Repræsentationsudgifter

Økonomiudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde tirsdag den 30. september 2003

 

 

 

J.nr.             ØU 312/2003

 

 

2.                   Repræsentationsudgifter

 

 

INDSTILLING

Økonomiforvaltningen foreslår, at Økonomiudvalget indstiller til Borgerrepræsentationen:

·        At revisionsberetningen om Københavns Kommunes repræsentationsudgifter tages til efterretning på grundlag af Revisionsudvalgets afgivelsesbemærkninger

·        At etableringen af en kontoplan for repræsentationsudgifter gennemføres som beskrevet i nærværende indstilling

 

 

RESUME

Revisionsdirektoratet har i marts 2003 afgivet særberetning om repræsentationsudgifter. Beretningen er behandlet i Revisionsudvalget med de kommentarer, som Økonomiudvalget og de stående udvalg har knyttet til beretningen. Revisionsudvalget anbefaler, at særberetningen tages til efterretning, og at der foretages en opstramning af kommunens fremtidige styring af repræsentationsudgifterne. Revisionsudvalget henstiller, at der forelægges Borgerrepræsentationen en konkret plan for dette arbejde. Det sker med nærværende sag i forlængelse af indstillingen om, at særberetningen tages til efterretning.

Økonomiforvaltningen vil i efteråret 2003 på baggrund af særberetningen udarbejde:

·        En definition og afgrænsning af repræsentationsudgifter

·        En standardkontoplan for repræsentationsudgifter

·        En vejledning til kontoplanen 

Arbejdet vil betyde, at de enkelte forvaltninger særskilt skal budgettere og registrere deres udgifter til repræsentation med virkning fra 1. januar 2004.

Dette har været drøftet med forvaltningerne og Revisionsdirektorat et.

 

SAGSBESKRIVELSE

Revisionsdirektoratet har i marts 2003 afgivet særberetning om Københavns Kommunes repræsentationsudgifter. Beretningen blev forelagt Borgerrepræsentationen 10. april 2003 (BR 148/03), hvor den blev henvist til Økonomiudvalget og til behandling i Revisionsudvalget. Sagen er i foråret behandlet i fagudvalg og i Økonomiudvalget (ØU 124/2003). Efterfølgende er sagen behandlet i Revisionsudvalget med de kommentarer, som Økonomiudvalget og de stående udvalg har knyttet til beretningen. Revisionsudvalget anbefaler overfor Økonomiudvalget, at det indstilles til Borgerrepræsentationen, at særberetningen tages til efterretning. Revisionsudvalget anbefaler desuden, at der foretages en opstramning af kommunens fremtidige styring af repræsentationsudgifterne. Revisionsudvalget finder på baggrund af de afgivne kommentarer, at Økonomiudvalget og de stående udvalg deler disse hovedsynspunkter.

Revisionsdirektoratets særberetning indeholder en række følgende overordnede anbefalinger til en opstramning af kommunens styring og kontering på området, herunder at:

 

·        Styringen af udgiftsområdet skal være overskuelig og let at administrere. Det skal være muligt hurtigt og nemt fx at udarbejde materiale i tilfælde af aktindsigtssager

·        De definitioner, der ligger til grund for registreringen af repræsentationsudgifterne, skal give et dækkende billede af, hvad udgiften vedrører

·        Der skal formuleres ensartede kriterier, der kan ligge til grund for vurdering af udgifter til repræsentation, og som kan sikre gennemsigtighed og sammenlignelighed på tværs af kommunens forvaltninger

 

Revisionsudvalget henstiller i sin afgivelsesbemærkning til særberetningen, at tilrettelæggelsen og igangsætningen af kommunens styring af repræsentationsudgifter sker snarest muligt, og at der forelægges Borgerrepræsentationen en konkret projektplan for arbejdet.

