Revisionsrapport - Revision af lønninger for 2015

Der skal tages stilling til revisionsrapport vedrørende revision af lønninger for 2015.

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

at orienteringen om revisionens rapport ”Revision af lønninger for 2015” samt Koncernservices og forvaltningernes handlingsplaner hertil tages til efterretning, på nær punkt 3.12 , idet Økonomiforvaltningen endnu ikke har modtaget endelige oplysninger om den driftsmæssige begrundelse for fri-bil-ordningen i Kultur- og Fritidsforvaltningen.

Problemstilling

Økonomiforvaltningen har den 12. maj 2016 modtaget revisionens rapport vedr. revision af lønninger for 2015, jf. bilag 1.

Med denne indstilling orienteres Økonomiudvalget om revisionsrapporten samt om de handlingsplaner, som Koncernservice i samarbejde med forvaltningerne har udarbejdet til håndtering af de identificerede kritiske forhold på løn- og personaleområdet i 2015. De kritiske forhold vedrører henholdsvis Koncernservice og forvaltningerne.

Økonomiforvaltningen er enig i de observationer og bemærkninger revisionen kommer med i rapporten. Økonomiforvaltningen bemærker i den forbindelse, at der har været uforholdsmæssigt mange udfordringer på løn- og personaleområdet i 2015, som følge af de problemer, der har været i forbindelse med implementeringen af vagtplanssystemet KAS.

Løsning

Der er allerede igangsat flere indsatser i forhold til at forbedre kvaliteten i kommunens lønadministration, hvilket også anerkendes af revisionen i rapporten.

Økonomiforvaltningen er dog opmærksom på, at der stadig er behov for stort fokus på området, og Koncernservice og forvaltningerne arbejder videre med de allerede igangsatte handlingsplaner rettet mod at gøre kommunens lønadministration mere effektiv og betryggende. Det forventes, at alle tiltag i al væsentlighed er implementeret primo januar 2017.

Der er løbende dialog med revisionen omkring fremdriften i handlingsplanerne, således at det sikres, at disse håndterer de identificerede kritiske forhold og gennemføres til den fastsatte deadline.

Nedenstående tabel opsummerer de bemærkninger i rapporten, der er anført som særligt kritiske samt Koncernservices og forvaltningernes håndtering heraf:

Handlingsplan for de revisionsbemærkninger, der retter sig mod forvaltningerne

Ref.	Observation	Ansvarlig	Handlingsplan	Deadline	R /V*
3.2 CRM-systemet	Der er fortsat massive udfordringer i forhold til sikring af den nødvendige grunddokumentation i lønsagerne (forvaltningerne)	Alle forvalt-ninger	Koncernservice (KS): •Revidering af eksisterende forretningsgange, herunder skærpelse af krav til dokumentationen •Sikre forbedret rapportering vedr. mangelfuld dokumentation (aggregeret niveau pr. forvaltning samt arbejdspladsniveau) •Udarbejde e-læring til kommunens ledere om ansættelsesprocessen, herunder kravene til dokumentation Forvaltninger: •Information til arbejdspladserne via forvaltningens kommunikationskanaler og ledelsesmøder •Foretage opfølgning med de aktuelle arbejdspladser, hvor problemstillingen er størst •Sikre gennemførelse af ledelsestilsyn i egen forvaltning	31.12.2016	Rød
3.3 Børneattester	(BUF/SOF) De obligatoriske forretningsgange foreskriver, at arbejdspladsen har ansvaret for at sikre, at medarbejderen ikke starter i job før børneattest er indhentet og godkendt. Der ses ikke at være etableret en forretningsgang i forvaltningerne, der følger op på, at mangelfuld dokumentation indsendes til KS.	BUF/ SOF	Koncernservice: Handlingsplanen for punkt 3.2 imødekommer ligeledes dette punkt. Som supplement hertil vil Koncernservice igangsætte følgende tiltag: •Revidering af eksisterende forretningsgange, herunder beskrive kravet om anvendelse af politiets selvbetjeningsløsning (i samarbejde med forvaltningerne) Forvaltninger: •Information til arbejdspladserne via forvaltningens kommunikationskanaler og ledelsesmøder •Foretage opfølgning med de aktuelle arbejdspladser, hvor problemstillingen er størst •Sikre gennemførelse af ledelsestilsyn	31.12.2016	Rød
3.8 LARA og Trio	(BUF) Rammebilag til kommunens kasse- og regnskabsregulativ foreskriver, at forvaltningerne skal sikre, at der udarbejdes forretningsgangsbeskrivelser for kontrolforanstaltninger for brugen af Edb-systemer. BUF ses ikke at have udarbejdet en forretningsgangsbeskrivelse, herunder ses der ikke at være den påkrævede funktionsadskillelse ved LARA.	BUF	Koncernservice: •Udarbejdelse af ny forretningsgang, der definerer forretningskontroller end to end, herunder fra data i forsystemet LARA til lønudbetalingen BUF vil igangsætte følgende handlingsplan: •Udarbejdelse af forretningsgang for TRIO og LARA herunder risikovurdering jf. ”Nyt Ledelsestilsynskoncept”. •Udarbejdelse af IT kontroller vedr. adgangsstyring og logning i systemerne •Etablering af funktionsadskillelse ved LARA	31.12.2016	Rød
3.12 Sagsgennemgang	(KFF) Der er i én lønsag på VIP-området observeret manglende og fyldestgørende dokumentation for efterlevelse af de generelle principper udmeldt af KL ved etablering af bilordning. Ordningen har eksisteret siden 2002 og pgl. har ifølge det oplyste svaret skat efter gældende regler i hele perioden. KFF oplyser endvidere, at forvaltningen har igangsat et arbejde med at sikre den fornødne dokumentation.	KFF	Økonomiforvaltningen har anmodet alle forvaltninger om oplysninger om, i hvilket omfang der for forvaltningernes administrerende direktører inden for de seneste 5 år har været etableret fri-bil-ordninger, der medfører skattepligt for de pågældende. Samtidig er der anmodet om oplysninger om, hvilket driftsmæssige hensyn der har begrundet den administrerende direktørs fri-bil-ordning. SUF, SOF, TMF og ØKF oplyste at der inden for de sidste 5 år ikke har været en fri-bil-ordning for forvaltningernes administrerende direktører. BIF oplyser at deres tidligere administrerende direktør havde en fri-bil-ordning, men at denne ophørte da den pågældende fratrådte i 2013. Bilordningen var efter det oplyste begrundet i driftsmæssige hensyn i forbindelse med den adm. direktørs varetagelse af sine opgaver. BUF’s administrerende direktør havde en fri-bil-ordning i perioden april 2011 til september 2011.BUF har oplyst, at ordningen vurderes at have været almindelig praksis på det tidspunkt i kommunen og var begrundet i hensynet til kommunens drift bl.a. på grund af minimering af tidsforbruget til transport mellem møder på forskellige lokaliteter. KFF’s administrerende direktør har siden sin tiltrædelse i 2002 haft fri-bil-ordning. KFF har oplyst, at ordningen blev etableret i overensstemmelse med forvaltningens kutyme fra før 2002. Endvidere at ordningen lige er ophørt. KFF har endnu ikke fremsendt nærmere oplysninger om den driftsmæssige begrundelse for fri-bil-ordningen.	-	Rød

