Tilslutning til forpligtende kommunale indkøbsaftaler

Økonomiudvalget skal tage stilling til, om Københavns Kommune skal tilslutte sig den forpligtende kommunale indkøbsaftale på "Kontorartikler, papir i ark og skoleartikler" i regi af SKI (Statens og Kommunernes Indkøbsservice).

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at det godkendes, at Københavns Kommune tilslutter sig den forpligtende indkøbsaftale på "Kontorartikler, papir i ark og skoleartikler".

SKI er som led i aftalen om kommunernes økonomi 2012 blevet pålagt af KL og regeringen at etablere 15-20 forpligtende kommunale indkøbsaftaler frem mod 2015.

Økonomiudvalget godkendte den 8.11.2011 at støtte op om de forpligtende kommunale indkøbsaftaler, hvor Økonomiudvalget endvidere tilsluttede sig den første aftale vedr. kopi og print og de efterfølgende aftaler vedr. forbrugsartikler, kontormøbler og computere d. 20.03.2012.

Med nærværende indstilling skal Økonomiudvalget træffe beslutning om, hvorvidt Københavns Kommune skal tilslutte sig den forpligtende kommunale indkøbsaftale "Kontorartikler, papir i ark og skoleartikler".

De effektiviseringer, som den forpligtende indkøbsaftale frigør i kommunen, skal ikke afleveres til Staten, men kan anvendes til velfærd i kommunen. Aftalerne indgås på standardiserbare indkøbsområder, der erfaringsmæssigt har resulteret i store effektiviseringer.

Københavns Kommune er repræsenteret i styregruppen for de forpligtende kommunale indkøbsaftaler på direktionsniveau. Derudover deltager Københavns Kommune i projektgruppen for denne indkøbsaftale hos SKI, og bidrager til udformningen af den forpligtende rammeaftale, og derudover har Københavns Kommune arbejdet for at inddrage ønsker og krav fra forvaltningerne til det enkelte udbud.

• Indkøbsaftalen på "Kontorartikler, papir i ark og skoleartikler" indgås med én leverandør med henblik på at opnå gode priser.
• Tilslutning kan ske løbende efterhånden som vores nuværende aftaler udløber.

Kommunen skal tilslutte sig aftalen inden offentliggørelse af udbuddet. Kommunen vælger selv tiltrædelsesdatoen, så evt. eksisterende aftaler kan udfases. Selvejende institutioner kan tilsluttes af kommunen samtidig med kommunens tilslutning til aftalerne, men ikke efterfølgende. Økonomiforvaltningen er via fagforvaltningerne i gang med at afklare, hvorvidt  de selvejende institutioner ønsker at deltage på aftalerne.

Økonomiforvaltningen vurderer, at Københavns Kommune bør tilslutte sig aftalerne. Dels forventes aftalerne at give mulighed for at opnå gode priser, dels kan kommunen ved at bakke op om de forpligtende kommunale indkøbsaftaler arbejde for en udvikling, hvor de administrative omkostninger ved at foretage udbud og lave indkøbsaftaler på sigt reduceres, da opgaverne i stedet løftes af SKI.

Det er forvaltningerne, der hver især har ansvaret for, at der ikke købes ind udenfor aftalen i deres respektive forvaltning. Økonomiforvaltningen vil i samarbejde med forvaltningerne præsentere den tværgående Økonomikreds for en statusoversigt over kommunens egen aftaleoverholdelse.

Såfremt kommunen alligevel køber ind uden for indkøbsaftalen, vil der efter omstændighederne indledes en dialog-procedure, hvorefter kommunen skal rette op på sine indkøb uden for aftale. Kommunen vil blive forpligtet til at udarbejde en strategi for at sikre overholdelse af aftaleforpligtelsen og udbredelse af kendskabet til aftalen hos centrale og decentrale enheder.

I Københavns Kommune er omsætningen på indkøbsområdet anslået til at være over 20 millioner kroner, og derfor forventes et væsentligt effektiviseringspotentiale. Når aftalen er indgået vil Økonomiforvaltningen beregne effektiviseringspotentiale mhp. at det kan indgå i kommunens effektiviseringsstrategi. Styregruppen har pålagt SKI, at dokumentere de opnåede effektiviseringer på de enkelte aftaler.

Nedenfor fremgår de tilvejebragte effektiviseringer på de foregående forpligtende kommunale indkøbsaftaler, som Økonomiudvalget tidligere har tilsluttet sig.  

Den forpligtende kommunale indkøbsaftale udbydes og varetages af SKI, der i den forbindelse har en række administrative omkostninger. Disse omkostninger skal dækkes af de kommuner, der har tilsluttet sig aftalen. Københavns Kommune bidrag til finansieringen af SKIs omkostninger opgøres på baggrund af det køb på aftalen, som Københavns Kommune forventes at stå for. Hvis der opstår et overskud på aftalen, set i forhold til de udgifter, som SKI har afholdt, skal overskuddet tilbageføres til de deltagende kommuner.

Økonomiforvaltningen vil i samarbejde med de øvrige forvaltninger i regi af Indkøbskredsen drøfte strategi for overholdelse af aftalerne (compliance), kommunikation til de decentrale indkøbere og håndtering af de selvejende institutioner. Den tværgående Økonomikreds vil løbende få forelagt kommunens compliance for aftalen.

Dagsordenspunkt 11: Tilslutning til forpligtende kommunale indkøbsaftaler

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 30. april 2013

Indstillingen blev godkendt uden afstemning.

Det Konservative Folkeparti og Dansk Folkeparti afgav følgende protokolbemærkning:

”Det Konservative Folkeparti og Dansk Folkeparti ønsker, at Københavns Kommune arbejder for, at udbudsperioderne ikke bliver for lange og ønsker ikke, at der opbygges monopoltilstande, fordi SKI kun bruger en enkelt leverandør i for lang tid.”