Årsrapport om sygefravær i Københavns Kommune 2018

Økonomiudvalget, der har ansvaret for den overordnede personaleudvikling i kommunen, får forelagt opgørelser over medarbejdernes sygefravær to gange årligt: En årsrapport og en halvårsrapport. Formålet er at følge, om forvaltningerne når de af Økonomiudvalget vedtagne måltal. Årsrapporten medvirker til at identificere eventuelle områder, hvor der kan være et potentiale for yderligere nedbringelse af sygefraværet, og hvor der er behov for en ekstra indsats.

Hovedresultatet i Årsrapport om sygefravær i Københavns Kommune 2018 er, at sygefraværet steg med 0,2 dag i 2018. Det samlede sygefravær i Københavns Kommune ligger på 11,5 dage i gennemsnit pr. medarbejder, hvilket er 0,6 dag over måltallet. De vigtigste pointer og resultater er opsummeret i kapitlet 'Sammenfatning' i rapporten.

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at "Årsrapport om sygefravær i Københavns Kommune 2018" tages til efterretning, jf. bilag 1.

Problemstilling

Stigende sygefravær i Københavns Kommune for første gang i 11 år
Efter 10 år med faldende sygefravær samlet set for de ansatte i Københavns Kommune (KK) - dog uændret i 2013 - steg sygefraværet med 0,2 dag i 2018 (figur 1 i bilag 1). Det gennemsnitlige sygefravær i KK ligger på 11,5 dage. Stigningen skal dog ses i lyset af, at sygefraværet faldt relativt meget i 2017 - nemlig 0,8 dag - og sygefraværet i 2018 ligger på det næstlaveste niveau målt siden 2007.

Figur 1. Udvikling i sygefraværet (gns. fraværsdagsværk) og måltalsopfyldelse (Figur 3 i bilaget)

Stigende sygefravær i to af de tre store forvaltninger og faldende sygefravær i tre af de fire mindre forvaltninger
Stigningen i kommunens sygefravær i 2018 skyldes især stigninger i sygefraværet i de to store forvaltninger Socialforvaltningen (SOF) og Sundheds- og Omsorgsforvaltningen (SUF), der også har det højeste sygefravær, nemlig hhv. 12,6 dage og 13,0 dage. Sygefraværet steg også i Kultur- og Fritidsforvaltningen (KFF), der dog har det næstlaveste sygefravær blandt forvaltningerne, nemlig 8,2 dage. Børne- og Ungdomsforvaltningen (BUF) havde uændret sygefravær på 11,9 dage, svarende til det tredje højeste niveau blandt forvaltningerne.

På trods af den samlede stigning i sygefraværet er der også enkelte lyspunkter i årsrapporten. Således faldt sygefraværet i tre af de fire mindste forvaltninger. Sygefraværet faldt en anelse (0,2 dag) i både Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen (BIF) og Teknik- og Miljøforvaltningen (TMF), hvor sygefraværet nu er hhv. 8,2 dage og 9,3 dage. Det største fald i sygefraværet i 2018 er sket i Økonomiforvaltningen (ØKF), der efter et fald på 1,0 dag i 2018 nu har et sygefravær på 7,6 dage, hvilket er det laveste niveau blandt forvaltningerne. De tre mindste forvaltninger i kommunen (KFF, BIF og ØKF) har nu for alvor fået vendt kurven med stigende sygefravær i 2015-2016, og de har nu alle tre det laveste niveau målt siden 2007.

Udviklingen i sygefraværet i 2018 forklares primært med udviklingen i det lange sygefravær
Stigningen i kommunens sygefravær på 0,2 dag i 2018 skyldes en stigning på 0,1 dag i såvel det korte som det lange sygefravær. Men når man kigger på udviklingen i sygefraværet i de enkelte forvaltninger ses, at det generelt er udviklingen primært i langtidssygefraværet, der ligger bag udviklingen i forvaltningernes samlede sygefravær. Faldet i ØKF’s sygefravær på 1,0 dag skyldes alene et fald i det lange sygefravær, og langtidssygefraværet faldt også marginalt i de to andre forvaltninger med faldende sygefravær, nemlig TMF og BIF. Omvendt steg langtidssygefraværet i alle tre forvaltninger med stigende sygefravær, nemlig SOF, SUF og KFF. Således skyldes eksempelvis stigningen i sygefraværet i SOF alene en stigning i langtidssygefraværet.

