Opfølgning på revisionsbemærkninger - april 2019

Med denne indstilling forelægges Økonomiudvalget den tredje og sidste opfølgning på revisionsbemærkningerne til regnskabet for 2017, de øvrige indstillinger er blevet behandlet i henholdsvis september og december 2018. Denne indstilling er den sidste med status på bemærkningerne til regnskabet for 2017, da kommunen modtager revisionsberetningen til regnskab 2018 senest 1. juni 2019.

Kommunen modtog 22 revisionsbemærkninger til regnskab 2017, og der er igangsat handleplaner for at håndtere samtlige bemærkninger. Samlet set forventes det på nuværende tidspunkt, at handleplanerne for 13 af de 22 revisionsbemærkninger er gennemført med regnskab 2018. Disse udgøres af seks bemærkninger til årsrevisionen vedrørende regnskabsafslutningsprocessen (nr. 2), lønadministration (nr. 4), manglende refusionshjemtagelse (nr. 5), cybersecurity og persondata (nr. 11) og ubalance i kommunens interne handel (nr. 13) alle givet til Økonomiforvaltningen, samt byggesagsområdet (nr. 8) givet til Teknik- og Miljøforvaltningen. Hertil kommer syv bemærkninger vedrørende den sociale revision givet til Socialforvaltningen og Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen.

De resterende ni bemærkninger forventes at blive videreført med revisionsberetningen for regnskab 2018. Ved den seneste opfølgning i december 2018 forventedes 15 bemærkninger at blive lukket. Stigningen i antallet af bemærkninger, der forventes videreført, skyldes at fire af de igangsatte handleplaner først forventes afsluttet i løbet af 2019, mens to handleplaner, som forventedes afsluttet i 2019, nu forventes færdig i 2018.

I forbindelse med den løbende revision af henholdsvis lønområdet og generelle it-kontroller er der konstateret forhold, som forventes at medføre, at kommunen modtager to yderligere bemærkninger til regnskab 2018 på disse områder. Dermed forventes samlet set 11 revisionsbemærkninger til regnskab 2018.

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at den aktuelle status for handleplanerne på revisionsbemærkningerne til regnskab 2017 tages til efterretning.

Problemstilling

Der er til regnskabet for 2017 afgivet 22 revisionsbemærkninger. Den 11. september 2018 godkendte Økonomiudvalget (ØU) forvaltningernes handlingsplaner på revisionens revisionsberetning. Den 11. december 2018 modtog ØU en første status på opfølgningen på handlingsplanerne. Med denne indstilling gives en sidste status på disse handlingsplaner forud for revisionen af regnskab 2018.

På ØUs møde i december 2018, hvor opfølgningen på forvaltningernes handlingsplaner senest blev behandlet, var det forventningen, at 15 ud af 22 revisionsbemærkninger ville blive afsluttet frem mod revisionen af regnskab 2018.

Økonomiforvaltningen (ØKF) har i marts 2019 indhentet en fornyet status på handlingsplanerne fra forvaltningerne, herunder en vurdering af om forholdende vurderes håndteret, således at de enkelte bemærkninger kan lukkes i forbindelse med revisionen af regnskab 2018.

Løsning

Det er de respektive forvaltningers ansvar at gennemføre de handlinger, der er nødvendige for at lukke de anførte bemærkninger.

Af tabel 1 fremgår, hvornår det pr. marts 2019 forventes, at forvaltningerne har berigtiget de forhold, der blev anført i revisionsberetningen for regnskab 2017, således at bemærkningerne kan lukkes. Denne vurdering er lavet ud fra de nuværende handlingsplaner og dertilhørende tidsplaner.

Den samlede status for revisionsbemærkningerne gennemgås i bilag 1. En række af bemærkningerne indeholder delbemærkninger, hvorfor det i bilaget er angivet, hvornår delbemærkningen forventes lukket. ØKF har været i dialog med kommunens interne revision om nedenstående status med henblik på at sikre, at der er en fælles forståelse heraf.

Tabel 1 –Status på handleplaner for revisionsbemærkninger til regnskab 2017

*ØKF= Økonomiforvaltningen, TMF= Teknik- og Miljøforvaltningen, KFF= Kultur- og Fritidsforvaltningen, SOF=Socialforvaltningen, BIF= Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen, BUF= Børne- og Ungdomsforvaltningen.

Det forventes på nuværende tidspunkt, at handleplanerne for 13 ud af 22 bemærkninger afsluttes i forbindelse med revisionen af regnskab 2018. For de resterende ni bemærkninger gælder, at otte forventes afsluttet med revisionen af regnskabet for 2019, mens bemærkningen om indkøb først forventes at kunne lukkes med revisionen af regnskab 2020.

