Mødedato: 30.10.2012, kl. 15:00
Mødested: Rådhuset, Udvalgsværelse F på 2. sal

Godkendelse af Københavns Kommunes regnskab for 2011

Se alle bilag
Der skal tages stilling til de af udvalgene besluttede foranstaltninger i anledning af revisionens bemærkninger, og godkendelse af Københavns Kommunes regnskab for 2011.

Indstilling og beslutning

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget over for Borgerrepræsentationen anbefaler,

  1. at Borgerrepræsentationen tager revisionsbetænkningen over beretninger om revisionen af Københavns Kommunes regnskab for 2011 til efterretning med de i indstillingen anførte kommentarer fra Økonomiforvaltningen, og godkender udvalgenes besluttede foranstaltninger som følge af revisionens bemærkninger, jf. revisionsbetænkningens bilag 1.
  2. at Borgerrepræsentationen træffer beslutning om decision af Københavns Kommunes regnskab for 2011.

Problemstilling

Københavns Kommunes overordnede økonomi og økonomistyring har det godt, hvilket blandt andet giver sig udtryk ved, at 

  • Københavns Kommune overholder økonomiaftalen mellem Regeringen og KL omkring kommunernes økonomi,
  • Københavns Kommune overholder de vedtagne budgetter, senest i forbindelse med regnskab 2011. Kommunens samlede serviceudgifter var i 2011 på 21,4 mia. kr., hvilket var 654 mio. kr. under kommunens servicemåltal.
  • Københavns Kommune forventer at overholde de vedtagne budgetter i 2012.

Behandling af revisionsberetningen for regnskab 2011

Deloitte afgav d. 9. august revisionsberetning for regnskab 2011 til Borgerrepræsentationen. Behandlingen af revisionsberetningen følger bestemmelserne i kommunens revisionsregulativ (BR den 21. februar 2008).

Revisionsudvalget har til opgave at foretage det forberedende arbejde i forhold til Økonomiudvalgets behandling af revisionsberetningen. Økonomiudvalget skal afgive en revisionsbetænkning med indstilling til Borgerrepræsentationen om godkendelse af regnskabet og foranstaltningerne i anledning af revisionens bemærkninger.

 

Løsning

Revisionsudvalget har behandlet Deloittes revisionsberetning, og behandlingen har omfattet de kommentarer, som Økonomiudvalget og de stående udvalg har knyttet til revisionsberetningen.

Deloittes revisionsberetning for regnskab 2011 indeholder følgende konklusion på revisionspåtegningen:

Det er vores opfattelse, at årsregnskabet giver et retvisende billede af kommunens aktiver, passiver og finansielle stilling pr. 31. december 2011 samt at resultatet af kommunens aktiviteter og pengestrømme for regnskabsåret 1. januar – 31. december 2011 er i overensstemmelse med Økonomi- og Indenrigsministeriets regnskabsbestemmelser i Budget- og regnskabssystem for kommuner.

Det er ligeledes vores opfattelse, at der er etableret forretningsgange og interne kontroller, der understøtter, at de dispositioner, der er omfattet af årsregnskabet, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, Borgerrepræsentationens øvrige beslutninger, love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis.

Økonomiforvaltningen bemærker, at revisionspåtegningen, ligesom foregående år, ikke indeholder noget forbehold for regnskabet. Det bemærkes derudover, at antallet af revisionsbemærkninger i revisionsberetningen er faldet fra 39 i 2009 til 20 i 2011.

Revisionsberetningen indeholder desuden et afsnit, som har til formål at give Deloittes samlede vurdering af status for kommunens økonomistyring og regnskabsaflæggelse ved udgangen af 2011 på de væsentligste områder. I den forbindelse bemærkes det, at det er revisionens generelle opfattelse, at der som følge af en betydelig indsats er sket en positiv udvikling i forvaltningernes regnskabsarbejde og sagsbehandling. Der er dog fortsat områder, hvor der fremover er behov for at forbedre kommunens kontrolniveau og dermed øge kvaliteten af økonomistyringen og regnskabsaflæggelsen.

Revisionsudvalget har derudover valgt at fremsætte en række konkrete bemærkninger og anbefalinger på grundlag af de fremdragne væsentlige forhold i revisionsberetningerne om regnskabet for 2011, jf. revisionsbetænkningens afsnit 3. De konkrete bemærkninger og anbefalinger inkl. Økonomiforvaltningens kommentarer hertil fremgår endvidere af tabel 1.

