Evaluering og regnskab for Østerbroweekend

Indstilling

Formanden foreslår Østerbro Lokaludvalg

1. at drøfte og evaluere Østerbroweekend

2. at tage regnskabet til efterretning og godkende at de resterende midler, 4.966 kr., overgår til Lokaludvalgets endnu udisponerede midler

Problemstilling

Østerbroweekend blev afviklet i weekenden den 10. - 11. juni 2017. Det var meningen at arrangementet skulle placeres i den nordlige del af Fælleparken, ikke langt fra Serridslevvej og Jagtvej. Men kort tid inden arrangementet kom det for en dag, at det alligevel ikke var muligt at afholde arrangementet på den placering. Da der skulle være et stort fri-for-mobberi arrangement i hele parken, henover weekenden. Efter et par hektiske dage lykkedes det at få en aftale på plads med Sparta og Center for Byliv i kommunen, således at Østerbroweekend alligevel kunne blive afholdt i Fælledparken, blot med en ny placering på det grønne areal mellem trafiklegepladsen og Sparta.

Lokaludvalget har en vigtig samarbejdspartner til Østerbroweekenden, nemlig Søren Sloth, der bliver hyret til at stå for al logistikken omkring arrangementet.

Søren er kommet med input til evalueringen efter opfordring fra Allan Marouf:

Placering: 
Jeg synes, at placeringen på trods af lidt ekstra besvær og ekstraarbejde det medførte for alle [at rykke placeringen, red.], var den bedste vi har haft indtil nu. At der var skygge på pladsen og at scenen blev rammet ind af det store egetræ var rigtig flot. Derudover var der dejlig kort afstand til vand og toiletter.

Toiletterne var lukkede om søndagen, hvis man kunne rette henvendelse til rette vedkommende og få dem åbnet om søndagen også ville det være godt. 

Til en anden gang skal vi nok inden tage kontakt til fælledparkens bestyrer og lave en aftale om affald, det har ellers fungeret ganske fint de sidste 8 år uden. 

Mad: 
Efter bedste vurdering synes jeg portions størrelserne var meget passende. Dog kunne der som i selv har nævnt være et alternativ til vegetarer. Måske en mulighed helt at gå over til en vegetarisk ret. Bærerdygtigt og meget oppe i tiden, evt noget hvor folk fik stukket en opskrift i hånden sammen med maden. 

Der kunne med fordel være et tilbud til børn, der var mange børn på pladsen og et tilbud til dem ville være rigtig fint, enten et børnevenligt band som vi har haft tidligere, eller en ballon-dyr, male ansigter, tryllekunstner eller lignende. Et af de første år havde vi en som lavede noget "tigertræning" aktiv leg som også var rigtig godt. 

Vi har talt om at kaffetelte måske skal være tættere på Østerbro Lokaludvalgteltet så det på en eller anden måde er mere tydeligt hvem som egentlig byder på kaffe og kage. Det kan også være at hovedteltet skal være en sektion mindre, der var ikke mange som opholdt sig herinde, men det er selvfølgelig rigtig godt at have i tilfælde af regn. 

Løsning

Det foreslås, at Lokaludvalget tager afviklingen af Østerbroweekend til efterretning og kommer med supplerende kommentarer til overstående betragtninger.

Økonomi

Der blev afsat 209.000 kr. til arrangementet, 197.000 kr. til Lokaludvalgsmødet den 15. november 2016, samt yderligere 12.000 kr. til Lokaludvalgsmødet den 10. maj 2017, i alt 209.000 kr.

*Pga. den nye placering lavede vi en aftale med Sparta om at kunne trække strøm fra dem, som vi ikke skulle betale for. Men vi nåede at lave aftale om en midlertidig tilslutning af måler v. den oprindelige placering, som vi var nødt til at betale for.