Optagelse af internt lån til delvis finansiering af udgifter til implementering af ESDH (Teknik- og Miljøudvalget)
Optagelse af internt lån til delvis finansiering af udgifter til implementering af ESDH (Teknik- og Miljøudvalget)
Økonomiudvalget
DAGSORDEN
for ordinært møde tirsdag den 31. oktober 2006
J.nr. ØU 390/2006
18. Optagelse af internt lån til delvis finansiering af udgifter til implementering af ESDH (Teknik- og Miljøudvalget)
INDSTILLING
Teknik- og Miljøforvaltningen
indstiller, at Teknik- og Miljøudvalget over for Økonomiudvalget og
Borgerrepræsentationen anbefaler,
at Teknik- og Miljøforvaltningen kan optage et internt
lån på op til 10,9 mio. kr. i 2007 til finansiering af udgifterne til
implementering af elektronisk sags- og dokumenthåndtering. Endelig låneprofil
fastlægges ved afslutning af regnskab 2007. Lånet tilbagebetales i årene 2008
-2012.
at den årlige ydelse dækkes inden for Teknik- og
Miljøforvaltningens ramme på Sekretariatets funktion 6.51.1 "Sekretariat og
Forvaltning". Øvrige relaterede udgifter afholdes over forvaltningens
almindelige bevilling
Teknik- og Miljøudvalgets beslutning i mødet den 11. oktober 2006
Anbefalet
Økonomiforvaltningen
indstiller:
at Økonomiudvalget oversender sagen til Borgerrepræsentationen med følgende erklæring:
"Økonomiudvalget har ingen bemærkninger til, at nærværende sag søges gennemført.
Heri ligger, at Økonomiforvaltningen vurderer, at det ansøgte interne lån er i tråd med Københavns Kommunes interne lånepolitik, hvor der kan gives interne lån til effektiviseringsprojekter"
RESUME
Borgerrepræsentationen
besluttede på sit møde den 10. april 2003 at godkende indgåelse af en kontrakt
om levering og implementering af et system til elektronisk sagsbehandling og
dokumenthåndtering (
Teknik-
og Miljøforvaltningen ønsker, som den sidste forvaltning at tilslutte sig fællesprojektet
og tilslutte ca. 1100 brugere over en periode på 1½ år.
Budgettet kan på nuværende
tidspunkt opgøres til ca. 22 mio. kr. Teknik- og Miljøforvaltningen har behov
for at lånefinansiere op til 11 mio. kr. Lånet afdrages fra 2008 til 2012. Alle
øvrige relaterede udgifter betales over forvaltningens almindelige bevilling.
SAGSBESKRIVELSE
Baggrund
De øvrige
forvaltninger i kommunen har implementeret et fælles system til elektronisk
sagsbehandling og dokumenthåndtering (
Uddybning af
indstilling og evt. alternativer hertil
Teknik-
og Miljøforvaltningen er den sidste forvaltning, som skal tage systemet i brug.
Forvaltningen har gennemført en foranalyse (finansieret over den løbende
drift), som blev afrapporteret juni 2006. På baggrund af analysen ønsker
forvaltningen at implementere eDoc på ca. 1100 pc-arbejdspladser over en
periode på ca. 1½ år. For at få det fulde udbytte af ESDH som sagsbehandlingssystem
implementeres det på alle forvaltningens administrative arbejdspladser.
Implementering
i TMF udgør således en væsentlig forøgelse af brugerantallet i kommunen. Pt. er
der ca. 1800 brugere, som primært arbejder med administrative sager.
Overordnet skal ESDH indgå i Teknik- og
Miljøforvaltningens strategiske forretningsudvikling og udvikling af de
administrative processer, samtidig skal det understøtte den nye, sammenlagte
forvaltnings udvikling i retning af en egentlig enhedsforvaltning med ét fælles
dokument- og sagshåndteringssystem. Det fælles ESDH skal sikre en effektiv og
sammenhængende service over for borger og virksomheder bl.a. ved effektive sagsgange
og højere kvalitet i opgaveløsningen.
Samtidig understøtter ESDH den moderne
digitale forvaltning, som giver god borgerbetjening, bl.a. gennem kortere
svartider, bedre dokumentation og gennemsigtighed i forvaltningen.
ESDH-systemer er fremadrettet en nødvendighed f
or at videreudvikle åbenhed i
forvaltningen og effektivisere borgerbetjeningen. På sigt giver ESDH således
også mulighed for at stille nye digitale ydelser til rådighed og dermed øge
tilgængeligheden for borgerne.
Projektets formål
nås ikke alene ved at gøre et nyt digitalt værktøj tilgængeligt, men kræver
ændrede arbejdsgange, ansvars- og kompetencefordeling mv. Implementering af
ESDH er således i høj grad også et spørgsmål om organisations- og
kompetenceudvikling. Der er gennemført en række arbejdsgangsanalyser i
projektets første fase, som dokumenterede, at der er potentielle gevinster, men
også at det kræver væsentlige organisatoriske forandringer. Nogle forandringer
skal ske umiddelbart ved ibrugtagning af systemet, andre efterhånden som brugen
af systemet udvides. Derfor gennemføres der ved implementeringen yderligere
arbejdsgangsanalyser.
