Indgåelse af annonceaftale 2022

Indstilling

Formanden indstiller,

Problemstilling

Lokaludvalgets sekretariat har på vegne af lokaludvalget indgået en aftale med ØsterbroLiv om en pakkeløsning for avisannoncer og digitale bannerreklamer. Aftalen har sikret en rabat på de annoncer, lokaludvalget sædvanligvis benytter i forbindelse med egne projekter og promovering af Østerbropuljen. Aftalen løber fra 1. maj 2021 til 1. maj 2022 og indeholder 16 x ½ sider, 4 x 1/1 sider, 8 digitale kampagner og en fast, løbende kampagne.  

Midlerne til udgifterne forbundet med annoncepakken i 2021 (80.000 kr.) er fundet i budgetterne til bevilgede egne projekter i 2021, og er blevet brugt på annoncer for blandt andet Østerbroweekend, Re-Fashion Days, Banko og valgmøde. De resterende 40.000 kr. i løbende annonceaftale ønskes bevilget. Midlerne kan dække: Hel- og halvsideannoncer for Nytårskur, Fastelavn i Fælledparken, promovering af Østerbropuljen i januar og februar samt annoncer for det ny lokaludvalg, når dette er konstitueret.  

Endvidere foreslås en bevilling på 80.000 kr. i 2022-puljemidler, som kan finansiere en forlængelse af aftalen en annoncepakke. 

Løsning

Formanden foreslår på vegne af oplæg fra sekretariatet, at lokaludvalget afsætter midler til en fast annoncepakke, for på den måde at opnå rabat på annonceringen, men også for at give mulighed for at køre mere strategisk kommunikation gennem flere platforme. 

Lokaludvalget afsætter to budgetrammer for annoncepakker: 

1: 40.000 kr. i 2022-puljemidler til perioden 1. januar 2022-30. april 2022. Denne aftales indhold ligger fast, da kontrakten allerede er indgået i 2021. Aftalen består af halv- og helsideannoncer samt digitale bannerannoncer.  

2: 80.000 i 2022-puljemidler til perioden 1. maj-31. december 2022. Indholdet af denne pakke er endnu ikke fastlagt, men vælges af sekretariatet på baggrund af evaluering af annoncepakke 2021-22.  

Annoncepakken dækker kommunikation gennem ØsterbroLiv (Annoncer, digitale bannerreklamer, native/annoncørbetalte artikler). Ønsker man yderligere kommunikation (Fx plakater i byrummet, betongrise, Social Media) i forbindelse med større projekter (f.eks. Østerbroweekend), kan der bevilges yderligere midler til dette.  

Det væsentlige - og fordelagtige - i en annoncepakke er altså, at man forpligtiger sig til at annoncere gennem ØsterbroLiv gennem et år, og til gengæld får en rabat.  

Økonomi

Der er indgået en annonceaftale i perioden 1. maj 2021 – 30. april 2022 til en månedlig pris på ca. 10.000 kr. ex. Moms (årligt 120.000 kr.). I 2021 er annonceaftalen finansieret gennem midler afsat til annoncering i lokaludvalgets egne projekter. 

Sekretariatet foreslår, at de resterende midler i annonceaftalen – 1. januar – 30. april 2022 afsættes samlet af lokaludvalgets 2022-puljemidler. 

Når annonceaftalen udløber 30. april 2022, vil sekretariatet evaluere, hvordan pakken har fungeret, og om og evt. hvilket indhold en ny aftale skal have. 

Det foreslås at afsætte en budgetramme i niveau med den nuværende annonceaftale for perioden 1. maj-31. december 2022 på 80.000 kr. 

Videre proces

Annoncemidlerne anvendes til hel-og halvside annoncer og digitale bannerannoncer som aftalt indtil 1. maj. 2022. Herefter forhandles annoncepakkens indhold for den næste periode på baggrund af en analyse af, hvilke formater der giver bedst mening for lokaludvalget og de bevilgede 80.000 kr.