Deloittes revision af regnskabet for 2010 for Økonomiforvaltningen - Direktionsnotat af 10. august 2011

Økonomiudvalget skal afgive besvarelse til kommunens eksterne revisor, Deloitte, vedrørende Deloittes bemærkninger og anbefalinger til Økonomiforvaltningens regnskab for 2010.

Indstilling og beslutning

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at bilag 1, som indeholder Økonomiforvaltningens kommentarer til og tiltag som følge af Deloittes Direktionsnotat af 10. august 2011 vedrørende revision af Økonomiforvaltningens regnskab for 2010, tages til efterretning.

Problemstilling

Kommunens eksterne revisor, Deloitte, har den 11. august 2011 fremsendt udkast til Direktionsnotat vedrørende revision af Økonomiforvaltningens regnskab for 2010. Økonomiforvaltningens kommentarer til og tiltag som følge af Deloittes bemærkninger og anbefalinger til regnskabet for 2010 fremgår af Deloittes Direktionsnotat af den 10. august 2011, som ses i bilag 1.

Løsning

Deloitte har i alt 16 revisionsbemærkninger, der medtages i revisionsberetningen til Borgerrepræsentationen. Seks bemærkninger vedrører regnskabet 2010, og ti bemærkninger er videreført fra 2009.

For de seks revisionsbemærkninger fra regnskabet 2010 vurderer Deloitte to ud af de seks revisionsbemærkninger som ”ikke betryggende”. Disse revisionsbemærkninger vedrører ”Tjenestemandsforpligtigelsen” og ”Sociale tilgodehavender” og fremgår af tabel 1 sammen med Økonomiforvaltningens kommentarer og tiltag hertil.

Tabel 1: Revisionsbemærkninger, som Deloitte vurderer som ”ikke betryggende” i 2010, samt Økonomiforvaltningens kommentarer og tiltag.

Revisionsbemærkning 4.1 Værdiansættelse af tjenestemandsforpligtigelsen	Økonomiforvaltningens kommentarer og tiltag
Deloitte har drøftet observationerne med forvaltningen og har henstillet, at fejlene berigtiges i 2011 og anbefalet, at der fremover foretages fornøden kvalitetssikring af tjenestemandspensionsforpligtigelsen	Økonomiforvaltningen skal bemærke, at fejlen alene betinger en afvigelse på ca. 1 pct. på en balancepost i det omkostningsbaserede regnskab og dermed ikke har realøkonomiske konsekvenser af nogen art. Økonomiforvaltningen vil berigtige fejlene i 2011 og vil udarbejde en forretningsgang vedr. kontrol af bogføringer vedr. tjenestemandspensioner.
Revisionsbemærkning 4.2 Værdiansættelse og præsentation af sociale tilgodehavender	Økonomiforvaltningens kommentarer og tiltag
Deloitte har drøftet observationerne med forvaltningen og har henstillet, at fejlene berigtiges i 2011 og anbefalet, at der fremover foretages fornøden kvalitetssikring af posteringer vedrørende sociale tilgodehavender.	Økonomiforvaltningen skal fremhæve, at fejlen alene vedrører en balancepost i det omkostningsbaserede regnskab og dermed ikke har realøkonomiske konsekvenser af nogen art. Fejlen er berigtiget i 2011. Der er i løbet af indeværende år indarbejdet nye arbejdsgange, kontroller og systematikker mhp. at minimere risikoen for fejl fremadrettet.

Tre ud af de seks bemærkninger fra regnskabet 2010 vurderes af Deloitte som ”mindre betryggende”, hvilke er: i) bevillingskontrol, ii) boliglån med statsrefusion samt iii) udvidet budgetopfølgning for fakturaer med kun én godkender. Endelig vurderer Deloitte den sidste af de seks bemærkninger fra regnskabet 2010 vedrørende omkostninger og risiko for fiktive og uautoriserede transaktioner som ”relativt betryggende”. De to førstnævnte bemærkninger fremgår af tabel 2, imens de to sidstnævnte bemærkninger tidligere er omtalt i Deloittes Direktionsnotat af 27. maj 2011, hvorunder Økonomiforvaltningens kommentarer og tiltag indgår (ØU 14.06.11).

Tabel 2: Revisionsbemærkninger, som Deloitte vurderer som mindre betryggende i 2010, samt Økonomiforvaltningens kommentarer og tiltag.

