Analyse af udviklingsmuligheder i Rådgivende Ingeniører og Arkitekter (Bygge- og Teknikudvalget)
Analyse af udviklingsmuligheder i Rådgivende Ingeniører og Arkitekter (Bygge- og Teknikudvalget)
Økonomiudvalget
DAGSORDEN
for ordinært møde tirsdag den 30. november 2004
J.nr. ØU 400/2004
18. Analyse af udviklingsmuligheder i Rådgivende Ingeniører & Arkitekter (Bygge- og Teknikudvalget)
INDSTILLING
Bygge- og Teknikforvaltningen indstiller grundet omstændighederne, at Bygge- og
Teknikudvalget anbefaler Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen
at afvikle RIA
at anmode Bygge og Teknikforvaltningen om i
samarbejde med Økonomiforvaltningen at tilrettelægge processen omkring
afvikling af RIA under hensyn til, at der i videst muligt omfang tilbydes
medarbejderne anden beskæftigelse i Københavns Kommune, samt søge
afviklingsomkostningerne nedbragt mest muligt gennem relevant genanvendelse af
lokaler, maskiner m.m.
at Bygge- og Teknikudvalget bidrager til
finansieringen af afviklingen via et forventet mindreforbrug i 2004
at tage stilling til hvordan Københavns
Kommune samlet finansierer afviklingen af RIA
Bygge- og Teknikudvalgets beslutning i mødet den 10. november 2004
Til udvalgsmødet
forelå notat af 2. november 2004 fra Rambøll Management – "Bemærkninger til
kommentar fra HSU".
Der blev stemt om indstillingen.
Afstemning
|
For |
Imod |
Stemte ikke |
Søren Pind (V) |
X |
|
|
Wallait Khan (V) |
X |
|
|
Ole Hentzen (C) |
X |
|
|
Monica Thon (B) |
X |
|
|
Johannes Nymark (A) |
X |
|
|
Lars Engberg (A) |
|
|
|
Winnie Larsen-Jensen
(A) |
|
|
|
Karin Storgaard (O) |
|
|
|
Jens Johansen (F) |
|
|
|
Sven Milthers (F) |
|
|
X |
Mikkel Warming (Ø) |
|
X |
|
Indstillingen blev anbefalet.
Sven Milthers (F) tog forbehold for sagens videre behandling.
Mikkel Warming (Ø) afgav følgende bemærkning: "Enhedslisten ønsker at bevare RIA som en kommunal funktion. Enhedslisten mener, at den viden og ekspertise, som RIA repræsenterer, naturligt hører hjemme i den kommunale kommende ejendomsenhed".
Økonomiforvaltningen
indstiller,
at Økonomiudvalget oversender sagen til Borgerrepræsentationen med følgende erklæring:
"Indstillingens 3. og 4. at erstattes af følgende:
At udgifterne dækkes af et forventet mindreforbrug i BTU i 2004 samt forventede merindtægter fra ejendomssalg mv. i 2004 og 2005 og afgifter fra byggesagsbehandlinger i 2005. Indtil der foreligger en endelig opgørelse heraf sker der mellemfinansiering over kassen (8.01.5)."
RESUME
RIA
blev dannet i forbindelse med Borgerrepræsentationens beslutning 19. marts 1998
om Bygge- og Teknikforvaltningens fremtidige overordnede struktur. Baggrunden
herfor var et ønske om at udvikle og omdanne kommunens rådgivende funktion
indenfor ingeniør og arkitektvirksomhed til en indtægtsdækket virksomhed, der
skulle fungere på markedsvilkår. RIA blev til ved en samling af Københavns
Kommunes Rådgivende Ingeniørkontor og den halvdel af det daværende Stadsarkitektens
Direktorat, der udførte rådgivningsopgaver.
Den
25. november 1998 godkendte Bygge- og Teknikudvalget den første virksomhedskontrakt
for RIA.
Der
var allerede i RIAs første år fokus på virksomhedens eksistensbetingelser.
