Ændring af frist for at få punkter på lokaludvalgsdagsordenen

Indstilling

Formanden foreslår Østerbro Lokaludvalg

1. at beslutte at rykke fristen for at indsende punkter til dagsordenen

Problemstilling

Ifølge Regulativ for lokaludvalg i København Kommune § 8 stk. 4 skal mødematerialet fremsendes til medlemmerne senest 4 hverdage inden mødet. Det betyder, at dagsordenen fremsendes til lokaludvalgets medlemmer torsdage i ugen inden lokaludvalgsmødet, der afholdes onsdage.

Ifølge den selvsamme paragraf er det formanden, der sørger for at en dagsorden og det fornødne materiale udsendes. I praksis har sekretariatet hidtil sendt et udkast til formanden dagen inden udsendelse, som han har gennemset og godkendt. Formanden ønsker imidlertid lidt længere tid til at gennemse dagsordenen og har ønsket at modtage udkastet 3 dage før udsendelse, altså mandag i ugen før lokaludvalgsmødet.

Lokaludvalget vedtog den 9. oktober 2018 en mødeplan for 2018 inklusive frister for, hvornår forslag om dagsordenspunkter skal fremsendes til sekretariat og formand. Her blev fristen for dagsordenspunkter sat til tirsdag i ugen inden lokaludvalgsmødet. Hvis dagsordenen imidlertid skal være færdig til godkendelse hos formanden fra mandag, så er denne frist nødt til at blive rykket til fredag kl. 12, ca. 1½ uge inden lokaludvalgsmødet.

Løsning

På baggrund af ovenstående foreslås der følgende frister for punkter til dagsordenen i efteråret 2018:

Frist for indsendelse af dagsordenspunkter til lokaludvalgsmøde den 19. september er fredag den 7. september 2018 kl. 12

Frist for indsendelse af dagsordenspunkter til lokaludvalgsmøde den 24. oktober er fredag den 12. oktober 2018 kl. 12

Frist for indsendelse af dagsordenspunkter til lokaludvalgsmøde den 21. november er fredag den 9. november 2018 kl. 12

Frist for indsendelse af dagsordenspunkter til lokaludvalgsmøde den 19. december er fredag den 7. december 2018 kl. 12

Videre proces

Sekretariatet udsender en opdateret mødeplan inkl. frister til lokaludvalgets medlemmer.