Puljeworkshop

Koordinationsudvalget indstiller til Østerbro Lokaludvalg,

1. at lokaludvalget bevilger 10.000 kr. af 2013-puljemidler til en puljeworkshop jf. løsningsafsnittet.

Lokaludvalget besluttede på ordinært møde den 18. april, at koordinationsudvalget i samarbejde med sekretariatet skulle lave et oplæg til lokaludvalget om en puljeworkshop med præsentation af det nye digitale ansøgningsskema og med en generel reklame for Østerbropuljen.

Ideen var at skabe opmærksomhed omkring Østerbropuljen og eventuelt præsentere nogle af de projekter lokaludvalget allerede har støttet. Samtidig kunne man på en puljeworkshop præsentere og give vejledning i brugen af det nye digitale puljeansøgningsskema. Dette bør dog samtidig suppleres af individuel vejledning i forhold til spørgsmål til det digitale ansøgningsskema. Derfor afsættes der ekstra tid i sekretariatet til vejledning enten via telefon, mail eller personlig henvendelse i sekretariatet.

Det nye, digitale ansøgningsskema er nu gået online, og det er muligt at sende ansøgninger til lokaludvalgene digitalt. Skemaet findes via www.projektbank.kk.dk Skemaet kører sideløbende med det nuværende ansøgningsskema i word-format, som skal udfases i løbet af 2013. Det er planen, at alle ansøgninger om 2014-puljemidler skal ligge i det digitale skema, dette gælder også midler bevilget på novembermødet 2013.

Koordinationsudvalget foreslår, at processen deles op, så der afsættes en rammebevilling af 2013-puljemidler på 10.000 kr. til en puljeevent i starten af oktober og at sekretariatet sideløbende står for vejledningen af ansøgere i bruges af det nye digitale puljeskema, hvis der skulle opstå behov herfor.

Puljeworkshop
Ideen med puljeworkshoppen er at lave et arrangement for de eksterne ansøgere. Alle ansøgere til Østerbropuljen – både dem der har fået tilsagn og afslag, inviteres direkte. Desuden annonceres workshoppen for at udbrede kendskabet til Østerbropuljen. Workshoppen skal både at gøre opmærksom på Østerbropuljen og samtidig give mulighed for en præsentation af de projekter, der allerede har fået støtte.

Da der højst sandsynligt ikke vil være så mange penge til disponering i Østerbropuljen i forbindelse med ansøgningsfristen i august 2013, vil det give bedre mening, at afholde en puljeworkshop i starten af oktober op til 4. ansøgningsrunde (frist 14. oktober 2013), hvor det vil være muligt at søge om puljemidler til anvendelse i de første 4 måneder af 2014. Det forudsættes i denne forbindelse, at den første ansøgningsfrist i 2014 flyttes til februar, således at det bliver lokaludvalget for den nye valgperiode, der tager stilling til anvendelse af puljemidler for resten af 2014.

Indhold på puljeworkshoppen kunne være:

• Oplæg om Østerbropuljen –Søg penge til en god idé, men hvad kan man søge støtte til?
• Hjælp til din ansøgning, oplæg ved Projektværkstedet (Kultur – og Fritidsforvaltningen)
• Hvad har lokaludvalget støttet i 2013? Ansøgere der har fået støttes bliver bedt om, at præsentere deres projekt fx fotodokumentation, som sættes op på plancher mv.

Det foreslås, at afsætte en ramme på 10.000 kr. af 2013-puljemidler.

Tiltag i forbindelse med det digitale puljeskema
I løbet af sommeren og i god tid til den 3. ansøgningsrunde laves informationsmateriale, der gør opmærksom på det nye ansøgningsskema og hjemmesiden opdateres. Informationsmaterialet kan laves i sekretariatet og en evt. mindre udgift i forbindelse med fx en ekstra annonce (ca. 6.000 kr.) forventes at kunne bruges fra Informationspuljen.

Der er planlagt 3 annoncer i Østerbro avis i forbindelse med hver puljerunde i 2013, der gøres opmærksom på det nye skema i de kommende annoncer.
Disse annoncer kan med fordel slås sammen med annonceringen af de ændrede puljefrister i 2014 på grund af valg til nyt lokaludvalg. Der kan således på workshoppen gøres opmærksom på, at den sædvanlige ansøgningsfrist i januar rykkes til februar, således at den første behandling af puljeansøgninger i 2014 bliver, når det nye lokaludvalg er trådt sammen i marts 2014.

Der afsættes en ramme på 10.000 kr. af 2013 puljemidler til dækning af udgifter i forbindelse med en puljeworkshop i starten af oktober 2013.

Udgifter:
Lokaleleje
Forplejning
Annoncering
Diverse materialer
i alt                            10.000 kr.


Udgifter til information om det nye ansøgningsskema forventes at kunne laves i sekretariatet uden brug af puljemidler foruden en eventuel ekstra annonce i Østerbro Avis, som vil kunne tages fra informationspuljen med efterfølgende orientering af lokaludvalget.

Puljemidler Østerbro Lokaludvalg 2013
	Budget	Reelt disponeret	Udbetalt pr. 25. april
Østerbropuljen	3.146.000 kr.
- Ansøgte projekter		1.340.125 kr.	38.934 kr.
- Egne projekter		771.953 kr.	227.055 kr.
- Miljøpunkt	300.000 kr.	300.000 kr.	300.000 kr.
- Byen Hegn pulje	200.000 kr.	121.661 kr.	0 kr.
I alt	3.646.000	2.612.078 kr.
Resterende til disposition pr. 25. april 2013, 1.033.922 kr.

Såfremt indstillingen imødekommes, arbejder koordinationsudvalget i samarbejde med sekretariatet videre med at arrangere en puljeworkshop til afholdelse i starten af oktober 2013.

Sekretariatet igangsætter hurtigst muligt informationen om det digitale ansøgningsskema og hjemmesiden opdateres.

1. Lokaludvalget godkendte bevilling af 10.000 kr. i 2013 puljemidler til afholdelse af puljemiddelworkshop jf. løsningsafsnittet.