På den baggrund præsenteres her et projekt, hvor der redegøres for arbejdet på fire indsatsområder:

·        Definition og afgrænsning af politiske repræsentationsudgifter

·        Udvikling af standardkontoplan til repræsentationsudgifter

·        Udarbejdelse af vejledning til kontoplanen 

·        Budgettering af repræsentationsudgifter

 

Projektet har tre succeskriterier:

 

·        Oplysninger registreres og kan rapporteres ensartet på repræsentationsområdet for de forskellige forvaltninger

·        Oplysninger og oversigter kan frembringes nemt og hurtigt, fx i aktindsigtssager

·        Forvaltningerne budgetterer politiske repræsentationsudgifter for 2004

 

 

Projektarbejdet knytter sig til de fire indsatsområder:

 

Definition og afgrænsning af repræsentationsudgifter

Der skal formuleres ensartede kriterier som grundlag for en vurdering af, om en udgift er politisk repræsentation. Begrebet repræsentation skal defineres, herunder differentieres i forhold til mødeudgifter og andre administrative udgifter. Begrebet skal, som led i Revisionsdirektoratets anbefalinger, differentieres i forhold til udgifter til partipolitiske formål, som ikke kan afholdes af kommunen.

Det vil indgå i definitionen af repræsentationsudgifter om:

 

·        formålet med udgiften er rettet mod eksterne personer

·        udgiften afholdes som følge af et politisk initiativ og omfatter intern politisk deltagelse

 

Ud fra et væsentlighedskriterium skal der bl.a. kunne sondres mellem kommunale møder, arrangementer og besøg mv. med borgmestrenes/politisk deltagelse og borgmesterens/BR medlemmets personlige politiske repræsentation.

 

Udvikling af en standardkontoplan til konto 6.41

Der skal udarbejdes en standardkontoplan på 6.41. Kontoplanen skal sikre, at de forskellige udvalg kan bogføre repræsentationsudgifter på borgmestre, udvalg og for Økonomiudvalgets vedkommende også Borgerrepræsentationen. Derudover skal kontoplanen muliggøre kontering på forskellige udgiftsarter, som fx modtagelser, halarrangementer, restaurationsbesøg, fortæring på Rådhuset og gaver.

I forbindelse med udarbejdelse af kontoplanen indhentes erfaringer fra 6 byerne, KL og Økonomistyrelsen.

 

Konteringsregler og vejledning

Der skal udarbejdes en vejledning i, hvordan kontoplanen benyttes samt vejledning i de overordnede rammer for afholdelse og kontering af udgifter til repræsentation på det politiske niveau.

 

Budgettering af og opfølgning på repræsentationsudgifter

Der bør budgetteres med udgifter til repræsentation i de enkelte udvalg for 2004. Budgetteringen skal ske i overensstemmelse med den nye kontoplan.

Der skal løbende kunne udarbejdes en oversigt over kommunens samlede udgifter til repræsentation bl.a. i forbindelse med aktindsigt eller budgetopfølgning.

 

De overordnede milepæle i projektet er:

 

Milepæl	Tidspunkt
Indstilling forelægges Økonomiudvalget	30. september 2003
Indstilling forelægges Borgerrepræsentationen	23. oktober 2003
Definition og afgrænsning udarbejdes	September 2003
Kontoplan etableres	Oktober 2003
Vejledning   udarbejdes	Oktober 2003
Høring i Økonomichefkredsen	November 2003
Forvaltningerne budgetterer	December 2003

 

Projektet omhandler politiske repræsentationsudgifter. Projektet har været drøftet med forvaltningerne via økonomichefkredsen og drøftet med Revisionsdirektoratet. Forvaltningerne har peget på et behov for en højere grad af standardisering af kontoplanen på det administrative område. Økonomiforvaltningen forventer derfor i en senere fase 2, at arbejdet udvides med en kontoplan på det administrative område. Fase 2 ventes iværksat foråret 2004.

Det forventes, at arbejdet med standardkontoplaner udrulles til andre udgiftsområder, hvor der måtte være behov herfor.

 

ØKONOMI

-

 

MILJØVURDERING

Ingen konsekvenser

 

 

ANDRE KONSEKVENSER

-

 

HØRING

-

 

BILAG

Bilag 1: Revisionsudvalgets afgivelsesbemærkninger

 

 

Erik Jacobsen

 

/ Bjarne Winge