Dette indebar, at Bygge- og Teknikudvalget den 8. november 2000 godkendte, at
forvaltningen indledte forhandlinger med Carl Bro A/S om dannelse af et fælles
aktieselskab med henblik på senere frasalg af RIA. Hensigten hermed var at
styrke RIA forretningsmæssigt og derved sikre virksomheden for fremtiden. RIAs
ledelse og medarbejdere var i denne periode gennem en vanskelig tid, hvor stor
usikkerhed og utryghed prægede virksomheden.
Maj
2001 afslutter forvaltningens administrerende direktør forhandlingerne uden resultat,
da det blev vurderet at Carl Bros forventninger til RIAs markedsværdi var urealistisk
lav.
Herefter
søgte RIAs direktør de oprindelige intentioner med RIA som kontraktstyret
virksomhed gennemført, som de var beskrevet i den virksomhedskontrakt, der var
indgået mellem RIAs ledelse og Bygge og Teknikforvaltningens ledelse og godkendt
af Bygge- og Teknikudvalget. Gennem 2001 og 2002 arbejdede RIAs ledelse med at
få virksomheden til at fungere og genoprette motivation og tro på RIA som
arbejdsplads hos ledelse og medarbejdere. En proces, der ikke har været uden vanskeligheder.
RIA
leverede i 2001 og 2002 et årsresultat på henholdsvis et underskud på 3,2 mio.
kr. og et overskud på 16 tkr. September 2003 varslede RIAs ledelse, at der var
problemer med omsætningen og at der dermed kunne opstå problemer med
årsresultatet i 2003. RIAs ledelse vurderede, at de opståede problemer kunne
imødegås ved en omgående kapacitetstilpasning af virksomheden. Ledelsen
iværksatte denne ved en personalereduktion, der samlet betød at RIA reducerede
antallet af medarbejdere med 13 årsværk.
På
denne måde lykkedes det RIAs ledelse at imødegå den vigende omsætning og et budgetmæssigt
underskud i 2003. Således at RIA kom ud af 2003 med et beskedent overskud på 7
tkr. Allerede i forbindelse med budgetopfølgningen i april 2004 varsler RIAs
ledelse imidlertid nye problemer med omsætningen. RIAs forventninger til
omsætningen i 2004 svarer ikke til den opgavemængde der indløber. RIAs ledelse
vurderer, at såfremt den vigende omsætning fortsætter vil RIA komme ud med et
underskud på mellem 6 og 7 mio. kr. i 2004. Ledelsen vurderer det ikke muligt –
som i 2003 – at kapacitetstilpasse virksomheden på samme måde som i 2003.
Bygge-
og Teknikudvalget orienteres om udviklingen i RIA forud for budgetopfølgningen
og i forbindelse med sagens behandling på mødet den 5. maj 2004 orienterede
forvaltningens ledelse udvalget om, at der iværksættes en ekstern analyse af
RIAs situation og udviklingsmuligheder med henblik på at få taget en
fremadrettet stilling til RIAs situation. Samtidig orienteres om at RIAs
ledelse iværksætter en omgående indsats med
henblik på at øge omsætningen og
søge at begrænse et underskud. Dette sker bl.a. ved en møderække med de øvrige
fagforvaltninger, hvor mulige opgaver til RIA drøftes og hvor forvaltningernes
tilfredshed med RIAs opgaveløsning drøftes.
Rapport om RIAs fremtidige
udviklingsmuligheder
Rambøll
Management gennemfører derefter en analyse af RIAs fremtidige udviklingsmuligheder
for Bygge- og Teknikforvaltningen. Analysen gennemføres i samarbejde med RIA,
der leverer input og oplysninger og følges dels af en styregruppe med
repræsentanter for forvaltningens og RIAs ledelse og dels af en følgegruppe,
hvor også tillidsrepræsentanter for RIA deltager. Rapporten forelægges for
Bygge og Teknikudvalget den 29. september 2004 og præsenteres for RIAs
medarbejdere den 30. september 2004.
Rapporten
beskriver fire mulige scenarier for RIAs fremtidige udvikling:
Scenario 1: Fortsat
optimering af RIA
Scenario 2:
Strategisk turn around
Scenario 3:
Lukning
Scenario 4: Salg af RIA
Rapporten
tegner et billede af en virksomhed der – om end den har gennemgået en række effektiviseringstiltag
og rummer en række styrker – på afgørende områder er nødlidende.
