Mindre brug af interne afregninger

Koncernservice har undersøgt mulighederne for at nedbringe antallet af interne afregninger og foreslår på den baggrund, at langt hovedparten af ydelserne på økonomiområdet og en andel af fællessystemerne på it-området fra 2013 overgår til bevillingsstyring.

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget over for Borgerrepræsentationen anbefaler,

1.      at Koncernservices anbefaling (jf. bilag 2) af, hvilke ydelser på økonomiområdet, som fra 2013 overgår til bevillingsstyring godkendes,

2.      at der som følge heraf overføres 45,0 mio. kr. (p/l 2012) fra forvaltningerne til Koncernservice i 2013-2017 og 43,5 mio. kr. (p/l 2012) varigt fra 2018, jf. bilag 1,

3.      at Koncernservices anbefaling (jf. bilag 4) af, hvilke fællessystemer som fra 2013 overgår til bevillingsstyring godkendes,

4.      at der som følge heraf overføres 17,1 mio. kr. varigt (p/l 2012) fra forvaltningerne til Koncernservice i 2013,

5.      at det godkendes, at der foretages rammekorrektioner, når aktivitetsændringer medfører behov for budgetændringer på +/- 5 pct. i forhold til baseline på 39,2 mio. kr. på økonomiområdet og til baseline på 17,1 mio. kr. på fællessystemer, jf. bilag 1,

6.      at de bevillingsmæssige ændringer som følge af den ændrede afregningsmodel for M-aftalerne godkendes, jf. bilag 1,

7.      at Socialforvaltningens og Københavns Ejendommes afrapportering af arbejdet med at reducere antallet af interne afregninger i kommunen tages til efterretning, jf. bilag 6.

Udfordringerne vedr. den interne afregning er, at det er en omkostningsfuld proces med mange manuelle arbejdstrin samt tilbageløb og frustrationer i processen. En manglende behandling af fremsendte fakturaer medfører ligeledes usikkerhed i perioderegnskaberne.

Der blev ultimo 2011 udarbejdet en analyse af intern afregning i regi af Administrationsplanprojektet. Analysen viste, at kommunen årligt afsender 40.000-45.000 interne fakturaer, og der er 37,4 årsværk der varetager den interne afregning. Kommunens årlige administrationsomkostninger til intern afregning er således 21,9 mio.kr., hvilket svarer til 316 kr. pr. faktura.

Analysen viste, at hovedparten af de interne afregninger afsendes fra Koncernservice, Socialforvaltningen og Københavns Ejendomme, som derfor på baggrund af analysen har undersøgt mulighederne for at nedbringe deres andel af de interne afregninger. Denne indstilling indeholder en opsummering af dette arbejde samt forslag til at nedbringe antallet af interne afregninger.

Antallet af interne afregninger i Koncernservice, Socialforvaltningen og Københavns Ejendomme (KEjd) udgør ca. 70 pct. af de interne afregninger, der foretages i Københavns Kommune. Det svarer til i størrelsesordenen 30.000 interne afregninger om året, jf. tabel 1.

Tabel 1. Interne afregninger i KS, SOF og KEjd.

Koncernservice foretager ca. 14.000 interne afregninger årligt. Ca. 85 pct. af afregningerne er knyttet til forvaltningernes køb af it-ydelser, mens de resterende 15 pct. primært knytter sig til afregning af forvaltningernes køb af økonomiydelser i Koncernservice.

I vurderingen af hvilke ydelser, som skal overgå til bevillingsstyring har Koncernservice haft som primært fokus, at der i videst mulige omfang er overensstemmelse mellem BR’s beslutning (20. juni 2012) om, hvilke opgaver der overgår til regnskabsservice i 2013 og de opgaver, som anbefales, at overgå til bevillingsstyring i 2013. I vurderingen er det dog også lagt til grund, at forvaltningerne er enige om, at bevillingsstyring bør anvendes:

·         Når der ikke er behov for adfærdsregulerende mekanismer

·         Når forbrugt er relativt stabilt og hvor efterspørgslen efter ydelser ikke er defineret af pris/budgetramme

·         Når der ikke er en 1:1 sammenhæng mellem mængde og pris.

Ovenstående principper er også lagt til grund for Koncernservice vurdering af mulighederne for at reducere antallet af interne afregninger på it-området.

For at reducere antallet af interne afregninger i forhold til forvaltningernes køb af økonomiydelser i Koncernservice besluttede Borgerrepræsentationen den 20. juni 2012 (2012-79371), at bevillingsstyre de opgaver på økonomi- og løn- og personaleområdet, som Koncernservice fra 2013 får ansvaret for. Koncernservice har i forlængelse af Borgerrepræsentationens beslutning foretaget en gennemgang af ydelserne på økonomiområdet og foreslår på den baggrund, at styringsprincippet for langt de fleste af økonomiydelserne ændres til bevillingsstyring i 2013, jf. bilag 2. Koncernservice forslag vil medføre en reduktion i antallet af interne afregninger foretaget af Koncernservice med ca. 10 pct. svarende til ca. 1.500 interne afregninger.

Koncernservice indstiller, at Økonomiudvalget godkender Koncernservice forslag til, hvilke økonomiydelser, som fra 2013 skal overgå til bevillingsstyring, og at forvaltningerne som følge heraf overfører 45 mio. kr. (2012 p/l) til Koncernservice i 2013. Af de 45 mio. kr. vedrører de 5,8 mio. kr. selvbetjeningsløsninger. Baseline er således 39,2 mio. kr., jf. bilag 1.