Stor spredning i sygefraværet inden for nogle institutions- og serviceområder
Som det fremgår af top/bund figurerne i Årsrapporten (figurerne 36-49), er der meget stor spredning i sygefraværet fra enhed til enhed indenfor områderne, og figurerne viser også, at det stort set er de samme institutioner/enheder, der år efter år har enten relativt højt eller lavt sygefravær. Inden for de to største serviceområder daginstitutionsområdet og skoleområdet er der eksempelvis følgende forskelle i sygefraværet: de fem klynger med lavest sygefravær har sygefravær under 10 dage, mens klynger med højest sygefravær har sygefravær på over 17 dage. Tilsvarende tal for skolerne er ca. 6 dage og 15 dage.  

De største stigninger i sygefraværet pr. institutions- og serviceområder i 2018 skete på SOF's områder, hvor sygefraværet steg med 3,4 dage for hjemmeplejen, med 1,5 dage for handicapområdet og 1,3 dage for psykiatriske botilbud. Følgende områder i KK har det højeste sygefravær: Hjemmeplejen i SOF (20,7 dage), handicapområdet i SOF (15,3 dage), hjemmeplejen i SUF (15,1 dage), plejecentre i SUF (13,6 dage), psykiatriske botilbud i SOF (13,9 dage) og daginstitutionsområdet i BUF (13,4 dage) (figurerne 31-36 i bilag 1).

Fire faggrupper har markant højere sygefravær end kommunens gennemsnit: SOSU-personale (15,7 dage), omsorgs- og pædagogmedhjælpere (14,8 dage), socialpædagoger (14,3 dage) og pædagogmedhjælpere og pædagogiske assistenter (14,1 dage) (figur 16 i bilag 1). De fire faggrupper med markant lavest sygefravær er: akademikerne (5,8 dage), fysio- og ergoterapeuter (8,2 dage), kontor og IT (8,6 dage) og vejlederne/underviserne på beskæftigelsesområdet (9,3 dage).

Psykologhjælp - stress og udbrændthed fylder meget
I 2018 blev der gennemført i alt 3.296 psykologsamtaleforløb vedrørende arbejdsrelaterede, psykosociale problemstillinger; 1.449 forløb i kommunens interne tilbud, Tidlig Indsats, og 1.847 forløb hos SOS, kommunens eksterne leverandør af akut krisehjælp og anden psykologisk bistand (figur 28, bilag 1). Stress/udbrændthed/depression har i alle årene været den markant hyppigste henvendelsesårsag. I 2018 var der i alt 1.489 forløb med denne henvendelsesårsag.

'Ledelsesinfo Personale' - et nyt ledelsesinformationssystem
I november 2018 tog KK et nyt ledelsesinformationssystem i brug, idet 'Ledelsesinfo Personale' afløste systemet Rubin, som kommunen har anvendt siden 2007. Dette system understøtter bl.a. ledernes sygefraværsopfølgning eksempelvis ved udsendelse af advis mail, når en medarbejder skal til indkaldes til sygefraværssamtale i henhold til forvaltningens sygefraværspolitik. Med implementeringen af dette system er der en lidt ændret metode til at beregne sygefraværet på, så det bliver en mere præcis angivelse af sygefraværstimerne, hvis en medarbejder eksempelvis arbejder med skæve arbejdstimer (ændringerne pr. forvaltning fremgår af bilag 12.1).

Løsning

Frigjorte ressourcer, men behov for skærpet fokus for at nå målet
Fra 2007-2018 er sygefraværet faldet fra 16,4 dage til 11,5 dage, svarende til 4,9 dage eller ca. 30 %. Dette betyder, at kommunen nu årligt får arbejdskraft for den lønudgift på i alt ca. 228 mio. kr., der før gik til sygedage - hertil kommer pensionsudgiften. Omregnes de nu færre fraværsdage, svarer det i princippet til, at der i dag er 657 fuldtidsansatte mere på arbejde hver dag i KK.

Men der er fortsat et stykke vej til måltallet på 10,9 dage. Dette måltal bygger på Økonomiudvalgets mål om, at KK skal ligge blandt den fjerdedel af kommuner med lavest sygefravær. Med et sygefravær på 11,5 dage i 2018 er KK således 0,6 fra måltallet, hvilket kalder på et skærpet fokus og styrkelse af indsatsen.

'Tydelig ledelse' og 'Systematiske samtaler' - styrkelse af dialogen i ledelsesstrengen
For at understøtte, at KK kan nå ambitionen om at ligge i den bedste fjerdedel af kommuner med lavest sygefravær, vedtog Økonomiudvalget den 3. oktober 2017 "Sygefraværsstrategi 2020 - bedre fælles forebyggelse og professionalisering". Der er udviklet en række værktøjer til udrulning og ibrugtagning af strategien på alle arbejdspladser i KK. Disse ligger på hjemmesiden www.medarbejder.kk.dk. Her skal i særlig grad fremhæves modellen 'Huset', der beskriver seks elementer i den effektive sygefraværsindsats.

