Mødeplan 2018
Indstilling
Formanden foreslår Østerbro Lokaludvalg
1. at vedtage en mødeplan for 2018
Problemstilling
Fagudvalgsmøder
Det foreslås med denne plan, at alle fagudvalgsmøder ligger i samme uge, og at de ligger i ugen inden, der er frist for at indmelde punkter til lokaludvalgsdagsordenen. På den måde kan sager, der behandles på fagudvalgsmøder nå at komme med på det umiddelbart efterfølgende lokaludvalgsmøde. Samtidig er der også tid nok til, at der kan formuleres udkast til høringssvar mellem fagudvalgsmøde og udsendelse af dagsordenen til lokaludvalgsmødet.
På de kommende møder i fagudvalgene vil der komme et punkt på dagsordenen om planlægning af mødedag og tidspunkt, men det foreslås at de fastlægges i de foreslåede uger.
Lokaludvalgsmøder
De ordinære møder er fastlagt på den 3. onsdag i måneden. Det passer med ferierne i løbet af året, og giver en forudsigelighed i forhold til hvornår andre møder kan lægge.
Ansøgningsfrist til Østerbropuljen
Puljefristerne er lagt med en overvægt i foråret, som i de foregående år. De er samtidig også tilpasset en smule i forhold til 2017, således at det nyvalgte Lokaludvalg ikke skal behandle puljeansøgninger på deres allerførste ordinære lokaludvalgsmøde i april 2018.
Møde i puljeudvalget
På forsøgsbasis er møderne i puljeudvalget plottet ind i kalenderen i god tid, så det er muligt at planlægge uden om dem. Der er ca. 14 dage mellem ansøgningsfristen og behandlingen i puljeudvalget, således at sekretariatet kan nå at screene og journalisere ansøgningerne, og sende dem til puljeudvalget inden de skal behandle dem.
Konstituerende møde
Dette møde er planlagt med forbehold for processen i Borgerrepræsentationen. Det forventes, at de nye Lokaludvalg kan godkendes som et af de første punkter på Borgerrepræsentationens dagsorden den 22. marts 2018, og at det nye Lokaludvalg umiddelbart derefter kan konstituere sig. Derefter holder vi en velkomst middag for udvalget, så de/vi/I kan lære hinanden bedre at kende og få en god start på valgperioden.
Løsning
Det foreslås, at Østerbro Lokaludvalg godkender den foreslåede mødeplan for 2018. Mødeplanen er gældende indtil en ny lokaludvalgssamling eventuelt træffer beslutning om ændringer i planen eller en helt ny mødeplan.
Videre proces
Den 27. februar 2018 bliver der valgt en nyt Lokaludvalg på Østerbro. Det nye Lokaludvalg skal godkendes af Københavns Borgerrepræsentation, formentlig på møde den 22. marts 2018, og kan derefter beslutte om denne mødeplan skal fortsætte, eller om der skal besluttes en ny mødeplan.