På baggrund af en gennemgang af ydelserne på it-området er det Koncernservice vurdering, at der på tværs af ydelser er et væsentligt sundt adfærdsregulerende incitament ved en fortsat afregning. Ved fortsat afregning er der således et incitament til, at forvaltningernes indkøb af nye pc’ere, telefoner etc. afspejler et reelt behov. Samtidigt medfører stigende efterspørgsel tæt på 1:1 merudgifter i Koncernservice. Eksempelvis vil køb af en pc medføre medudgifter i Koncernservice til køb af pc hos ekstern leverandør, øgede licensudgifter mv.

Koncernservice indstiller derfor at alle it-ydelser fortsat aktivitetsafregnes. Det bemærkes dog samtidigt, at der allerede fra 2012 er overført 69,9 mio. kr. fra forvaltningerne til Koncernservice til finansiering, af basisudgifterne til it-infrastrukturen.

Koncernservice foreslår desuden, at en andel af fællessystemerne fra 2013 omlægges til bevillingsfinansiering, jf. bilag 4.

Koncernservice indstiller, at Økonomiudvalget godkender Koncernservice forslag til, hvilke fællessystemer og ydelser på it-området, som fra 2013 skal overgå til bevillingsstyring, og at forvaltningerne som følge heraf overfører 17,1 mio. kr. (2012 p/l) til Koncernservice i 2013.

For en uddybende beskrivelse af baggrunden for bevillingsoverførslen på økonomi- og it-området og fællessystemer henvises til bilag 1.

Såfremt forslaget til, hvad der fra 2013 skal overgå til bevillingsstyring godkendes, vil den bevillingsgjorte andel af Koncernservices driftsbudget stige fra 12 til 40 pct. i 2013, når bevillingsoverførslen vedr. samling af administrative opgaver på løn- og personale- og økonomiområdet også medregnes.

I Socialforvaltningen er en væsentlig del af forklaringen på det relativt høje antal interne afregninger, at forvaltningen i udstrakt grad benytter Bestiller-Udfører-Modeller (BUM) som internt styringsredskab på flere områder: døgnpladser på børneområdet, botilbud på voksenområdet (sindslidende, udsatte og handicappede) samt i hjemmeplejen, hvor det er et lovkrav. Bestiller-Udfører-Modeller og de deraf følgende interne afregninger er et afgørende element i forvaltningens økonomistyring på nogle meget tunge udgiftsområder, jf. bilag 6. Socialforvaltningen arbejder således ikke på at nedbringe antallet af interne afregninger på disse områder, da det ville indebære en betydelig forringelse af forvaltningens muligheder for en effektiv økonomistyring.

Socialforvaltningen har til gengæld - i forbindelse med den i 2011 gennemførte analyse af interne afregninger i kommunen - peget på muligheden for at digitalisere en væsentlig del af de interne afregninger på forvaltningens område via Workflow. Arbejdet hermed forestås af Koncernservice, jf. nedenfor, og Socialforvaltningen indgår i en tværgående arbejdsgruppe på området.

Københavns Ejendomme anvender i dag intern afregning på flere forskellige områder. De tre væsentligste er Rådhusvagten, KEjd Rengøring og Post & Scanning. Det er Københavns Ejendommes vurdering, at der særligt på rengøringsområdet er mulighed for at reducere antallet af interne afregninger ved at overgå til direkte bogføring af de faste ydelser på området. Københavns Ejendomme vurderer, at der herved vil kunne opnås en besparelse på ca. 1,7 mio. kr., jf. bilag 6. På de øvrige områder, hvor der primært er tale om tilkøbsydelser er det Københavns Ejendommes vurdering, at det ikke vil være hensigtsmæssigt at overgå til direkte bogføring. I lighed med Socialforvaltningen peger Københavns Ejendomme dog på, at en digitalisering af de interne afregninger via workflow evt. vil kunne føre til en effektivisering.

Samlet set vil de ovennævnte forslag kunne medvirke til at reducere antallet af interne afregninger med ca. 10 pct. svarende til ca. 4.500 interne afregninger. For kommunen som helhed vil det medføre en samlet besparelse på 2,2 mio. kr. Besparelsen er indregnet i sagen vedr. samling af administrative opgaver på økonomi- og personaleområdet (BR, 20. juni 2012).

Det bemærkes, at Koncernservice i øjeblikket arbejder med, at digitalisere godkendelsesproceduren for at lette arbejdet med de interne fakturaer.  Koncernservice forventer at være klar med en digital løsning i marts 2013.

Koncernservice forslag til bevillingsoverførsel på økonomi- og it-området samt fællessystemer har været vendt i Økonomikredsen af flere omgange og forvaltningerne er enige i en samlet overførsel til Koncernservice på samlet set 62,2 mio. kr. (2012 p/l). Det er aftalt, at Koncernservice foretager en efterregulering af bevillingsoverførslen vedr. ydelserne på økonomiområdet og fællessystemerne på baggrund af regnskabsresultatet 2012, jf. bilag 1.

De bevillingsmæssige konsekvenser vil under forudsætning af Borgerrepræsentationens godkendelse blive indarbejdet i førstkommende sag om de bevillingsmæssige ændringer.

Under forudsætning af Økonomiudvalgets godkendelse fremlægges sagen for Borgerrepræsentationen den 15. november.

Claus Juhl                                                 /Bjarne Winge

Økonomiudvalgets beslutning den 30. oktober 2012

Indstillingen blev anbefalet.