Drøftelse af puljebehandling

Indstilling

Formandskabet indstiller til Østerbro Lokaludvalg,

1. at lokaludvalget tager puljeudvalgets oplæg til efterretning.
2. at lokaludvalget diskuterer en række spørgsmål om puljebehandlingen ud fra de 4 opridsede punkter i løsningsafsnittet.
3. at lokaludvalget beslutter, hvordan ansøgninger skal forbehandles.

Problemstilling

På lokaludvalgets seneste ordinære møde den 21. september var der ønsker om at tage en generel diskussion af puljebehandlingen i lokaludvalget.

Der blev efterlyst en diskussion af forbehandlingen af ansøgningerne i puljeudvalget, og af de indstillinger der kommer derfra (1). Der blev desuden rejst 2 konkrete spørgsmål, om lokaludvalget kan/bør yde støtte til projekter, der foregår uden for bydelsgrænsen (2), og om lokaludvalget kan/bør støtte ansøgninger fra andre kommunale institutioner (3). Sekretariatet har også ønsket at føje et punkt omkring delvise imødekomne ansøgninger til drøftelsespunktet (4).

Formandskabet har bedt puljeudvalget om at komme med et oplæg, hvor der både redegøres for, hvordan puljeudvalget vurderer puljeansøgninger, hvilke principper der lægges vægt på, samt puljeudvalgets holdning til de 4 opridsede problemstillinger. Dette som et oplæg for at drøfte, om fremgangsmåden og grundholdningen i puljeudvalget matcher tilgangen i lokaludvalget.

Som baggrund for diskussionen har sekretariatet udarbejdet et notat om lokaludvalgenes grundlag for at forvalte puljemidler for at give et indblik i rammerne for puljebehandling, se vedhæftede bilag. Desuden har sekretariatet undersøgt de 2 specifikke problemstillinger, og hvilke løsninger lokaludvalget kan vælge.

Løsning

Formandskabet foreslår, at lokaludvalget tager en generel diskussion af puljebehandlingen i lokaludvalget ud fra nedenstående 4 problemstillinger:

1. Puljeudvalget forbehandling af ansøgninger, og er der tilstrækkelig konsistens og gennemsigtighed
2.  Støtte til projekter der afholdes uden for bydelsgrænsen
3. Bevilling af støtte til kommunale institutioner
4. Konsekvenser ved delvise bevillinger til ansøgninger

ad 1. Puljeudvalgets forbehandling af ansøgninger

 
Det har været anfægtet, om der er konsistens i puljeudvalgets indstillinger, og hvorvidt der reelt i indstillingerne er tale om vægtning af de i retningslinjerne beskrevne principper.

Puljeudvalget har drøftet spørgsmålet og beskriver deres vægtning og behandlingsprocedure således:

- Udgangspunktet er, at ansøgninger skal have støtte med mindre der er aspekter i projektet der gør, at de ikke lever op til formkrav, juridiske rammer eller egne retningslinjer
- Tager altid udgangspunkt i at vurdere den enkelte ansøgning. Der kigges på budgettet sammenholdt med indholdet/ideen i projektet
- I puljeudvalget lægges der i samarbejdet vægt på at respektere hinandens holdninger og give rum for forskellige syn på ansøgningen.
- Der stræbes efter at lave en indstilling der begrundes i forhold til lokaludvalgets prioriteringer, som er formuleret i egne retningslinjer

ad 2. Bevilling af støtte til projekter der ligger uden for bydelen

 
Der er ikke noget sted formuleret, at de støttede aktiviteter skal ligge inden for bydelsgrænsen. Støtten skal dække aktiviteter ”i lokalområdet” og være for ”borgere og brugere” af lokalområdet.
Lokalitetsprincippet beskriver, at aktiviteterne for det væsentligste ikke skal være for andre kommuners borgere, dvs. det skal komme kommunens egne borgere (skatteydere) til gavn. Det er dog tvivlsomt om samme regel kan bruge i forhold til bydelsgrænser, da dette er administrative grænser trukket inden for den samme kommune. Det væsentligste er dog, hvem aktiviteten primært er rettet mod, fx hvordan reklameres der for aktiviteten, hvem ansøger forventer vil deltage og lignende.

Sekretariatets vurdering:
Det er på den baggrund sekretariatets vurdering, at der ikke er noget juridisk til hinder for, at lokaludvalget yder støtte til aktiviteter, der foregår i randområderne uden for bydelen fx Østerbro Bibliotek.

Lokaludvalget kan vælge at træffe en principbeslutning om, at der ikke skal ydes støtte til aktiviteter der foregår uden for bydelsgrænsen. Dette skal dog meldes klart ud til ansøgerne, og princippet bør så ikke fraviges.

Sekretariatet tager ikke stilling til tilgangen, men anbefaler at lokaludvalget er konsekvente i forhold til den beslutning der tages.

ad 3. Bevilling af puljemidler til kommunale institutioner
Der er ligeledes ikke formuleret regler for, om lokaludvalget kan yde støtte til kommunale institutioner fx det lokale bibliotek. Lokaludvalget har dog i retningslinjerne for tildeling af puljestøtte valgt, at der ikke ydes støtte til aflønning af kommunale medarbejdere.

Det har tidligere været diskuteret i lokaludvalget, at der ved bevilling af støtte til kommunale enheder reelt sker en budgetmæssig forskydning mellem forvaltningerne. Lokaludvalget besluttede i september 2014 derfor på baggrund af et medlemsforslag fra formandskabet, at lokaludvalget skal tage stilling til, om der fremadrettet skal ydes støtte til ansøgninger fra kommunale institutioner, når drøftelserne omkring temabaseret arbejde er afsluttet. Der er dog ikke blevet fulgt op på denne beslutning.

ad 4. Konsekvenser for delvise bevillinger

 
Når der af forskellige årsager ikke er flertal i puljeudvalgets indstillinger og lokaludvalgets følgende beslutninger for at bevilge den fulde støtte til en ansøgning, er der mulighed for at stille forslag om kun at bevilge en del af det ansøgte beløb. Pengene kan enten øremærkes konkrete budgetposter eller blot gives uden restriktioner.

I svarbrevet til ansøgerne er der indføjet en passus om, at projekterne skal afholdes som beskrevet i ansøgningen, ellers vil støtten helt eller delvist kunne bortfalde. Der er dog mulighed for, på baggrund af en konkret forespørgsel, at der kan foretages mindre justeringer i projektet inden for bevillingen fx ændring af dato for aktivitet.

Sekretariatets vurdering:
Ofte vil en ansøger ved en delvis bevilling forsøge at nedskalere projektet, da udgifterne ellers ikke kan dækkes. Det er derfor også hensigtsmæssigt, at lokaludvalget diskuterer, om projektet reelt vil kunne udføres for den (begrænsede) støtte lokaludvalget yder, eller om et afslag vil være mere reelt.

Om de delvise bevillinger bidrager til, at puljemidlerne i for ringe grad imødekommer østerbroernes behov, ligger uden for sekretariatets vurderinger.

Ved delvise bevillinger er det vigtigt, at det klart formuleres, hvilke forudsætninger støtten gives under. Det vil sige at lokaludvalget skal beslutte, om projektet skal afvikles som beskrevet i ansøgningen for at udløse støtten, selvom der kun gives delvis støtte. Dette skal sikre, at sekretariatet kan administrere bevillingerne og vejlede ansøger bedst muligt.