Handlingsplan for de revisionsbemærkninger, der retter sig mod Koncernservice

Ref.	Observation	Ansvarlig	Handlingsplan	Deadline	R /V*
3.3 Børneattester	Informationsmaterialet fra KS til forvaltningerne indeholder ikke en akkumuleret oversigt over manglende dokumentation fra tidligere måneder. Vi har desuden konstateret, at der i KS er en praksis, hvor sager i CRM-systemet registreres som færdigbehandlede/løst efter en periode på 3 mdr., selv om manglende dokumenter endnu ikke er modtaget.	Koncernservice	Koncernservice: Handlingsplanen for punkt 3.2, jf. handlingsplanen rettet mod forvaltnngerne, imødekommer ligeledes dette punkt. Som supplement hertil vil Koncernservice igangsætte følgende tiltag: •Revidering af eksisterende forretningsgange, herunder beskrive kravet om anvendelse af politiets selvbetjeningsløsning (i samarbejde med forvaltningerne) Forvaltninger: •Information til arbejdspladserne via forvaltningens kommunikationskanaler og ledelsesmøder •Foretage opfølgning med de aktuelle arbejdspladser, hvor problemstillingen er størst •Sikre gennemførelse af ledelsestilsyn	31.12.2016	Rød
3.6 Intern Kontrol	Det er i lighed med tidligere år konstateret, at den etablerede interne kontrol ikke sikrer korrekt løn til tiden.	Koncernservice	KS har pr. november 2015 indført en procedure, hvor alle fundne fejl i 100 pct.-tastekontrollen registreres, og hvor der følges op på de fundne fejl. Opfølgningen retter sig både mod de medarbejdere, der begår fejlene og de processer, hvori fejlene sker. Med implementeringen af nyt lønsystem ændres de interne kontrolprocedurer. Der udføres allerede kontrol af positiv-/negativlister efter hver ordinære lønkørsel. 100 pct. -tastekontrollen vil i løbet af 2016 overgå til at blive udført på simulerede lønkørsler, hvorfor kontrollen kan udføres inden lønnen køres, og således får karakter af forebyggende kontrol. Derudover er der igangsat et projekt vedr. lønkontrol. Formålet er at etablere en mere effektiv og automatiseret lønkontrol end to end. Forretningsgangen på området vil blive opdateret i to tempi: 15. august 2016 forventes det, at der foreligger en opdateret forretningsgang, der beskriver overgangen til opdagende kontrol. Inden årets udgang forventes det, at der foreligger en godkendt forretningsgang, der beskriver den digitale understøttelse og kontroller i et end to end perspektiv.	31.12.2016	Rød
3.7 Vagtplansystem KAS	Implementeringen har vist, at der ikke i tilstrækkeligt omfang har været et samlet overblik over de leverancer, der skulle gennemføres i forbindelse med implementeringen, hvilket har medført en del kritiske forhold ved anvendelsen af KAS.	Koncernservice	KS er enig i observationen, og der er igangsat et projekt – KAS 2.0 – med det formål at organisatorisk reimplementere KAS i forhold til dels opbygning af en drifts- og supportmodel, dels udvikling og gennemførelse af den nødvendige kompetenceudvikling af nye såvel som eksisterende brugere. Projektet udvikler et fast koncept for uddannelse af nye brugere af KAS samt et certificeringskoncept for brug af KAS. Der udarbejdes desuden arbejdsgange og vejledninger mhp at understøtte den daglige brug af KAS. KS har igangsat et uddannelsesforløb for KAS vejledere. Uddannelsen begynder i maj, og vil være en fortsat proces. Kompetencetiltagene forventes, at være idriftsat oktober 2016.	31.12.2016	Rød
