Opfølgning på Revisionsdirektoratets revisionsprotokollat nr. 9/2005 og medlemsforslag BR 507/2006

Økonomiudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde tirsdag den 31. oktober 2006

 

 

 

J.nr.             ØU 378/2006

 

 

2.                   Opfølgning på Revisionsdirektoratets revisionsprotokollat nr. 9/2005 og medlemsforslag BR 507/2006

 

 

INDSTILLING

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget anbefaler, at Borgerrepræsentationen godkender,

at indstillingens bilag 1 og 2 sendes til kommunens forvaltninger som opfølgning på Revisionsdirektoratets revisionsprotokollat nr. 9/2005 og medlemsforslag BR 507/2006

at der hermed er gjort op med medlemsforslag BR 507/2006

 

RESUME

Som opfølgning på Revisionsdirektoratets revisionsprotokollat nr. 9/2005 og på medlemsforslag BR 507/2006 indstiller Økonomiforvaltningen, at "Notat om opslag af ledige stillinger" og "Notat om opbevaring af personalesager" (indstillingens bi lag 1 og 2) sendes med cirkulære til kommunens forvaltninger.

 

SAGSBESKRIVELSE

Økonomiudvalget godkendte den 29. august 2006, at sagsbeskrivelsen i sagen ØU 322/2006 afgives som høringssvar til Revisionsdirektoratets revisionsprotokollat nr. 9/2005 "Større undersøgelse til Økonomiudvalget vedrørende Økonomiforvaltningens – Torkil Lauesens overgang fra ansættelse i jobtræning til fast ansættelse.".

Det fremgår blandt andet af sagsbeskrivelsen i sagen ØU 322/2006, at Økonomiforvaltningen på baggrund af Revisionsdirektoratets anbefalinger inden udgangen af oktober 2006 vil vurdere behovet for en uddybning af det foreliggende notat om "Præciseringer af cirkulære nr. 10/2005 om opslag af ledige stillinger", blandt andet i relation til efterfølgende ansættelse af medarbejdere ansat uden opslag i overensstemmelse med gældende regler. Økonomiforvaltningen vil i den forbindelse tage sin hidtidige opfattelse vedr. opslag i forbindelse med efterfølgende ansættelse af medarbejdere ansat i jobtræning op til overvejelse. Økonomiforvaltningen vil endvidere indskærpe betydningen af, at personalesager indeholder alle relevante dokumenter og oplysninger, og indskærpe ansvaret for, at gældende regler for arkivalier overholdes.

Borgerrepræsentationen behandlede på mødet den 31. august 2006 medlemsforslag fra De Konservative, Venstre, Dansk Folkepart samt løsgængerne Finn Rudaizky og Winnie Berndtson om opfølgning på revisionsprotokollat nr. 9/2005.

Borgerrepræsentationen godkendte i den forbindelse, at Borgerrepræsentationen foranlediger, at gældende regler for ansættelser, herunder regler for stillingsopslag, præciseres og indskærpes overfor kommunens forvaltninger, og at Borgerrepræsentationen indskærper betydningen af, at personalesager indeholder alle relevante dokumenter og oplysninger, og indskærper at gældende regler for arkivalier overholdes. Det overvejes i den forbindelse, hvordan kontrollen med personalets adgang til arkivalier afbalanceres i forhold til administrative hensyn og under hensyntagen til, at dokumenthåndtering i Københavns Kommune i dag i vidt omfang foretages elektronisk.

Som opfølgning på Revisionsdirektoratets revisionsprotokollat nr. 9/2005 og på medlemsforslag BR 507/2006 har Økonomiforvaltningen udarbejdet "Notat om opslag af ledige stillinger", se bilag 1. Notatet indeholder en beskrivelse af de gældende regler, herunder Økonomiforvaltningens overvejelser og konklusioner i anledning af Revisionsdirektoratets anbefalinger i revisionsprotokollat nr. 9/2005. Endvidere er de tidligere udarbejdede "Præciseringer af cirkulære nr. 10/2005 om opslag af ledige stillinger" indarbejdet i notatet.

Økonomiforvaltningen har endvidere udarbejdet notat om opbevaring af personalesager, hvori reglerne for opbevaring og bevaring af personalesager er nærmere beskrevet, se bilag 2.

Økonomiforvaltningen indstiller, at begge notater sendes med cirkulære til kommunens forvaltninger som opfølgning på Revisionsdirektoratets revisionsprotokollat nr. 9/2005 og på medlemsforslag BR 507/2006. Idet notaterne er opfølgning både på et revisionsprotokollat og på et medlemsforslag, forelægges nærværende indstilling både Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen.

 

ØKONOMI

-

MILJØVURDERING

-

ANDRE KONSEKVENSER

-

HØRING

-

BILAG

Bilag 1: Notat om opslag af ledige stillinger

Bilag 2: Notat om opbevaring af personalesager

 

 

Claus Juhl/