De handleplaner som ved seneste opfølgning var forventet gennemført med regnskab 2018, men som på nuværende tidspunkt ikke er afsluttet er følgende: Kontrol med overholdelse af reglerne om skatmoms (nr. 7), Tilskudsadministration (nr. 10), Min Plan (nr. 18) og Jobafklaringsforløb (nr. 19).

 Til gengæld vurderes det, at handleplanerne vedrørende Cybersecurity og persondata, samt Statsrefusion vedr. uledsagede flygtningebørn gennemføres hurtigere end forventet ved seneste opfølgning.

Status på bemærkninger der ikke forventes lukket inden revisionen af regnskab 2018

1 – Systemansvarlige for udbetalingssystemer (Alle forvaltninger)
Kommunen har forsat en række fakturerings- og udbetalingssystemer, som ikke er tilstrækkeligt dokumenteret med forretningsgangsbeskrivelser og risikovurderinger.

Der pågår et arbejde i alle forvaltninger med at udarbejde forretningsgangsbeskrivelser for alle relevante systemer, herunder uddannelse af medarbejdere i kommunens kvalitetsstandard for forretningsgange. Det forventes pt. af revisionsbemærkningen udgår for BIF, men fastholdes for de øvrige forvaltninger.

Det drejer sig om en række systemer, som integrerer til Kvantum, herunder OPUS-Debitor, skolemadssystemet EAT og en række KMD-systemer. For alle systemer, der ikke udfases, er man i gang med at lave risikovurderinger og forretningsgange. Bemærkningen forventes at kunne lukkes med revisionen af regnskabet for 2019.

3 – Kontrol af balanceposter (Økonomiforvaltningen)

For at sikre, at kommunens balance er rigtig, skal der en løbende afstemning af balancens poster. Dette arbejde er forankret i Økonomiforvaltningen, hvor revisionen har konstateret, at der har manglet et tilstrækkeligt kendskab til processerne i Kvantum.

Der er sket en gennemgang af kommunens balanceposter, og de forhold der blev påpeget i forlængelse af regnskab 2017, er blevet korrigeret. Man har desuden etableret en række interne kontroller, der skal forhindre, at man fremadrettet får samme udfordringer med kommunens balancekonti.

Det er forventningen, at bemærkningen videreføres som følge af den manglende afstemning mellem kommunens debitorsystem (KMD Opus Debitor) og kommunens økonomisystem (Kvantum).

Ved lukning af regnskab 2018 lå der ikke en fuld afstemning af Københavns Kommunes tilgodehavender. Det medfører en risiko for, at ikke alle kommunens indtægter fremgår korrekt i regnskabet samt at potentielle tab/afskrivninger ikke er identificeret. Der er primo 2019 igangsat et arbejde med afstemning mellem KMD Opus Debitor og Kvantum med henblik på en retvisende debitormasse ved regnskab 2019.

6 – Regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller (Økonomiforvaltningen)
Revisionsbemærkningen vedrører særligt design og implementering af forretningsgangene vedrørende Kvantum herunder, at den organisatoriske implementering af Kvantum i KS ikke var tilstrækkeligt forankret, samt at interne kontroller ikke gennemførtes som del af den daglige rutine.

Koncernservice har i løbet af 2018 gennemført projektet Center for finans 2.0, som har haft til formål at implementere en normal driftssituation efter udrulningen af Kvantum. Der er således igennem hele 2018 arbejdet med kvaliteten af de interne kontroller mv. i kommunen.

Det er vurderingen, at revisionsbemærkningen videreføres, da det forventes at revisionen vil påpege, at kommunens kontrolmiljø på flere områder ikke på nuværende tidspunkt giver en tilstrækkelig sikkerhed for, at fejl og mangler opdages eller forebygges. Koncernservice arbejder løbende på at sikre sikker drift af Kvantum og alle tilhørende processer og de konkrete forhold fra revisionen af regnskab 2017 forventes løst medio 2019.

7 – Kontrol med overholdelse af reglerne for skatmoms (Økonomiforvaltningen)

Revisionsbemærkningen vedrører dels, at kommunen skal kunne udarbejde en dokumenteret momssandsynliggørelse uden væsentlige afvigelser, samt at kommunen skal etablere en proces for korrekt hjemtagelse af energiafgifter.

Udarbejdelsen af forretningsgangen for moms er færdiggjort. Momsafstemningen for 2018 er gennemført i henhold til den aftalte metode med Intern Revision. Momssandsynliggørelsen er gennemført i uge 8 2019, således den kan overleveres til Intern Revision og dermed indgå i statusrevisionen af regnskab 2018.