3.10 Lønadministration selvejende institutioner	Vi har konstateret, at Københavns Kommune foretager al indberetning af lønoplysninger mv. til SKAT på kommunens CVR-nummer, og ikke på de selvejende institutioners egne CVR-numre.	Koncernservice	KS er enig i observationerne, og bemærker, at den aktuelle model har været anvendt siden 1998. KS's umiddelbare vurdering er, at indberetning på institutionernes egne CVR-numre vil være byrdefuld, og vil kræve en del administration, da der kræves NemID for hvert CVR-nummer der skal administreres. Overgangen vil derfor medføre en risiko for tab af refusion, ligesom feriepengeafregning og afstemningsprocedurer skal justeres. KS vil derfor i første omgang foretage en juridisk afklaring af, og gå i dialog med SKAT om, hvordan man på den mindst indgribende måde kan leve op til reglerne. På refusionsområdet er KS i forvejen ved at skabe overblik over alle selvejende institutioner, hvorefter KS påtænker at få fuldmagter til at indberette på deres vegne i NemRefusion og på Virk.dk. Indtil da indberetter KS på KK’s overordnede CVR-nummer.	01.10.2016	Rød
3.12 Sagsgennemgang	Der er observeret manglende og fyldestgørende dokumentation i lønsagerne, samt manglende berigtigelse i 2 lønsager med potentiel økonomisk betydning. Desuden er der på VIP-området i én lønsag konstateret en manglende godkendelse og dokumentation for etablering af en bilordning.	Koncernservice	KS er enig i observationerne og bemærker at en række af de fejl revisionen har bemærket er rettet som led i den almindelige løn-administrative proces. Det drejer sig fx om sager, der har manglet dokumentation, som er fremsendt efter KS har rykket. Der er to sager med potentiel økonomisk betydning, som stadig er åbne i forhold til revisionen: • I én sag har sagsbehandler ikke efterspurgt dokumentation for erfaring, så medarbejderen har ikke fået løn for anciennitet. Medarbejderen er rykket for indsendelse af dokumentation. • I én sag skal tillæg ikke reduceres i forhold til ansættelsesbrøk. Det er generelt medarbejderne der er ansvarlige for at dokumentere deres erfaring, og KS har ikke mulighed for at fremskaffe denne dokumentation ad anden vej end fra den berørte medarbejder. I den anden sag er der tale om en KMD-fejl. KS har meldt fejlen til KMD den 7. januar 16, fejlen er rettet med januarlønnen.	01.07.2016	Rød
3.13 Lønafstemninger	Vi har konstateret, at der er udarbejdet afstemninger mellem kommunens lønsystem og økonomisystem i 2015. Der er dog ikke foretaget afstemning af lønnen til indberetningen til SKAT (E-indkomst). Afstemningen for 2014 udestår ligeledes. KS har opdaget en fejl i opsætningen af rolleprofiler i OPUS i forbindelse med hjemtagelsen af autorisationer. KS har bedt KMD om en redegørelse.	Koncernservice	KS har haft udfordringer med at danne et validt datasæt til afstemning af E-indkomst. Pt. forventes et validt datasæt for 2014 at foreligge i uge 18 og en afstemning af 2014 forventes at være færdig i uge 21. når validt datasæt for 2014 foreligger, vil der ligeledes blive udarbejdet et datasæt for 2015. Såfremt valideringen af datasæt sker uden yderligere udfordringer, forventes afstemningen af E-indkomst for 2015 også at foreligge i uge 21.	01.06.2016	Rød

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Mikkel Hemmingsen

Bjarne Winge

Beslutning

Dagsordenspunkt 4: Revisionsrapport - Revision af lønninger for 2015 (2016-0078094)

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 31. maj 2016

Indstillingen taget til efterretning uden afstemning.