Projektstyring, salg, kundetilfredshed, omsætning pr medarbejder er væsentlige
virksomhedsparametre ved ledelse og drift af en rådgivningsvirksomhed. På disse
afgørende felter vurderer Rambøll Management at RIA har betydelige vanskeligheder.
Vurdering af omsætningsmuligheder fremover
I forbindelse
med stillingtagen til valg af den fremtidige udvikling af RIA er det vigtigt at
bedømme mulighederne for fremtidig omsætning for virksomheden. Analysen
afdækker en overordentlig stor følsomhed for blot marginale udsving i omsætningsniveauet
for RIA i de to scenarier, hvor RIA fortsætter med henholdsvis mindre og større
forandringer. Således vil et fald på blot 2-3 % af den forudsatte omsætning i
turn around scenariet indebære, at den forudsatte positive økonomisk udvikling
vender og bliver negativ. Omvendt vurderes RIA kunne levere fornuftige
resultater, såfremt der kan opnås en omsætning ud over det forudsatte.
RIAs omsætning
er og vil i givet fald fremover primært skulle baseres på opgaver fra
Københavns Kommune forvaltninger. Virksomheden RIA giver kun mening og kan i
øvrigt kun opretholdes som en kommunal virksomhed, såfremt den helt overvejende
del af omsætningen stammer fra behov i Københavns Kommune jf. kommunalfuldmagtens
bestemmelser. Det er derfor afgørende, at få vurderet om der fortsat er et
behov for en rådgivende ingeniør og arkitektvirksomhed indenfor Københavns
Kommune. Det er samtidig afgørende, at få vurderet RIAs situation i lyset af
den øvrige udvikling der sker i Københavns Kommune og de dispositioner der allerede
er truffet af Borgerrepræsentationen.
Københavns
Borgerrepræsentation har den 14. december 2003 truffet beslutning om at oprette
en ejendomsenhed, der har til formål at forestå langt den overvejende del af
ejendomsadministration og vedligeholdelse af Københavns Kommunes bygninger. Bag
denne beslutning ligger et ønske om at effektivisere området. Forudsætningerne
for etablering af Ejendomsenheden og realiseringen af effektiviseringspotentialet
er, at Ejendomsenheden kan tilrettelægge opgavernes udførelse efter forretningsmæssigt
optimale principper og sikre den til enhver tid optimale økonomi gennem udbud
af såvel rådgiveropgaver som udførelse af vedligeholdelse og byggearbejder.
Det
er samtidig en forudsætning, at der sker en vis overførsel af medarbejdere der
i dag er ansat i fagforvaltningerne til at forestå deres bygge- og
vedligeholdelsesopgaver til Ejendomsenheden. Dette gælder imidlertid ikke RIA, idet
der i forbindelse med dannelsen af Ejendomsenheden har været en forudsætning om
at benyttelsen af RIA skulle foregå som i dag, dvs. at Ejendomsenheden –
tidligere forvaltningerne – udbyder ydelserne og RIA leverer dem i det omfang
de er konkurrencedygtige. Bygge og Teknikforvaltningen har gennem forløbet
omkring dannelsen af Ejendomsenheden gjort opmærksom på, at der kan udestå et
betydeligt problem omkring blandt andet RIA. Tilsvarende har Bygge og
Teknikudvalget i forbindelse med forvaltningshøringen af oplægget om dannelse
af Ejendomsenheden gjort eksplicit opmærksom herpå.
De
konstaterede problemstillinger i RIA aktualiserer en stillingtagen til hvordan
Københavns Kommune ønsker at håndtere RIA fremover.
Med
henblik på at afdække behovet for en rådgivende arkitekt- og ingeniørenhed RIA
i Københavns Kommune har Bygge og Teknikforvaltningen drøftet behov og ønsker
med Økonomiforvaltningen, forvaltningsdirektørerne og direktøren for Ejendomsenheden.
