skal tage stilling til og godkende en mødeplan for lokaludvalgets ordinære møder i 2017.

På baggrund af sidste års drøftelser og erfaringer vedrørende hyppighed, længde mv. af lokaludvalgsmøderne, fremlægger formanden et forslag til mødeplan for 2017 der ligger i forlængelse af mødeplanen for 2016.

Løsning

Formanden har i samarbejde med sekretariatet udarbejdet et forslag til mødeplan for 2017, der så vidt muligt tager højde for alle de mange hensyn, ønsker og erfaringer der allerede er fremkommet og drøftet i løbet af 2015 og 2016, herunder helligdage og skolernes ferier.

Principper:
Møderækken er således lagt ud fra tidligere principper godkendt ved sidste års mødeplanlægning: 
- skiftende ugedage, denne gang mellem mandag, tirsdag og onsdag
- en gang i måneden, bortset fra juli måned, der er sommerferiemåned, dvs. 11 møder i alt 

Puljefrister:
Der er indføjet 5 puljefrister i alt, 3 i første halvår og 2 i andet halvår af 2017.
Puljefristerne ligger så de er afstemt med sagsbehandlingstiden for lokaludvalgets møde i måneden efter, og ud fra hensyn til puljeansøgere der ønsker at søge om midler til deres projekter, samt de sidste års erfaringer med 5 årlige frister frem for 4 årlige frister.

Deadline for nye dagsordenspunkter
I forslaget fremgår deadline for indmeldelse af medlemsforslag/nye punkter til dagsorden for det efterfølgende møde.
Deadline for indmeldelse af medlemsforslag eller indstillinger fra fagudvalgene til sekretariatet er som minimum 2 hele dage før den printede dagsorden skal udsendes pr mail/lægges ud til medlemmerne. 

Begrundelse:
Ud fra den gennemsnitlige mængde af sager i året, herunder møder med behandling af puljeansøgninger, vurderes at det vanskeligt kan lade sig gøre, at skære yderligere i antallet af møder.

Formanden finder det ikke ønskeligt med meget lange dagsordner, uden mulighed for at drøfte sagerne, og vil derfor gerne fokusere på ikke nødvendigvis færre, men bedre, møder.
Der ses gerne en drøftelse af hvordan vi kan få mere ud af møderne, og måske henlægge nogle af de fælles drøftelser til andre rammer, f.eks. et årligt seminar.
 
Formanden har derudover den mulighed at kigge på dagsordnerne til møderne, og løbende vurdere hvorvidt det vil være muligt at rykke rundt på sagerne, således at et møde kan aflyses grundet manglende sager til behandling, men indtil videre er der intet i sagsmængden, der tyder på at det bliver aktuelt at aflyse et møde på det grundlag.

Temamøder og fagudvalgsmøder:

Formanden lægger op til, at formænd / tovholdere udover det nuværende omfang udsender dagsordner til alle medlemmer, så ikke kun de forhåndsinteresserede medlemmer kan deltage, hvis de vil. Det vil desuden give en bredere indsigt hos alle om, hvad der faktisk arbejdes med.

Økonomi

-

Videre proces

Såfremt forslaget godkendes vil møderækken blive sendt ud således at også møder i formandskab/koordinationsudvalg og frist for indmeldelse af nye dagsordenspunkter til lokaludvalgets møder vil fremgå.

Derudover vil fagudvalg og temagrupper blive bedt om at melde en mødeplan ind, således at alle så vidt muligt er orienteret om mødedatoer i god tid, og den samlede plan kan blive lagt på hjemmesiden.