Revisionsbemærkning 4.3 Bevillingskontrol	Økonomiforvaltningens kommentarer og tiltag
Deloitte har ikke kommentarer til selve regnskabsforklaringerne, men er af den opfattelse, at økonomistyringen burde have givet anledning til at søge tillægsbevilling i Borgerrepræsentationen til inddækning af merforbruget.	Økonomiforvaltningen er enig i, at der skal indhentes fornøden bevilling, inden der kan afholdes udgifter. Deloittes bemærkning vedrører afvigelser på to bevillinger. Den første bevilling, Fælles Ramme Puljer, havde et budget i 2010 på 163,3 mio.kr. og udviste et merforbrug på 41,9 mio.kr. svarende til 25,7 %, som vedrører den fælles barselsfond. Den manglende ansøgning om tillægsbevilling skyldes, at Økonomiforvaltningen først fik indberetningerne fra forvaltningerne i fbm. regnskabsafslutningen. Økonomiforvaltningen følger løbende op på antal registrerede barselsdage i lønsystemet samt gennemsnitsrefusionen for de anmodninger, som kommer ind, da det er de to faktorer, som er afgørende for forbruget i året. Denne procedure vil fremover understøtte muligheden for rettidigt at indhente de eventuelt nødvendige tillægsbevillinger. Den anden bevilling, Københavns Borgerservice, efterspørgselsstyrede overførsler, havde et budget på 377,9 mio.kr. i 2010 og udviste et merforbrug på 40,5 mio.kr. svarende til 10,7 %. Merforbruget vedrører primært tilbagebetaling af refusioner for boliglån samt efterregulering af Socialforvaltningens regnskab 2009. Den manglende ansøgning om tillægsbevilling skyldes, at det var forholdsvist sent på året, at der var fuldt overblik over området, som tidligere var delt mellem Socialforvaltningen og Sundheds- og Omsorgsforvaltningen.
Revisionsbemærkning 4.4 Boliglån med statsrefusion	Økonomiforvaltningens kommentarer og tiltag
Deloitte anser ikke den anvendte praksis i overensstemmelse med kommunens konteringsregler samt tilstrækkelig for dokumentation af statsrefusionsopgørelser og henstiller derfor, at kommunen udarbejder nye retningslinier for registrering af bevægelse i henhold til lånesystemerne, herunder opretter tilstrækkelige antal konti til understøttelse af registreringerne. I og med, at der ikke er foretaget registrering af de enkelte tab, har vi samtidig ikke mulighed for at få verificeret, om hvorvidt kommunens retningslinier for afskrivninger er overholdt.	Registrering af enkeltposter, herunder registrering af de enkelte tab, sker i fagsystemerne, ligesom hjemtagelse af statsrefusion sker på baggrund af udtræk fra fagsystemerne. Det er derfor muligt via fagsystemerne at få verificeret, hvorvidt kommunens retningslinjer for afskrivninger er overholdt. Området er overtaget fra Socialforvaltningen i 2010, og afstemningen af visse konti har vist sig forholdsvist kompliceret, da de ikke var fyldestgørende afstemt ultimo 2009. Københavns Borgerservice har derfor igangsat et projekt med Intern Revision mhp. at få ryddet op i disse konti og sikre, at kommunens konteringsregler overholdes. I forlængelse heraf er Københavns Borgerservice påbegyndt at omlægge konteringerne i KØR. Bl.a. flyttes lån, så de registreres på de korrekte IM-konti. Endelig er der udarbejdet forretningsgang og kontrolkoncept for ledelsestilsyn samt procedure for løbende berigtigelse af konstaterede fejl.

For de ti revisionsbemærkninger, der er overført fra 2009, er én revisionsbemærkning vedrørende forretningsgangsbeskrivelse om udgifter til repræsentation, gaver mv. ny. Bemærkningen vurderes som "relativt betryggende". De øvrige ni revisionsbemærkninger er omtalt i Deloittes Direktionsnotat af 27. maj 2011 (ØU 14.06.11).

Endelig har Deloitte to bemærkninger, der ikke medtages i revisionsberetningen til Borgerrepræsentationen, men er indeholdt i Direktionsnotatet af 10. august 2011. De to bemærkninger vedrører omkostningsdisponering og udbetaling samt finansielle aktiver. Begge bemærkninger vurderes som "relativt betryggende".

I forbindelse med Socialforvaltningens overdragelse af de efterspørgselsstyrede overførsler til Økonomiforvaltningen pr. 1. januar 2010 havde Deloitte i deres opfølgning på ikke afsluttede revisionsbemærkninger for 2009 følgende bemærkning, jf. tabel 3.

Tabel 3: Revisionsbemærkning, som Deloitte vurderer som ”ikke betryggende” for regnskab 2009, samt Økonomiforvaltningens kommentarer og tiltag.

Revisionsbemærkning om Systemafstemninger

Økonomiforvaltningens kommentarer og tiltag

Der er ingen af de for 2009 omhandlede systemer, som Socialforvaltningen har systemansvar for fra 2010. Socialforvaltningen har imidlertid indkaldt de berørte forvaltninger, Intern revision og Økonomiforvaltningen med henblik på udarbejdelse af fælles afstemningsmetoder.

På et møde den 13. januar 2011 er der truffet aftale om den videre proces, herunder Intern Revision i løbet af 14 dage fremsender oplæg til den videre proces. Intern Revision og Koncernservice arbejder på en fælles forretningsgang i kommunen for afstemning af systemer.

Herudover skal Socialforvaltningen kontrollere personbogføringen for 2009.

I oktober 2010 fik Københavns Borgerservice overleveret afstemninger på Boligstøtteområdet og kunne herefter gå i gang med egen del af afstemningen.

Det har efterfølgende vist sig, at Socialforvaltningens afstemninger ikke er fyldestgørende, og en del uløste poster for 2010 har relation til afskrevne beløb i Socialforvaltningen, hvilket vanskeliggør den fremadrettede afstemning af kontiene.

Herudover er der endnu ikke sket en endelig overdragelse af alle saldi grundet manglende dokumentation af beløbene fra Socialforvaltningen.

Københavns Borgerservice har implementeret området i sine øvrige afstemningsrutiner og forventer punktet afsluttet med udgangen af 2011.

Videre proces

På baggrund af udvalgenes behandling fremsender Deloitte senest den 15. september 2011 den samlede beretning om revisionen af kommunens regnskab til behandling i Borgerrepræsentationen.

Claus Juhl Bjarne Winge

Beslutning

Økonomiudvalgets beslutning den 30. august 2011

Lynge Skovgaard fra Deloitte deltog under punktets behandling.

Indstillingen blev taget til efterretning.