Lovkrav om kommunale halvårsregnskaber

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at ændringer i kommunens kasse- og regnskabsregulativs, "bilag om regnskab i årets løb", som følge af loven om halvårsregnskaber i kommunerne godkendes, jf. bilag 1.

Folketinget besluttede den 26. februar 2011 at ændre den kommunale styrelseslov ved at stille krav om kommunale halvårsregnskaber fra 2011 og frem. Ændringen følger af kommuneaftalen for 2011 mellem KL og regeringen og har som formål at styrke økonomiopfølgningen i kommunerne. Halvårsregnskabet skal således fremadrettet danne grundlag for opfølgningen på udgiftsudviklingen og forbedre kvaliteten og træfsikkerheden i kommunernes prognoser for årsregnskabet. Endelig skal halvårsregnskabet for kommunerne indgå i dialogen mellem staten og KL om den kommunale økonomi, herunder udviklingen i service- og anlægsudgifterne.  

Der skal fremadrettet aflægges et egentlig udgiftsbaseret halvårsregnskab (dog ekskl. en balance over aktiver og passiver). Halvårsregnskabet skal som udgangspunkt blive udformes på baggrund af den løbende bogføring, men vil indebære enkelte, mere detaljerede registreringskrav ift. periodisering, moms og statsrefusion. I forhold til interne afregninger mellem forvaltninger gælder, at disse skal være udsendt og godkendt inden halvårsregnskabet, hvis der vedrører ydelser, der blev leveret i løbet af det første halvår.
Endvidere kræves det, at det faktiske forbrug vedr. selvejende institutioner indgår i halvårsregnskabet. Hidtil er der i løbet af året kun sket en indregning af det udbetalte acontotilskud, hvorimod det samlede forbrug er blevet konteret  ifm. afslutningen af årsregnskabet samtidig med nulstilling af tilskuddet.
Der er i lovgivningen fastlagt en supplementsperiode til og med den 14. juli, hvorefter de endelige regnskabsdata skal sendes til Danmarks Statistik.

På baggrund af ovenstående skal Kommunens Kasse- og Regnskabsregulativ opdateres med kommunens retningslinjer på de områder, der omfattes af den ændrede lovgivning. I praksis skal der derfor ske ændring af  bilaget om "Regnskabet i Årets Løb".

Icirkulæret for budgetopfølgning for 2011, besluttet af ØU den 13. november 2010, er kommunens budgetopfølgningsproces i 2011 udformet, så den generelt lever op til de krav, der fra 2011 fremgår om halvårsregnskabet af budget- og regnskabssystemet for kommuner. For at sikre at også registreringerne i halvårsregnskabet ligeledes lever op til kravene, skal der også foretages ændringer i Kasse- og Regnskabsregulativets bilag om "Regnskabet i Årets Løb, Regnskabsinstruks for måneds- og årsafslutning". Dette bilag specificerer, hvilke handlinger der skal foretages i forbindelse med halvårsregnskabet.

Konkret er der tilføjet et nyt afsnit om halvårsregnskabet i bilaget, hvor det fremgår, at halvårsafslutningen ift. registreringerne som udgangspunkt udføres som en almindelig periodeafslutning. Det understreges, at der - i lyset af de statslige krav- skal ske en korrekt periodisering af indtægter, udgifter og interne afregninger, der skal henføres til det korrekte halvår. Dette betyder fx, at en faktura for en leverance, som kommunen har modtaget i juni 2011, skal indregnes som en udgift i 1. halvår ved at bogføre på periode 6, selv om den først modtages den 4. juli. Samme princip gælder for intern handel i kommunen. Desuden gælder, at såfremt der er væsentlige poster, hvor der ikke er sendt eller modtaget en faktura ved periodeafslutningen, så bør disse indtægts- eller udgiftsføres i den rette periode, hvis beløbet kan opgøres pålidigt.

Endvidere fastlægges der med bilaget en supplementsperiode på 5 hverdage, hvilket svarer til en almindelig månedsafslutning. Herefter vil der i en udvidet supplementsperiode være mulighed for at foretage væsentlige konteringer for at sikre korrekt kontering og periodisering. Bogføringen afsluttes i overensstemmelse med kravene endeligt af Koncernservice med posteringer vedr. moms inden den 15. juli.

Herudover fastlægges i bilaget, at forbruget vedr. selvejende institutioner, der ikke benytter kommunens økonomisystem KØR, ved halvårsregnskabet skal håndteres ved en indregning af forbruget på artsniveau (1. og 2. ciffer af standardkontoen) centralt i de pågældende forvaltninger. Samtidigt nulstilles det i 1. halvår udbetalte tilskud på centrale konti i de pågældende forvaltninger. Efter halvårsregnskabet neutraliseres de centrale posteringer, så der ikke sker en påvirkning af årsregnskabet. Dette sker i periode 7, dvs i juli måned. Fremgangsmåden er drøftet med Intern Revision.

Set i lyset af problemstillingerne vedrørende korrekt periodisering af interne afregning mv. samt indregning af selvejende institutioner udenfor KØR vil Økonomiforvaltningen til  budget 2012  foreslå en række yderligere initiativer, der skal forbedre kommunens økonomistyring og samlede regnskabsproces, jf. nedenstående afsnit herom.

Af bilag 1 fremgår det endelige bilag om "Regnskab i Årets Løb - Regnskabsinstruks for periode-, halvårs-, og årsafslutning". 

Tidsplaner

Tidsplanen for bogføringen ifm. halvårsregnskabet er som følger: 

Tabel 1: Tidsplan for bogføring ifm. halvårsregnskabet

Tidsplanen for prognoser efter 1. halvår følger nedenstående frister:

Det bemærkes særskilt, at tidspunktet for opdatering af Rubin med halvårsregnskabet med denne indstilling ændres fra 8/7 til 15/7.

Initiativliste til Styr på Økonomien 4

Økonomiforvaltningen vil fremadrettet til forhandlingerne om budget 2012 komme med nye forlag til fortløbende forbedring af kommunens økonomistyring. Væsentlige elementer forventes bl.a. at blive følgende:

• Forslag til forbedret hjemtagelse af refusioner gennem selvbetjeningsløsninger for indberetning af refusionsberettet fravær og afdækning af muligheden for oprettelse af et fælles refusionscenter i kommunen
• Forslag om principbeslutning om en samling af kommunens forskellige økonomisystemer i en videreudviklet eller ny fælles systemløsning, med henblik på bl.a. IT-understøttelse af budgetprocessen og muligheden for fælles systemunderstøttelse af anlægs- og projektstyringen, 
• Afdækning af mulighed for ogkrav til egentlige kvartalsregnskaber i 2012
• Forslag til hurtigere prognoser fra institution til Økonomiudvalg,
• Principbeslutning hurtigere rapportering fra selvejende institutioner,
• Forslag til forenkling af afregningen og systemunderstøttekse og kontoplan for intern handel i kommunen, herunder mulighed for større anvendelse af direkte bogføring
• Forslag om krav om nedbrydning og periodisering af kommunens budget på institutionsniveau i kommunens økonomisystem fra 2012 og frem
• Bedre anlægsstyring, herunder afdækning af mulighed for ændrede snitflader mellem KEjd og forvaltningerne og størrelsen konsulentudgifter på anlægsområdet i regi af fast track forum