Der udestår alene en endelig validering af datagrundlaget for korrekt hjemtagelse af energiafgifter forud for, at der kan anmodes om refusion heraf. Dette arbejde forventes afsluttet senest 30. juni 2019, hvorfor revisionsbemærkningen forventes at blive videreført til regnskab 2018.

9 – Kommunens regler for indkøb (Alle forvaltninger)

Revisionen vurderer, at kommunen ikke i tilstrækkelig grad anvender potentialet i Kvantum på indkøbsområdet, herunder med anvendelse af manuelle processen, manglende compliance og en utilstrækkelig aftaledækning på kommunens indkøb.

Kvantum Indkøb er nu implementeret og i drift i alle forvaltninger. Der pågår et arbejde med at forankre de nye indkøbsprocesser i hele Københavns Kommune, men brugen af løsningen er i stabil fremdrift og to forvaltninger har i marts 2019 opnået en indkøbsordre-compliance på 30%.

For at sikre et forsat fokus på opgaven og prioritering af nødvendige indsatser opstartede Center for Indkøb medio 2018 bilaterale drøftelser med forvaltningerne med henblik på at lave forvaltningsspecifikke indsatser på indkøbsområdet i samarbejde med forvaltningen. Disse drøftelser fortsætter i 2019 og 2020, og revisionsbemærkningen forventes først endeligt afsluttet i 2020.

10 –Tilskudsadministration (Kultur- og Fritidsforvaltningen)

Revisionen vurderer, at Kultur- og Fritidsforvaltningen ikke i tilstrækkelig grad har kunnet dokumentere, at de har implementeret kommunens regelsæt på tilskudsområdet, hvilket kan være en medvirkende årsag til de konstaterede fejl og mangler i en konkret tilskudssag.

Kultur- og Fritidsudvalget blev i december 2018 forelagt en samlet status og videre proces for arbejdet med Intern Revisions anbefalinger. Den 11. april 2019 blev Kultur- og Fritidsudvalget forelagt en opdateret status for arbejdet med Intern Revisions bemærkninger samt forvaltningens plan for den videre implementering. Opgaven med at implementere og understøtte kompetenceudvikling vil fortsætte i 2019.

Taskforcen for tilskudsforvaltning vil endvidere fortsætte samarbejdet med Intern Revision i 2019 og arbejde videre med blandt andet grundlag og hjemmel til indtægter hos tilskudsmodtagere, tilskudsaftaler med flere tilskudsydere samt ensretning og opdatering af tilskudsaftaler i hele KFF. Det forventes derfor at bemærkningen videreføres i regnskab 2018.

12 – Mellemkommunal refusion (Socialforvaltningen/ Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen/ Børne- og Ungdomsforvaltningen/ Kultur- og Fritidsforvaltningen)

Revisionen har konstateret, at kommunen ikke i tilstrækkelig grad hjemtager den mellemkommunale refusion, som man er berettiget til. På baggrund heraf blev der til budgettet for 2019 besluttet en Investeringscase for at sikre, at der hjemtages korrekt refusion. Casen indeholder dels korrekt hjemtagelse af tidligere års refusioner og dels implementering af en ny fremadrettet model herfor.

Den bagudrettet analyse af den kommunale refusion bliver foretaget af hhv. BDO og KS. Pr. 1 marts 2019 har den bagudrettede analyse genereret 38,5 mio. kr. i yderligere indtægter. Der udestår ca. 30 % analysen og det er BDO’s vurdering, at der forsat ligger et potentiale på mellem 20-30 mio. kr. Dette arbejde forventes at være gennemført 31. maj 2019. I henhold til den fremadrettede proces skal der gennemføres design af nye processer, samt design og udvikling en IT-løsning til den fremtidige drift. Dette arbejde forventes at være gennemført 31. december 2019.

Arbejdet fortsætter således i resten af 2019, hvorfor bemærkningen forventes at blive videreført i årsrevisionen for 2018.

18 – Min plan – (fejl og mangler i kvaliteten af anvendelse) (Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen)

Revisionen har konstateret fejl og mangler i anvendelsen af systemet Min Plan, hvilket medfører en lavere kvalitet i sagsbehandlingen og risiko fejl.

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen fokuserer i sit arbejde på at styrke den faglige ledelse, da det vurderes at en konkret faglig drøftelse af udvalgte sager bedst vil understøtte et kvalitetsløft i sagsbehandlingen. Der er tale om et omfattende initiativ, som tager tid og er ressourcekrævende, det er forvaltningens vurdering, at implementering af dette initiativ vil sikre en langsigtet løsning, idet der over tid vil opnås den ønskede faglige udvikling og et solidt kvalitetsniveau i arbejdet med Min Plan. Endvidere er der igangsat et initiativ om videndeling på tværs af forvaltningen.

