Orientering om dagsordensudsendelse

Indstilling

Formanden indstiller til Østerbro Lokaludvalg,

1. at Lokaludvalget tager orientering vedr. dagsordensudsendelse til efterretning

Problemstilling

Postnord, tidligere Post Danmark, har pr 1. juli ændret priser og vilkår for udsendelse af breve. Almindelige breve tager herefter op til 5 dage og så er der indført et quickbrev med dag til dag levering. I forhold til udsendelse af dagsordens materiale, vil 5 dage betyde, at lokaludvalgsmedlemmer ofte ikke når at modtage dagsorden før mødedagen.

Priserne på et quickbrev svarende til en sædvanlig udsendelse af dagsorden eller puljeansøgninger vil ligge på enten 54 kr. (100g-250g) eller 81 kr. (250g-2000g) pr. lokaludvalgsmedlem og eventuelt et par indkaldte suppleanter, hvilket vil sige en udgift mellem 1.350 kr. og 2.025 kr.

I gennemsnit har portoudgifterne ligget på mellem 700-1.200 kr. pr. måned, afhængig af om der skal behandles puljeansøgninger, og antallet heraf. 

På et tidspunkt hvor sekretariatsmidlerne netop er blevet kraftigt beskåret, er der ikke mulighed for at anvende en større del af midlerne til porto end de tidligere afsatte 10.000 kr. p.a.

Borgerrepræsentationen besluttede i 2015 en effektivisering på 1,3 millioner på driften af lokaludvalgene.

For Østerbro Lokaludvalg er sekretariatsbudgettet blev reduceret med 120.300 kr. fra 287.700 kr. i  2015 til 167.400 kr. i 2016.

Løsning

Formanden orienterer om, at da de økonomiske rammer og de nye prisstigninger ikke lader rum til fremover at sende dagsorden ud med posten, vil dagsordenen fremover kun blive sendt elektronisk pr. mail med en pdf og et link til dagsordenen på hjemmesiden, således som det allerede sker i dag.

Alle lokaludvalgsmedlemmer kan få en printet dagsorden. Det vil være muligt at hente dagsorden enten hos sekretariatet på KW3, Østerbro Bibliotek eller Øbro-Jagtvej Bibliotek i en lukket kuvert med ens navn. På bibliotekerne vil der være mulighed for også at afhente i weekend og aftentimer med selvbetjeningsløsning.

Lokaludvalgsmedlemmer der ønsker en printet udgave skal blot orientere sekretariatet om, hvor de ønsker at afhente deres dagsorden fremover.

Økonomi

Østerbro Lokaludvalg har et sekretariatsbudget på 843.000 kr. i 2016.