Medlemsforslag: Præcisering af regler for protokolbemærkninger og mindretalsudtalelser

Medlem af Østerbro Lokaludvalg, Kjeld Lykke, har bedt om at få et punkt på dagsordenen med en præcisering af reglerne og praksis for protokolbemærkninger og mindretalsudtalelser.

Indstilling

Formanden foreslår, på baggrund af Kjeld Lykkes medlemsforslag, at Østerbro Lokaludvalg

1. tager præciseringen af regler for protokolbemærkninger og mindretalsudtalelser til efterretning

2. tager orienteringen om den hidtidige praksis på området til efterretning

Problemstilling

Regler for protokolbemærkninger og mindretalsudtalelser

Af Styrelseslovens § 13 stk. 2 fremgår det, at:

Ethvert medlem, som har deltaget i mødet, kan forlange sin afvigende mening kort tilført beslutningsprotokollen (1) og ved sager, der skal fremsendes til anden myndighed, kræve, at denne samtidig gøres bekendt med indholdet af protokollen.(2) Det pågældende medlem kan ved sagens fremsendelse ledsage denne med en begrundelse for sit standpunkt.(3)

(1) Det er denne afvigende mening, som vi kalder protokolbemærkningen. På selve lokaludvalgsmødet skal indholdet af protokolbemærkningen opridses, så de øvrige lokaludvalgsmedlemmer har mulighed for at tilslutte sig protokolbemærkningen, eller eventuelt selv formulere og afgive en protokolbemærkning. Den præcise skriftlige formulering kan eftersendes.

(2) Lokaludvalgsmedlemmet skal selv, under lokaludvalgsmødet, bede om at teksten fra beslutningsprotokollen medsendes til den anden myndighed.

Københavns Kommune er formelt set ikke en anden myndighed i forhold til lokaludvalgene, men formålet med at sende en høring ud, er at høre alle interessenters mening om sagen, herunder lokaludvalgene, og derfor vurderer Økonomiforvaltningen at en mindretalsudtalelse i forbindelse med en høringssag kan sidestilles med at være en anden myndighed.

I forhold til behandlingen af puljeansøgninger, så fremsendes Lokaludvalgets beslutninger ikke til anden myndighed, men som en myndighedsafgørelse til privatpersoner. Det er kun til anden myndighed, at der kan stilles krav om at modtager gøres bekendt med indholdet i beslutningsprotokollen.

(3) Denne begrundelse for særstandpunkt er det, vi kalder en mindretalsudtalelse. Den behøver ikke, at blive fremsat på mødet, men da særstandpunktet er det samme som protokolbemærkningen, skal der altså være fremsat en protokolbemærkning, for at man senere kan bede om at ens begrundelse medsendes. Denne begrundelse må dog ikke forsinke sagen, og det betyder, at der ved høringsfrister o.lign. kan sættes særlige frister for fremsendelse af begrundelser/mindretalsudtalelser.

Orientering om hidtidig praksis

Frem til sommeren 2016 er reglerne blevet fulgt og mindretalsudtalelser er altid blevet sendt med videre, når der er blevet bedt om det. Den nuværende udvalgssekretær har fejlagtigt fået indtryk af, at Østerbro Lokaludvalg havde en praksis, hvor udtalelserne ikke er blevet sendt med og har derfor ikke sendt mindretalsudtalelserne med videre, og har ikke orienteret mindretallene herom. Det beklager sekretariatet, da det ikke er i overensstemmelse med god demokratisk forvaltningsskik at fravige disse regler for mindretalsbeskyttelse.

Sekretariatet er i gang med at gennemgå protokollerne fra 2016 og frem til d.d. for at danne sig et overblik over omfanget og vil derefter tage kontakt til de pågældende mindretal for at undskylde og for at drøfte, om der på en eller anden måde kan rettes op på fejlen.

For fremtiden vil mindretalsudtalelser altid blive sendt med til 'anden myndighed', når der bedes om det på lokaludvalgsmødet.

Løsning

Det foreslås at Østerbro Lokaludvalg tager orienteringen om reglerne for protokolbemærkninger og mindretalsudtalelser, samt sekretariatets hidtidige praksis, til efterretning.

Beslutning

Lokaludvalget besluttede, at de manglende mindretalsudtalelser fremsendes til forvaltningen, og tog orienteringen til efterretning.

Til top