På baggrund af gode erfaringer i flere forvaltninger - bl.a. ØKF - om at fokusere på de to elementer i modellen 'Huset', der handler om 'Tydelig ledelse' og 'Systematiske samtaler', vil ØKF drøfte med de øvrige forvaltninger, hvordan forvaltningerne kan understøtte dialog i ledelsesstrengen i forhold til sygefraværsindsatsen - både i forhold til enkelte medarbejderes sygefravær og indsatser overfor hele arbejdspladser. Eksempelvis bør det såkaldte Task Force konsulenttilbud i Arbejdsmiljø København inddrages i relevant omfang over for enheder, der har særligt problematisk højt sygefravær, da denne har dokumenteret effekt. Således viser erfaringer eksempelvis, at øget brug af systematiske fraværssamtaler kan medvirke til at sikre fastholdelse og hurtigere tilbagevenden til arbejdet.

Erfaringsopsamling om stressforebyggelse og -håndtering
På baggrund af de mange henvendelser pga. stress og udbrændthed til kommunens tilbud om psykologisk bistand, gennemføres en grundig erfaringsopsamling af årsagerne bag henvendelserne. Erfaringsopsamlingen vil primært tage udgangspunkt i psykologsamtaleforløbene i Tidlig Indsats i Arbejdsmiljø København og erfaringerne fra tilbuddet Psykisk Sundhed. Psykisk Sundhed er et tilbud, der blev igangsat med Budget 2016 med henblik på en styrkelse af den psykiske sundhed på arbejdspladserne. Formålet med erfaringsopsamlingen er at tilvejebringe viden, der kan ligge til grund for en vurdering af, om der er behov for at justere de eksisterende tilbud og, om der kan gøres mere eller andet i forhold til den forebyggende indsats.

Økonomi

Ressourcerne til gennemførelsen af de ovenfor nævnte aktiviteter og tiltag afholdes indenfor eksisterende budgetter.

Videre proces

Nye måltal for 2020-2021
Forvaltningernes og kommunens samlede måltal for sygefravær opdateres medio 2019, når de øvrige kommuners sygefravær for 2018 offentliggøres. Forslag til nye måltal forelægges Økonomiudvalget i 2. halvår 2019. De nuværende måltal videreføres for 2019, idet forvaltningerne dog kan vælge at indfase de nye måltal, så snart de er vedtaget af Økonomiudvalget.

'Tydelig ledelse' og 'systematiske samtaler' - styrkelse af dialogen i ledelsesstrengen om opfølgning på sygefravær
I regi af HR-kredsen og Den Tværgående Sygefraværsgruppe i kommunen vil ØKF stå for at drøfte perspektiver ved en styrket indsats i ledelsesstrengen mhp. at følge tættere op på sygefravær i relevante dele af organisationen.

Erfaringsopsamling om stressforebyggelse og -håndtering
Økonomiforvaltningen og Arbejdsmiljø København gennemfører en erfaringsopsamling af henvendelserne til Tidlig Indsats. Erfaringer fra tilbuddet Psykisk Sundhed vil også indgå i opsamlingen. På baggrund af erfaringsopsamlingen gennemføres en temadrøftelse i HR-kredsen om dels det fremadrettede strategiske formål og indhold i Psykisk Sundhed i henhold til de politiske intentioner i Budget 2016, hvor det blev igangsat og dels vurdering af behovet for evt. justering af tilbuddet Tidlig Indsats.

Evaluering af Sygefraværsstrategi 2020
Medio 2019 evalueres forvaltningernes implementering af Sygefraværsstrategi 2020, og resultaterne af denne forelægges Økonomiudvalget efter forudgående behandling i det Centrale Samarbejdsorgan, CSO.

Halvårsrapport om sygefravær og status for 2019
Halvårsrapporten om sygefraværet 2019 forelægges Økonomiudvalget i september 2019. Denne giver en status på, hvordan det går med at realisere måltallet.

Dagsordenspunkt 9: Årsrapport om sygefravær i Københavns Kommune 2018 (2018-0312813)

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 30. april 2019

Indstillingen blev taget til efterretning uden afstemning.

Enhedslisten og Radikale Venstre afgav følgende protokolbemærkning:

”Enhedslisten og Radikale anerkender at tydelig ledelse, dialog og opfølgningssamtale er gode redskaber til at forebygge sygefravær. Men det er et faktum at personalet er alt for presset og derfor er det også nødvendigt at tilføre ekstra ressourcer for at modgå det stigende arbejdspres. En investering i ekstra ressourcer kan vise sig, i sidste ende, at tjene sig selv hjem ved et fald i sygefravær.”