Den planlagte
implementering gennemføres enhed for enhed over ca. 1½ år med forventet
afslutning med udgangen af 2007.
Med implementering
af den nye version af ESDH-systemet eDoc 2.3 er der mulighed for integration
til to, for TMF, helt centrale fagsystemer nemlig KMDs byggesagsstyring og GIS
(geografisk informationssystem), hvilket anses for at være en nødvendighed og
en gevinst. Opgradering til eDoc 2.3 er afgørende for at implementeringen
igangsættes i forvaltningen.
Investering
skønnes at udgøre 22 mio. kr. mens øvrige relaterede udgifter afholdes over
forvaltningens almindelige bevillig. Den årlige driftsudgift fra 2006 skønnes
at udgøre ca. 2,3 mio. kr. De endelige priser afhænger bl.a. af
Økonomiforvaltningens løbende forhandlinger med leverandørerne og kommunens
interne fordelingsnøgle, der er under revidering. Når den reviderede interne
fordelingsnøgle foreligger, så kan budgettet fastlægges endeligt.
Implementering af eDoc er under alle
omstændigheder en meget stor udgift, da forvaltningen, for at få den fulde
effekt, tilslutter mange brugere. Det betyder en forholdsvis stor
tilslutningsafgift (forvaltningens forholdsmæssige andel af kommunens afholdte
fælles etableringsudgifter), udgift til ca. 1100 licenser, samt udgifter til implementering.
Etableringsudgifter
– budgetoverslag – mio. kr. |
|
Scanning,
eDoc-licenser, tilslutningsbidrag |
12,4 |
Undervisning
(interne undervisere, superbrugere, specialister og slutbrugere) |
3,2 |
Konsulentbistand,
herunder til arbejdsgangsanalyser |
2,3 |
Projektledelse |
1,3 |
Diverse |
1,0 |
Uforudsete
udgifter |
1,8 |
I
alt |
22,0 |
Finansieret |
11,1 |
Lånebehov |
10,9 |
Det er svært at finde samtlige midler
over den løbende drift, da effektiviseringsgevinster ved ESDH erfaringsmæssigt
ført høstes nogle år efter implementering. Men det fælles system vil
umiddelbart afskaffe dobbeltregistrering, som pt. er nødvendig i forvaltningen.
Herudover forventes effektiviseringsgevinsten ved ESDH at fordele sig ujævnt i
forvaltningen, bl.a. fordi dele af forvaltningen allerede har eget ESDH-system.
Men under alle omstændigheder forventes en effektivisering alene fordi sager
fremover kun registreres et sted i forvaltningen, selvom flere forvaltningsenheder
arbejder sammen om sagen. Erfaringerne fra andre arbejdspladser siger dog også,
at med indførelse af ESDH bliver der typisk registreret meget mere på sagerne,
hvilket naturligvis påvirker det samlede tidsforbrug den modsatte vej.
Derfor er der i første omgang behov for
at optage et lån for at fordele udgiften over en årrække.
Imødekommes lånet vil det bidrage til
realisering af den planlagte hurtige implementering.
Økonomi
Investeringen
på ca. 22 mio. kr. dækkes med ca. 1,0 mio. kr. af forvaltningens drift, 10,1
mio. kr., som er bevilliget i forbindelse med ordinær overførelse fra 2005 til
2006, - og endelig ønskes der optaget et lån i 2007 til restfinansiering på op
til 10,9 mio. kr. Lov om regulering af statstilskuddet til kommunerne betyder
at serviceudgifterne skal holdes indenfor det budgetterede i 2006, hvorfor
hovedparten af investeringerne først foretages fra og med 2007.
Internt i
forvaltningen fordeles udgiften pr. registeret bruger. Udgiften vil blive
fordelt forholdsmæssigt i forvaltningen som et effektiviseringskrav pr.
registreret bruger og anvises via forvaltningens udviklingspulje.
Implementeringen
iværksættes så snart kommunen har opgraderet den nuværende version, hvilket
også bliver bestemmende for de endelige terminer for låneoptagelsen. Den
endelige låneprofil fastlægges således løbende, så evt. forsinkelser kan
indarbejdes. Status for lånet forudsættes afrapporteret løbende med
årsregnskabet.
Lånet til
ESDH på op til 10,9 mio. kr. tilbagebetales med ca. 2,4 mio. kr. pr. år i perioden
2008 - 2012, afstemt efter lånet endelige størrelse.
Tilsvarende
bliver driftsudgiften fordelt forholdsmæssigt til enhederne og indarbejdet i
forvaltningens almindelige budget.
Miljøvurdering
Sagstypen
er ikke omfattet af Teknik- og Miljøforvaltningens positivliste over sager, der
skal miljøvurderes.
Høring
-