Tabel 1.

 



Revisionsudvalgets bemærkninger og anbefalinger



Økonomiforvaltningens kommentarer



Kommunes generelle kontrolniveau
Med udgangspunkt i rapporteringen om revisionen udført af Intern Revision og den valgte revisor er det Revisionsudvalgets vurdering, at kvaliteten og effektiviteten af de interne kontroller bør højnes i Københavns Kommune. De interne kontroller bør tillige i højere omfang standardiseres på tværs af de regnskabsførende enheder både indenfor de enkelte forvaltninger og på tværs af forvaltningerne. Kontrolniveauet og kontrolprocessen bør forankres hos direktionerne i de enkelte forvaltninger. Centralt i forvaltningerne skal der skabes et overblik over de etablerede kontrolprocedurer. Centralt i forvaltningerne bør således udføres følgende opgaver: 
- Vurdering af risici i de enkelte forretningsgange, procedurer og rutiner         
- Fastlæggelse af interne kontrolforanstaltninger i forretningsgangene (omfang, frekvens m.v.)
- Løbende overvågning og vurdering af kontrolniveauet         
- Design og implementering af forretningsgange i overensstemmelse med ovenstående



Økonomiforvaltningen deler Revisionsudvalgets vurdering af, at kvaliteten og effektiviteteten af de interne kontroller i Københavns Kommune kan forbedres, og Økonomiforvaltningen arbejder løbende med at styrke kommunens generelle kontrolniveau, dette bl.a. ved at indlægge automatiske kontroller i processerne via systemunderstøttelse samt ved udarbejdelse af fælles forretningsgange på regnskabsområdet. Økonomiforvaltningen er desuden enig i, at de interne kontroller i videst mulige omfang bør  standardiseres og være fælles for hele kommunen.

I forhold til, at der centralt i forvaltningerne skal skabes overblik over etablerede kontrolprocedurer, og foretages vurdering af risici m.m., kan Økoomiforvaltningen oplyse, at det fremgår af kommunens Kasse- og Regnskabsregulativ - bilag vedr. intern kontrol, at det er ledelsens ansvar at sikre udarbejdelse af forretningsgange, herunder løbende at foretage risikovurderinger, vurdere omfanget af kontrolpunkter og frekvens for opfølgning.
Økonomiforvaltningen vil derfor indskærpe over for forvaltningerne, at reglerne i kommunens Kasse- og Regnskabsregulativ skal følges. 



Administrationsplanprojektet
Administrationsplanprojektet omfatter en yderligere overførsel af administrative opgaver til Koncernservice samt konsolidering og optimering af opgaveløsningen. På baggrund af de uensartede processer i de enkelte forvaltninger og ikke mindst det uensartede kontrolniveau på tværs af forvaltningerne i Københavns Kommune er det af væsentlig betydning, at følgende forhold iagttages forinden en yderligere konsolidering af administrative opgaver i Koncernservice:
- Design af indholdet i de fremtidige hovedprocesser
- Nøje vurdering af hvilke dele af hovedprocesserne (delprocesserne), der fremover kan konsolideres og udføres i koncernservice
- Vurdering af om it-understøttelsen er tilstrækkelig, eller om en konsolidering af opgaverne ved Koncernservice forudsætter it-investeringer

Såfremt ovenstående forhold ikke iagttages er der en væsentlig forøget risiko for, at en overførsel og efterfølgende konsolidering af opgaver i Koncernservice ikke resulterer i de ønskede effektiviseringer/besparelser.



Økonomiudvalget har truffet beslutning om at samle alle regnskabsopgaver i Koncernservice, og har i den forbindelse truffet beslutning om et opgavesplit, hvor det fremgår hvilke dele af hovedprocesserne, der fremover skal udføres i Koncernservice.
I forbindelse med implementeringen af Økonomiudvalgets beslutning om samlingen af de administrative opgaver vil Økonomiforvaltningen arbejde videre med at designe og implementere de fremtidige processer, således at der sikres kvalitet og effektivitet på regnskabsområdet. Som en del af administrationsplanen er der ligeledes igangsat et større udviklingsarbejde med at få udviklet it-understøttelse af regnskabsprocesserne.



