Revisionsberetning og handleplaner vedrørende regnskab 2021

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at Økonomiforvaltningens handleplaner på baggrund af revisionsberetningen for 2021 godkendes,
2. at forvaltningernes handleplaner tages til efterretning,
3. at det godkendes, at Revisionsberetningen og udvalgenes besvarelser heraf oversendes til Revisionsudvalget
4. at processen for revisionsrapporteringen justeres således, at

1. at fagudvalgene skal godkende handleplaner til revisionsrapporter med prioritet 1 markeringer (røde), samt at udvalgene kan beslutte, at revisionen skal deltage under behandlingen af disse sager,
2. at revisionsrapporter med prioritet 1 markeringer (røde) skal forelægges for fagudvalgene hurtigst muligt og så vidt muligt inden for tre uger under hensyntagen til udvalgenes mødeplan,
3. at revisionsrapporter med prioritet 2 markeringer (gule) samt særlige undersøgelser fra revisionen skal forelægges for fagudvalgene på en dagsorden, fx som en B-sag.

Problemstilling

Københavns Kommune modtog den 1. juni 2022 revisionsberetningen til regnskabet for 2021. Med beretningen godkender kommunens eksterne revisor Deloitte årsregnskabet for 2021 uden forbehold og skriver følgende:

Det er vores opfattelse, at årsregnskabet i alle væsentlige henseender er rigtigt, dvs. udarbejdet i overensstemmelse med bekendtgørelse om kommuners budget og regnskabsvæsen, revision mv.

Revisionen anfører desuden, at det generelt er vurderingen, at forretningsgange mv. i Københavns Kommune er designet i overensstemmelse med de gældende regler, og at efterlevelse heraf generelt understøtter kommunens regnskabsaflæggelse og økonomistyring på betryggende vis. Desuden følges der op på igangsatte initiativer i forlængelse af Intern Revisions vurdering af det samlede kontrolmiljø på det finansielle område, som blev forelagt Økonomiudvalget den 26. januar 2022.

Af kommunens revisionsregulativ fremgår det, at Økonomiudvalget efter styrelsesloven har til opgave at foranledige, at der sker besvarelse af revisionens bemærkninger til årsregnskabet – både for så vidt angår bemærkninger til forvaltninger under Økonomiudvalget som under de stående udvalg. Økonomiudvalget skal godkende Økonomiforvaltningens udarbejdede handleplaner til revisionsbemærkningerne samt tage de øvrige udvalgs handleplaner til efterretning. Endvidere skal Økonomiudvalget godkende at den samlede revisionsberetning og de udarbejdede handleplaner oversendes til Revisionsudvalget.

Justering af retningslinjerne for revisionsrapportering og Fast Track

Borgerrepræsentationen besluttede på sit møde den 27. november 2014, at fremtidige ændringer af revisionsrapporteringen og Fast Track behandles af Økonomiudvalget. Som følge af en anbefaling fra Revisionsudvalget foreslås med indstillingen en række præciseringer af retningslinjerne for revisionsrapportering og fast track-processen for revisionsrapporter.

Løsning

På baggrund af revisionsberetningen har alle forvaltninger udarbejdet handleplaner til de revisionsbemærkninger, der vedrører forhold i forvaltningens arbejde. Disse er godkendt af de respektive udvalg i løbet af august 2022. Økonomiudvalget forelægges derfor med denne indstilling revisionsbemærkningerne (bilag 1) og handleplanerne hertil (bilag 2).

Afgivne revisionsbemærkninger

Af tabel 1 fremgår en oversigt over de 13 revisionsbemærkninger, der er afgivet med revisionsberetningen for regnskab 2021.

Tabel 1 – Revisionsbemærkninger til regnskab 2021

To revisionsbemærkninger (nr. 1 og 2) vedrører indholdet af den løbende revision af hhv. regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller samt generelle it-kontroller, som har været forelagt Økonomiudvalget d. 26. januar 2022, hvor udvalget godkendte de udarbejdede handleplaner hertil. Handleplanerne samt status for disse fremgår af bilag 2.

Til bemærkningen angående ’Regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller’ har forvaltningerne gennemført en række aktiviteter med fokus på bilagsdokumentation, og Økonomiforvaltningen har udarbejdet en vejledning hertil. Revisionen vil i forbindelse med en løbende revision tage stilling til, om bemærkningen skal videreføres i den løbende revision. Handleplanen til bemærkningen om ’Generelle it-kontroller’ er afsluttet og den forventes lukket i den løbende revision for 2022.

Bemærkning nr. 3-13 vedrører årsregnskabet. Heraf er syv bemærkninger nye, mens bemærkningen vedrørende revision af balancen (nr. 3) har nyt indhold, da handleplanerne vedrørende tidligere år er gennemført. De resterende tre bemærkninger vedrørende debitorområdet (ØKF), tilskudsadministration (KFF) og indtægter (KFF) er videreført fra tidligere år. 

