Indstilling

Formanden indstiller,

1. at Østerbro Lokaludvalg tager orienteringen om lokaler til efterretning. 

Problemstilling

På opfordring fra formanden vil Økonomiforvaltningen (ØKF) orientere lokaludvalget om status på placering af sekretariatet.

Løsning

Baggrund

Østerbro Lokaludvalgs sekretariat flyttede i sommeren 2016 fra Vennemindevej til lokaler i projekthuset KW3, på Krausesvej 3. Flytningen til KW3 blev drøftet på et møde i lokaludvalget, og lejemålet i KW3 blev indgået som en tidsbegrænset aftale, med udløb 1. marts 2017, da KW3’s kontrakt med Københavns Ejendomme ligeledes var tidsbegrænset.

Siden lokaludvalgets sekretariat flyttede til lejemålet på Krausesvej 3 har der været en række driftsmæssige udfordringer omkring huset. KW3 har desuden været præget af kraftig byggestøj, samt et mangelfuldt rengørings- og oprydningsniveau.

ØKF tog derfor, via lokalvalgets sekretariat, primo oktober 2016 kontakt til DIT:KBH for at afklare, om lejemålet i KW3 kunne forlænges efter 1. marts. Da DIT:KBH ikke på daværende tidspunkt kunne give en endelig tilbagemelding på fremtidsudsigterne, var ØKF ultimo november 2016 nødt til at meddele man ikke, med de daværende forudsætninger, kunne forlænge lejemålet efter 1. marts 2017. Opsigelsen af lejemålet KW3 skal udelukkende ses som et udtryk for rettidig omhu fra ØKFs side.

ØKF har, siden medio november 2016, haft en uformel dialog med både Københavns Ejendomme, Kultur og Fritidsforvaltningen (KFF)/ Kultur Østerbro, SUF /Sundhedshuset i Randersgade og Dit:KBH/KW3, for at afsøge mulighederne for placering af Østerbro Lokaludvalg og sekretariatet.

Projekt VILLA – nye planer for lokalerne på Krausesvej 3

DIT:KBH arbejder, efter aftale med KFFs direktion, i partnerskab med Foreningen VILLA, bestående af flere af KW3’s eksisterende brugere, på at et sted for iværksættere m.v. Projektet hedder Projekt VILLA, og forudsætningen for det er, at der i løbet af projektperioden skabes et 100% selvfinansieret kulturelt væksthus.  Projekt VILLA begynder 1. april 2017 og slutter 31. december 2019.

ØKF, KFF og Foreningen Villa Kultur er i tæt dialog vedr. en evt. placering af sekretariatet i den nye konstruktion.  Sekretariatet vil ikke kunne bevare sine nuværende lokaler i KW3, men kunne benytte andre lokaler.

Formalia og fremtidig placering af sekretariatet

Indgåelse af lejemål for lokaler til Østerbro Lokaludvalg og sekretariatet, der betjener udvalget, indgås af ØKF som led i sekretariatsbetjeningen af lokaludvalget. Lejemålet skal som udgangspunkt være et kommunalt lejemål, og forvaltningen kan kun, hvis der ikke er egnede lejemål, leje lokaler af en ekstern udlejer (3. mands lejemål). Københavns Ejendomme & Indkøb, KEID, har det faglige ansvar for, og bistår ØKF i, dette arbejde.

 Der er ikke på nuværende tidspunkt truffet beslutning om en evt. flytning eller en evt. fremtidig placering af lokaludvalgets sekretariat.

Det er væsentligt, at sekretariatets placering i bydelen både tager højde for spørgsmålet om mødefaciliteter for lokaludvalgets arbejdsgrupper, og forholder sig til hvordan sekretariats placering kan gøres, så den bedst understøtter lokaludvalgets synlighed for, og adgang til, borgerne. ØKF vil, i det omfang det er muligt, sikre at et fremtidigt lejemålet indfrier flest mulige af disse ønsker og behov.

Lokaludvalgets ordinære møder – midlertidig plan.

Flere lokaludvalgsmedlemmer har ytret utilfredshed med afholdelse af lokaludvalgets ordinære møder i KW3 som huset hidtil har fungeret, primært på grund af dårlig akustik og belysning. Lokaludvalgets formand har truffet aftale med Fælledgården om, at møderne frem til sommer holdes der.

Spørgsmålet om lokaludvalgets ordinære møder er derfor, efter ØKFs opfattelse, indtil videre håndteret, og vil derfor ikke afhængige af en afklaring om en evt. fraflytning af Krausesvej.

ØKF orienterer om evt. seneste nyt på mødet, og lokaludvalget tager orienteringen til efterretning.

Økonomi

Alle udgifter til drift af lokaludvalget, herunder husleje og udgifter til lokaludvalgets ordinære møder, afholdes af ØKF, indenfor rammerne af det af Borgerrepræsentationen tildelte administrationsbudget. Nærværende indstilling har derfor ingen direkte økonomiske konsekvenser for Østerbro Lokaludvalg.

Videre proces

ØKF arbejder på at finde en bæredygtig og god løsning for en fremtidig placering af lokaludvalgets sekretariat. Lokaludvalget, herunder særligt formandskabet, vil løbende blive holdt orienteret, og inddraget i forhold til indgåelse af lejemål med, henblik på at fastlægge udvalgets og formandskabets ønsker og behov.  

ØKF arbejder på, at få en afklaring af sekretariatets placering snarest. I sidste ende er det ØKFs ansvar at sikre, at der stilles et sekretariatet til rådighed for lokaludvalget, og beslutningen om en evt. flytning ligger hos forvaltningen.