Overvejelser om nyt økonomisystem
I revisionsbetænkningen over beretninger om revisionen af regnskabet for 2010 anførte Revisionsudvalget følgende: ”Revisorerne har således anbefalet, at en række væsentlige forhold på det regnskabsmæssige område skal afklares, forinden overvejelserne om et nyt økonomisystem videreføres:
- Regnskabsmæssig organisering
- Regnskabsopgaver placeret i KS
- Regnskabsopgaver placeret i forvaltningerne
- Interne kontroller i forretningsgangene ”

Det er fortsat Revisionsudvalgets vurdering, at en afklaring af ovenstående forhold er af væsentlig betydning for overvejelserne om nyt økonomisystem. Forholdene bør tillige nøje iagttages i forbindelse med gennemførelsen af administrationsplanen, da det er revisorernes vurdering, at forholdene tillige i stor udstrækning nødvendigvis bør inddrages i arbejdet med administrationsplanen. Det er således af stor betydning, at der sker en systematisk koordinering mellem arbejdet med administrationsplanen og de fortsatte overvejelser om nyt økonomisystem, herunder tillige koordinering med den forestående anskaffelse af et nyt lønsystem.



Økonomiudvalget har d. 25. september 2012 truffet en principbeslutning om, at Københavns Kommune skal investere i et nyt økonomisystem, og Økonomiforvaltningen arbejder derfor videre på at udarbejde et endeligt beslutningsoplæg. I dette arbejde er Økonomiforvaltningen i tæt dialog med Intern Revision og forvaltningerne.

For at sikre afklaring af de væsentlige forhold på det regnskabsmæssige område, forslår Økonomiforvaltningen et langt implementeringsforløb, der skal sikre, at administrationsplanens samling af regnskabsopgaver er implementeret forinden, og at der dermed er etableret et nyt regnskabsmæssigt setup i Københavns Kommune inden implementeringen af et nyt økonomisystem. I hele arbejdet med analyse af nyt økonomisystem arbejder Økonomiforvaltningen på at sikre en tæt koordinering til administrationsplanen og anskaffelsen af nyt lønsystem.

 

Revisionsbetænkningen indeholder endvidere en opfølgning på Revisionsudvalgets bemærkninger og anbefalinger i revisionsbetænkningen for regnskab 2010. Opfølgningen viser, at alle initiativer er enten gennemført eller igangsat, jf. revisionsbetænkningens afsnit 4. Det er samtidig Revisionsudvalgets vurdering, at der har været etableret et effektivt og konstruktivt samarbejde mellem Revisionen (Intern og ekstern revision) og Økonomiforvaltningen i forbindelse med udførelse og rapportering af revisionsresultaterne samt opfølgning på samme.

På det grundlag har Revisionsudvalget foreslået, at Økonomiudvalget med vedlagt revisionsbetænkning (bilag 1) indstiller til Borgerrepræsentationen, at Borgerrepræsentationen tillige med indstillingen om decision af årsregnskabet for 2011, tager revisionsbetænkningen over beretninger om revisionen af Københavns Kommunes regnskab for 2011 til efterretning med de i indstillingen anførte kommentarer fra Økonomiforvaltningen, og godkender udvalgenes besluttede foranstaltninger som følge af revisionens bemærkninger, jf. revisionsbetænkningens bilag 1.

Økonomi

Indstillingen har ikke nogen selvstændige økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Den endelige godkendelse af regnskabet for 2011 inkl. revisionens bemærkninger sker på Borgerrepræsentationens møde d. 15. november 2012. Det er Økonomiforvaltningens vurdering, at en så sen godkendelse ikke er hensigtsmæssig. I Regnskabscirkulæret for 2012 (ØU d. 6. november) foreslås derfor en tilrettet proces, som medfører, at kommunen modtager revisionsberetningen før sommerferien, og at udvalgene skal godkende bemærkninger til revisionsberetningen på det første møde efter sommerferien (medio august). Det er Økonomiforvaltningens forventning, at den tilrettede proces medfører, at regnskab 2012 kan godkendes endeligt i Borgerrepræsentationen medio oktober 2013.



Claus Juhl                           /Bjarne Winge

Beslutning

Økonomiudvalgets beslutning den 30. oktober 2012

Lynge Skovgaard, Deloitte og Kurt Wagner, Intern Revision deltog under punktets behandling.

 

Indstillingen blev anbefalet.

Til top