Økonomiudvalget blev på økonomiudvalgsmødet den 26. januar 2022 forelagt en status på handleplanerne til regnskabsbemærkningerne for regnskab 2020. På dette tidspunkt var forventningen, at syv af revisionsbemærkningerne for regnskab 2020 ville blive afsluttet med revisionen af regnskab 2021. Fem af bemærkningerne er blevet afsluttet. Bemærkningen vedrørende Revision af balancen (alle forvaltninger) har fået nyt indhold, hvorved indholdet af revisionsbemærkningen for regnskab 2020 er blevet afsluttet. Revisionsbemærkningen vedrørende Tilskudsadministration (Kultur- og Fritidsforvaltningen) er blevet videreført og forventes nu afsluttet med revisionen af regnskab 2022.

Der er iværksat initiativer, der skal imødekomme alle forhold omtalt revisionsbemærkningerne givet til årsregnskabet og på den baggrund forventes det på nuværende tidspunkt, at fire bemærkninger vil kunne afsluttes med revisionen af regnskab 2022, mens seks forventes gentaget, jf. tabel 1. Handleplaner for håndtering af revisionsbemærkningerne fremgår af bilag 2.

For bemærkningen vedrørende aftalecompliance indkøb (nr. 5) er der ikke opgjort et forventet sluttidspunkt, idet der pågår en afklaring mellem de enkelte forvaltninger og Intern Revision for at afklare, hvilke konkrete målsætninger der skal opnås, for at bemærkningen kan blive håndteret.

Siden 2020 er der lukket fem bemærkninger jf. tabel 2.

Tabel 2 – Afsluttede revisionsbemærkninger fra 2020 til 2021

Proces for revisionsrapportering og fast track

Borgerrepræsentationen vedtog den 27. november 2014 processen for revisionsrapporteringen og Fast Track. Den gældende proces er:

• Revisionsrapporter med prioritet 1 markeringer (røde) skal forelægges udvalgene indenfor 3 uger
• Revisionsrapporter med prioritet 2 og 3 markeringer (gule og grønne) tilgår forvaltningernes direktioner,
• Fremtidige ændringer af revisionsrapporteringen og Fast Track behandles af Økonomiudvalget

Revisionsudvalget har den 24. maj 2022 besluttet at anbefale Økonomiudvalget, at revisionsrapporter med prioritet 2 bemærkninger (gule) samt særlige undersøgelser fra revisionen som minimum forelægges udvalgene som B-sager.

På baggrund af Revisionsudvalgets anbefaling, samt drøftelser med revisionen præciseres reglerne for revisionsrapportering for revisionsrapporter med følgende:

• Handleplaner til revisionsrapporter med prioritet 1 markeringer (røde) skal godkendes af fagudvalgene, da udvalgenes opfølgning på revisionens beretninger er omfattet af det kommunale tilsyns kompetence for så vidt angår en stillingtagen til, om kommunens økonomiske dispositioner er i overensstemmelse med skreven og uskreven ret, herunder grundsætningen om økonomisk forsvarlig forvaltning, jf. § 48, stk. 1, i lov om kommunernes styrelse. Prioritet 1 markeringer fra revisionsrapporter medtages i revisionens beretninger og delberetninger og bliver således også omfattet heraf. Præciseringen følger eksisterende praksis.
• Revisionsrapporter med prioritet 2 markeringer (gule) og særlige undersøgelser udført af intern eller ekstern revision skal forelægges udvalgene, fx som en B-sag, jf. Revisionsudvalgets anbefaling herom.

• Udvalgene kan beslutte at intern og/eller ekstern revision skal deltage i udvalgets behandling af revisionsrapporter, hvis der af rapporten fremgår prioritet 1 markeringer (røde). Dette følger af den gældende funktionsbeskrivelse for Intern Revision, som blev forelagt Borgerrepræsentationen den 5. maj.

På baggrund af drøftelser med forvaltningerne justeres Fast track bestemmelsen om, at rapporter med prioritet 1 markeringer (røde) skal forelægges udvalgene inden for tre uger, da det i nogle tilfælde vil være nødvendigt at indkalde til ekstraordinære møder i udvalgene for at efterleve bestemmelsen.  Bestemmelsen ændres derfor til at revisionsrapporter med prioritet 1 markeringer (røde) skal forelægges for fagudvalgene hurtigst muligt og så vidt muligt inden for tre uger under hensyntagen til udvalgenes mødeplan.

Økonomi

Sagen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Efter behandlingen i Økonomiudvalget oversendes handleplanerne til Revisionsudvalget, der herefter udarbejder en revisionsbetænkning på baggrund af udvalgenes handleplaner. Revisionsbetænkningen er revisionsudvalgets betænkning over årsregnskabet og revisionen heraf og danner grundlag for Borgerrepræsentationens behandling og godkendelse af regnskabet i november 2022.

I henhold til den gældende proces for revisionsopfølgningen vil Økonomiudvalget få forelagt de løbende revisionsrapporter for 2022, samt status på handleplanerne til revisionsbemærkningerne i januar 2023.