Kultur- og
Fritidsforvaltningen og ledelsen af den kommende ejendomsenhed tilkendegiver:
·
At
den opgave Ejendomsenheden skal løse af Borgerrepræsentationen er forudsat løst
på forretningsmæssige vilkår, hvilket er forudsætningen for realiseringen af de
effektiviseringspotentialer, der er forudsat indhøstet gennem Ejendomsenhedens
virke.
·
At
Ejendomsenheden i forlængelse heraf ikke har behov for at opbygge interne
rådgiverfunktioner indenfor arkitekt og ingeniørområdet
·
At
Ejendomsenheden vil købe ydelser, hvor de er mest konkurrencemæssige, hvilket
forudsættes afgjort gennem udbud
·
At
Ejendomsenheden vil vælge at anvende RIA, forudsat RIA viser sig at kunne leve
op til forudsætningen om at være konkurrencemæssige gennem udbud.
·
At
Ejendomsenheden først træder i kraft pr 1. januar 2006 og derfor ikke kan
iværksætte hverken opgaver eller udbud før dette tidspunkt.
Samtlige
forvaltningsdirektører tilkendegiver:
·
At
der ikke fremover skønnes at være behov i fagforvaltningerne for et internt
rådgivende arkitekt- og ingeniørvirksomhed i Københavns Kommune. Fagforvaltningernes
rolle vil når Ejendomsenheden etableres fra 1.1. 2006 ændres betydeligt.
·
At
de kompetencer, der skønnes at blive behov for, allerede i vidt omfang findes i
fagforvaltningerne
·
At
eventuelle behov for at supplere disse kompetencer forventes at ske gennem
rekruttering eller indhentning af rådgivningsbistand gennem udbud.
Opmærksomheden henledes på at dette forudsættes at skulle ske i meget begrænset
omfang.
·
At
fagforvaltningerne i forbindelse med en eventuel afvikling af RIA vil foretage
en konkret vurdering af, i hvilket omfang der er behov for og vil kunne
tilbydes beskæftigelse af medarbejdere fra RIA.
Bygge og
Teknikforvaltningen har i forlængelse af Bygge- og Teknikudvalgets beslutning
den 29. september 2004 sendt analysen af RIAs fremtidsmuligheder til høring i
SU systemet. Der foreligger udtalelser fra ASU i RIA af 21. oktober 2004. Og
fra Medarbejdersiden i HSU den 29. oktober 2004. Endelig har en gruppe af medarbejdere
i RIA sendt HSU et indlæg om rapporten og situationen i RIA.
Af udtalelserne
fra ASU fremgår det, at analysen vurderes som et godt grundlag for
stillingtagen. ASU finder dog, at RIAs situation vurderes for negativt og
stiller i denne forbindelse spørgsmålstegn ved at der tages udgangspunkt i år
2004 i scenarieberegningerne. Endelig finder ASU det misvisende, at der
sammenlignes med en stor privat rådgivervirksomhed. ASU peger på et turn around
som foretrukken model. Gruppen af medarbejdere der har indsendt HSU et indlæg
peger ligeledes på turn around scenariet og præsenterer et oplæg til en ændret
organisering af RIA. Endelig peger B-siden i HSU på en fortsat effektivisering
med elementer fra turn around scenariet, samt at RIA organisatorisk bør være
placeret i tilknytning til Ejendomsenheden. Samtlige udtalelser er vedlagt denne
indstilling som bilag.
Bygge- og
Teknikforvaltningen har indhentet udtalelse fra Rambøll vedrørende de to
punkter ASU rejser omkring rapportens forudsætninger. Rambøll kommenterer disse
og konkluderer, at der ikke er belæg for at ændre rapportens konklusioner.
Udtalelsen fra Rambøll vedlægges ligeledes som bilag.
Bygge og
Teknikforvaltningen har noteret sig synspunkterne fra SU systemet og har stor
forståelse for både medarbejdernes ønsker og den bekymring, der udtrykkes.
Bygge og Teknikforvaltningen må imidlertid konstatere, at der ikke synes at
være en situation, der giver mulighed for at imødekomme medarbejdernes
synspunkter.
Med
tilkendegivelserne fra de øvrige forvaltninger må Bygge- og Teknikforvaltningen
konstatere, at vilkårene for et RIA i Københavns Kommune fremover i bedste fald
er forbundet med meget stor usikkerhed og i værste fald ikke eksisterer.