Det forventes, at revisionsbemærkningen først kan lukkes ved revisionen af regnskabet for 2019.

19 – Jobafklaringsforløb (overholdelse af tidsfrister) (Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen)

Revisionen har konstateret manglende overholdelse af de fastsatte tidsfrister i forbindelse med jobafklaringsforløb.

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen har fået midler i Budget 2019 til udvidelse af mødekapaciteten og er i gang med en plan for udmøntning af midlerne. Da udvidelsen af mødekapaciteten udmøntes i 2019 forventes revisionsbemærkningen tidligst afsluttet med revisionen for 2019.

Øvrige områder der forventes at fremgå af revisionsberetningen for regnskab 2018

På de store revisionsområder lønadministrationen (nr. 4) og it-sikkerhed (nr. 11), vurderes de konstaterede forhold til regnskab 2017 vil være håndteret jf. ovenfor.

Den løbende revision har givet anledning til en række observationer, hvorfor der i revisionsberetning for 2019 forventes nye bemærkninger vedrørende lønadministration og it-sikkerhed. Endvidere forventes det, at nye forhold på området for regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller (nr. 6) vil føre til revisionsbemærkninger i årsrevisionen.

Lønområdet

I revisionsberetningen for 2017 konstaterede revisionen en række forhold vedrørende kommunens lønadministration, herunder manglende dokumentation og opfølgning. Handleplanerne for de konstaterede fejl og mangler i regnskab 2017 er gennemført, og bemærkningerne givet til regnskab 2017 vurderes håndteret.

ØU blev den 19. marts 2019 forelagt revisionsrapporten om den løbende revision af løn- og personaleområdet for 2018. Her forventes det, at der i årsrevisionen for regnskab 2018 videreføres to bemærkninger vedrørende to forhold, hvor der forsat er enkelte udeståender. Dette omhandler lønadministration for to selvejende institutioner og lønkørsel på kommunens SE nummer for én selvejende institution.

Cybersecurity og persondata

Der arbejdes i samarbejde med alle forvaltninger på at sikre de nødvendige værktøjer til risikovurderinger af kommunens it-systemer. Det er Økonomiforvaltningens vurdering, at Københavns Kommune har etableret et solidt grundlag for løbende risikovurderinger af it-systemer, og at forholdende som førte til revisionsbemærkningen i 2017 dermed er håndteret og bemærkningen lukkes.

Af revisionsrapporten ”Revision af generelle it-kontroller 2018”, som blev forelagt ØU 19. marts 2019, fremgik nye røde bemærkninger vedrørende styring af brugerrettigheder og systemadgange, samt vedrørende test og standardprofiler i Kvantum. Disse forhold forventes at føre til, at revisionsbemærkningen vedrørende cybersecurity og persondata videreføres i årsrevisionen for 2018.

Regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller

ØU fik på mødet den 4. december 2018 forelagt revisionsrapport om bølge 1 af den løbende revision af regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller. Her fremgik en rød bemærkning om håndtering af fakturaer i forvaltningerne, samt en rød bemærkning vedrørende en række forhold på regnskabsområdet i Koncernservice. Størstedelen af forholdene blev observeret i september og var håndteret i december, men som følge af, at forholdene var konstateret i løbet af 2018, forventes disse at blive anført i årsrevisionen.

Ultimo april 2019 forventer Økonomiforvaltningen at modtage den anden revisionsrapport på området. De eventuelle røde bemærkninger i denne rapport vil indgå i revisionsberetningen vedrørende årsregnskabet. Det forventes, at denne rapport kan forelægges ØU i maj 2019.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

I forlængelse af revidering af årsregnskabet udarbejder revisionen en revisionsberetning, hvor der tages stilling til hvilke bemærkninger, der skal lukkes eller videreføres. Revisionsberetningen for regnskab 2018 afleveres til kommunen senest den 1. juni 2019 og bliver forelagt Økonomiudvalget til orientering på aflæggerbordet på mødet den 11. juni 2019. Økonomiudvalget vil få forelagt handleplaner for håndtering af revisionsberetningen for regnskab 2018 på mødet den 21. august 2019.

Dagsordenspunkt 3: Opfølgning på revisionsbemærkninger - april 2019 (2019-0050423)

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 30. april 2019

Indstillingen blev godkendt uden afstemning.

Det Konservative Folkeparti afgav følgende protokolbemærkning:

”Vi er bekymrede over, at det ikke er muligt at foretage en afstemning af kommunens balance. Vi er meget utrygge ved, at der er en risiko for, at ikke alle kommunens indtægter fremgår korrekt i regnskabet samt at potentielle tab/afskrivninger ikke er identificeret, som det fremgår af indstillingen.”