Godkendelse af Københavns Kommunes regnskab for 2011

Revisionsudvalgets bemærkninger og anbefalinger

Økonomiforvaltningens kommentarer

Kommunes generelle kontrolniveau
Med udgangspunkt i rapporteringen om revisionen udført af Intern Revision og den valgte revisor er det Revisionsudvalgets vurdering, at kvaliteten og effektiviteten af de interne kontroller bør højnes i Københavns Kommune. De interne kontroller bør tillige i højere omfang standardiseres på tværs af de regnskabsførende enheder både indenfor de enkelte forvaltninger og på tværs af forvaltningerne. Kontrolniveauet og kontrolprocessen bør forankres hos direktionerne i de enkelte forvaltninger. Centralt i forvaltningerne skal der skabes et overblik over de etablerede kontrolprocedurer. Centralt i forvaltningerne bør således udføres følgende opgaver: 
- Vurdering af risici i de enkelte forretningsgange, procedurer og rutiner         
- Fastlæggelse af interne kontrolforanstaltninger i forretningsgangene (omfang, frekvens m.v.)
- Løbende overvågning og vurdering af kontrolniveauet         
- Design og implementering af forretningsgange i overensstemmelse med ovenstående

Økonomiforvaltningen deler Revisionsudvalgets vurdering af, at kvaliteten og effektiviteteten af de interne kontroller i Københavns Kommune kan forbedres, og Økonomiforvaltningen arbejder løbende med at styrke kommunens generelle kontrolniveau, dette bl.a. ved at indlægge automatiske kontroller i processerne via systemunderstøttelse samt ved udarbejdelse af fælles forretningsgange på regnskabsområdet. Økonomiforvaltningen er desuden enig i, at de interne kontroller i videst mulige omfang bør  standardiseres og være fælles for hele kommunen.

I forhold til, at der centralt i forvaltningerne skal skabes overblik over etablerede kontrolprocedurer, og foretages vurdering af risici m.m., kan Økoomiforvaltningen oplyse, at det fremgår af kommunens Kasse- og Regnskabsregulativ - bilag vedr. intern kontrol, at det er ledelsens ansvar at sikre udarbejdelse af forretningsgange, herunder løbende at foretage risikovurderinger, vurdere omfanget af kontrolpunkter og frekvens for opfølgning.
Økonomiforvaltningen vil derfor indskærpe over for forvaltningerne, at reglerne i kommunens Kasse- og Regnskabsregulativ skal følges. 

Administrationsplanprojektet
Administrationsplanprojektet omfatter en yderligere overførsel af administrative opgaver til Koncernservice samt konsolidering og optimering af opgaveløsningen. På baggrund af de uensartede processer i de enkelte forvaltninger og ikke mindst det uensartede kontrolniveau på tværs af forvaltningerne i Københavns Kommune er det af væsentlig betydning, at følgende forhold iagttages forinden en yderligere konsolidering af administrative opgaver i Koncernservice:
- Design af indholdet i de fremtidige hovedprocesser
- Nøje vurdering af hvilke dele af hovedprocesserne (delprocesserne), der fremover kan konsolideres og udføres i koncernservice
- Vurdering af om it-understøttelsen er tilstrækkelig, eller om en konsolidering af opgaverne ved Koncernservice forudsætter it-investeringer

Såfremt ovenstående forhold ikke iagttages er der en væsentlig forøget risiko for, at en overførsel og efterfølgende konsolidering af opgaver i Koncernservice ikke resulterer i de ønskede effektiviseringer/besparelser.

Økonomiudvalget har truffet beslutning om at samle alle regnskabsopgaver i Koncernservice, og har i den forbindelse truffet beslutning om et opgavesplit, hvor det fremgår hvilke dele af hovedprocesserne, der fremover skal udføres i Koncernservice.
I forbindelse med implementeringen af Økonomiudvalgets beslutning om samlingen af de administrative opgaver vil Økonomiforvaltningen arbejde videre med at designe og implementere de fremtidige processer, således at der sikres kvalitet og effektivitet på regnskabsområdet. Som en del af administrationsplanen er der ligeledes igangsat et større udviklingsarbejde med at få udviklet it-understøttelse af regnskabsprocesserne.

Overvejelser om nyt økonomisystem
I revisionsbetænkningen over beretninger om revisionen af regnskabet for 2010 anførte Revisionsudvalget følgende: ”Revisorerne har således anbefalet, at en række væsentlige forhold på det regnskabsmæssige område skal afklares, forinden overvejelserne om et nyt økonomisystem videreføres:
- Regnskabsmæssig organisering
- Regnskabsopgaver placeret i KS
- Regnskabsopgaver placeret i forvaltningerne
- Interne kontroller i forretningsgangene ”

Det er fortsat Revisionsudvalgets vurdering, at en afklaring af ovenstående forhold er af væsentlig betydning for overvejelserne om nyt økonomisystem. Forholdene bør tillige nøje iagttages i forbindelse med gennemførelsen af administrationsplanen, da det er revisorernes vurdering, at forholdene tillige i stor udstrækning nødvendigvis bør inddrages i arbejdet med administrationsplanen. Det er således af stor betydning, at der sker en systematisk koordinering mellem arbejdet med administrationsplanen og de fortsatte overvejelser om nyt økonomisystem, herunder tillige koordinering med den forestående anskaffelse af et nyt lønsystem.

Økonomiudvalget har d. 25. september 2012 truffet en principbeslutning om, at Københavns Kommune skal investere i et nyt økonomisystem, og Økonomiforvaltningen arbejder derfor videre på at udarbejde et endeligt beslutningsoplæg. I dette arbejde er Økonomiforvaltningen i tæt dialog med Intern Revision og forvaltningerne.

For at sikre afklaring af de væsentlige forhold på det regnskabsmæssige område, forslår Økonomiforvaltningen et langt implementeringsforløb, der skal sikre, at administrationsplanens samling af regnskabsopgaver er implementeret forinden, og at der dermed er etableret et nyt regnskabsmæssigt setup i Københavns Kommune inden implementeringen af et nyt økonomisystem. I hele arbejdet med analyse af nyt økonomisystem arbejder Økonomiforvaltningen på at sikre en tæt koordinering til administrationsplanen og anskaffelsen af nyt lønsystem.