Fagforvaltninger,
såvel som Ejendomsenheden kan som det fremgår ikke forventes at anvende RI
A med
mindre RIA er fuldt konkurrencedygtig. Som det fremgår af Rambøll Managements
rapport er dette på afgørende punkter ikke tilfældet i dag og vil forudsætte en
betydelig omstilling af virksomheden, der kræver investeringer i størrelsen 17
mio. kr. og en omstillingsperiode på ca. 3 år.
Som det også fremgår
af Rambøll Managements analyse vil en – endog marginal – usikkerhed på
omsætningsniveauet for RIA betyde, at de positive udviklingsmuligheder ændres
radikalt med udsigt til et fortløbende betydeligt negativt resultat for
Københavns Kommune.
Set i det lys
må Bygge og Teknikforvaltningen konstatere, at det ikke er lykkedes at udvikle
RIA til en indtægtsdækket virksomhed, der vil kunne fortsætte på et sundt
forretningsmæssigt grundlag. På denne baggrund ser Bygge og Teknikforvaltningen
sig nødsaget til at fraråde en fortsættelsesstrategi for RIA. Københavns
Kommune må i forlængelse heraf tage konsekvensen og afvikle virksomheden RIA
med de personalemæssige og økonomiske konsekvenser dette indebærer.
Afviklingen af
RIA anbefales at ske hurtigst muligt, men under den forudsætning at der
tilrettelægges en proces, der sikrer, at medarbejderne i RIA i muligt omfang tilbydes
anden beskæftigelse i Københavns Kommune, således at de nødvendige kompetencer
fastholdes i Københavns Kommune. Samt at øvrige medarbejdere tilbydes
genplaceringsrådgivning med henblik på at hjælpe medarbejderne videre i
arbejdslivet. Forud for en endelig stillingtagen til afvikling af RIA skal der
gennemføres en række procedurer omkring høring af arbejdsmarkedsråd mv. Dette
forudsættes gennemført i et samarbejde mellem Bygge- og Teknikforvaltningen og
personaleafdelingen i Økonomiforvaltningen.
SAGSBESKRIVELSE
Økonomi
Belyses i
rapporten fra Rambøll management, hvor det skønnes, at en afvikling af RIA
medfører engangsudgifter på 45-50 mio. kr. og at en fortsættelse af RIA med
årlige underskud på 6-7 mio. kr. årligt vil medføre en negativ nutidsværdi på
godt 83 mio. kr.
En afvikling
af RIA vil indebære en ekstraordinær omkostning i størrelsesordenen 45-50 mio.
kr. Afviklingsomkostningerne forudsættes i givet fald finansieret efter
indstilling fra Økonomiudvalget til Borgerrepræsentationen. Det skal dog
oplyses, at Bygge- og Teknikforvaltningen i oktober budgetopfølgningen
vurderer, at der for Bygge- og Teknikudvalgets centrale driftsområde i 2004
forventes et disponibelt driftsresultat på ca. 17 mio. kr. Bygge- og
Teknikudvalget er indstillet på at anvende dette til medfinansiering af
afviklingsomkostningerne.
Miljøvurdering
-
Høring
Rapporten har
været i høring i SU-systemet.
Bygge- og
Teknikforvaltningens administrerende direktør har orienteret samtlige
forvaltningers direktører om rapporten og diskuteret mulighederne for en
fortsættelse af RIA.
BILAG VEDLAGT
Bilag 1 – Rapporten fra Rambøll
Management "Analyse af RIAs udviklingsmulig
heder"
Bilag 2 – Høringssvar fra RIAs
samarbejdsudvalg 21. oktober 2004.
Bilag 3 – Indlæg fra en
gruppe af medarbejdere i RIA til HSU 19. oktober 2004.
Bilag 4 –
Høringssvar fra B-siden i Bygge- og Teknikforvaltningens HSU 29. oktober
2004
Bilag 5 –
Bemærkning til høringssvar fra SU ved RIA – Notat fra Rambøll 26. okto-
ber 2004.
Mette Lis
Andersen