Håndtering af medlemsforslag om repræsentation

Økonomiudvalget skal i denne sag tage Økonomiforvaltningens orientering om håndtering af et medlemsforslag vedrørende offentliggørelse af borgmestrenes udgifter til repræsentation til efterretning.

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at orientering om håndtering af medlemsforslag vedrørende offentliggørelse af borgmestrenes udgifter til repræsentation tages til efterretning,
2. at Økonomiudvalget godkender, at der hermed er gjort op med medlemsforslaget.

Den 30. august 2007 besluttede Borgerrepræsentationen at henvise et medlemsforslag stillet af Det Radikale Venstre om offentliggørelse af borgmestrenes udgifter til repræsentation til Økonomiudvalget. Medlemsforslaget er vedlagt indstillingen som bilag 1.

Af motiveringen fremgår, at forslagsstilleren ønsker, at borgmestrenes udgifter til repræsentation offentliggøres efter nogle ensartede principper.

Den 20. juni 2012 vedtog Borgerrepræsentationen forslag til Københavns Kommunes politik for repræsentation m.v. Politikken fastlægger bl.a. kommunens overordnede ramme for, hvornår udgiftsafholdelse til repræsentation kan finde sted, og hvad der nærmere skal forstås ved en repræsentationsudgift. Herefter har håndteringen af den resterende del af medlemsforslaget været drøftet med de øvrige forvaltninger i regi af sekretariatschefkredsen.

1.at

Kommunen politik for repræsentation m.v. beskriver de forhold, som i de konkrete situationer skal lægges til grund ved vurderingen af, om afholdelse af en repræsentationsudgift, henholdsvis deltagelse i et eksternt repræsentativt arrangement falder inden for de gældende regler og kommunens politik for repræsentation.

Hver forvaltning kan udarbejde interne retningslinjer og forretningsgange med henblik på implementering og præcisering/supplering af politikken.

Sekretariatschefkredsen besluttede på et møde den 28. september 2012, at der ikke er supplerende behov for fælles retningslinjer eller forretningsgange i forhold til borgmestrenes afholdelse af repræsentationsudgifter.

Beslutningen stemmer godt overens med ønsket om at arbejde med en tillidsdagsorden i kommunen.

I forhold til offentliggørelse af repræsentationsudgifter har borgmestrenes forbrug fået et serviceeftersyn i forbindelse med lanceringen af det nye kk.dk. Resultatet heraf er bl.a., at borgmestrenes udgifter til repræsentation nu offentliggøres på en ensartet måde.

Under henvisning til den vedtagne politik for repræsentation m.v. og den reviderede offentliggørelsespraksis for borgmestrenes udgifter til repræsentation er det Økonomiforvaltningens vurdering, at 1. at er imødekommet.

2.at

Sekretariatschefkredsen drøftede på et møde den 1. marts 2013 kontering af borgmestrenes afholdelse af udgifter til repræsentation. Kredsen vurderede, at der ikke er behov for at revidere konteringspraksis herfor. Dog er de ansvarlige for kontoplanen blevet anmodet om at foretage et serviceeftersyn af denne i forhold til repræsentationsudgifter. Serviceeftersynet vil ske med inddragelse af Intern Revision.

3.at

Borgmestrenes afholdelse af udgifter til repræsentation er i dag underlagt såvel intern som ekstern revision på linje med den øvrige kommunale virksomhed.

Det er derfor Økonomiforvaltningens vurdering, at der ikke er behov for en kvartalsvis revision af de offentliggjorte udgifter.

Claus Juhl                                                 /Bjarne Winge

Dagsordenspunkt 8: Håndtering af medlemsforslag om repræsentation

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 30. april 2013

Indstillingens 1. at-punkt blev taget til efterretning.

Indstillingens 2. at-punkt blev godkendt uden afstemning.