Videre proces for Strukturarbejdet

Økonomiudvalget skal behandle tidsplan og kommissorier for det opfølgende arbejde med Strukturudvalgets rapport: Styrket decentral forvaltningsorganisering og placering af kommunens tværgående enheder. Herudover gives en status på de to øvrige spor, der følger op på Strukturudvalgets arbejde.

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1.      at Økonomiudvalget godkender kommissorier og tidsplan for de to opfølgende spor ”Styrket decentral forvaltningsorganisering” og ”Placering af kommunens tværgående enheder”,

2.      at Økonomiudvalget godkender at afrapportering vedr. ”Placering af kommunens tværgående enheder” sker samtidig med sporet ”Styrket decentral forvaltningsorganisering” i juni 2013,

3.      at Økonomiudvalget tager status på de to øvrige spor ”Status på analyse af snitfladeudfordringer” og ”Modtagelse af ny samling” til efterretning.

Borgerrepræsentationen behandlede den 13. december 2012 Strukturudvalgets rapport og vedtog enstemmigt et ændringsforslag, der indebærer, at der skal arbejdes videre med følgende fire spor:

·         Styrket decentral forvaltningsorganisering med administrative forenklinger

·         Forslag til placering af kommunens tværgående enheder, så deres tværgående funktioner løses bedst muligt

·         Håndtering af snitfladeudfordringer på særligt velfærdsområderne, så både kvalitet og effektivitet forbedres for borgerne

·         Gruppeformandskredsen skal som led i forberedelserne til modtagelse af samlingen 2014-2017 komme med forslag til: årshjul for indholdet i Borgerrepræsentationsmøder, temadebatter i Borgerrepræsentationen samt forbedring af Borgerrepræsentationens medlemmers arbejdsbetingelser.

Økonomiudvalget skal beslutte kommissorier og tidsplan for de to førstnævnte spor, som er forankret i Økonomiforvaltningen. Analysen af snitfladeudfordringerne på velfærdsområderne udarbejdes i samarbejde mellem velfærdsforvaltningerne og forankres i de relevante fagudvalg. Sporet vedr. modtagelse af en ny samling forankres i Gruppeformandskredsen.

I det følgende gennemgås kort målsætninger og leverancer for arbejdet med den decentrale organisering og placeringen af de tværgående enheder. Dette er uddybet i vedlagte kommissorier.

Styrket decentral forvaltningsorganisering

Kommunens nuværende decentrale organisering afspejler i dag ikke altid et helhedsperspektiv på borgernes udfordringer og behov. Det gælder særligt i tilfælde, hvor borgerne efterspørger ydelser eller tilbud, som går på tværs af kommunens forvaltningsområder. Det er derfor målsætningen, at forslag til en styrket decentral forvaltningsorganisering skal føre til:

1.      En større grad af samlokalisering mellem de enkelte forvaltninger med mulighed for tværgående samarbejde på tværs af hhv. borgertilbud og sagsbehandlingsenheder.

2.      Mere gennemskuelig borgeradgang til kommunen, herunder større mulighed for ensartethed på tværs af fagområder.

3.      Udvidet borgerinddragelse og lokal forankring herunder at flere borgere engagerer sig i udviklingen af byens lokalområder og oplever større nærhed til kommunen.

For så vidt angår samlokalisering foreslås at følgende kriterier lægges til grund for udvælgelsen af konkrete løsninger:

·         Større kvalitet i tilbud, faciliteter eller sagsbehandlingen for borgerne

·         Øget effektivitet herunder en mere effektiv anvendelse af kommunens m²

·         Et fagligt løft og synergier for medarbejderne

·         Området har en tilstrækkelig stor volumen, fx i form af antal borgere eller sager

·         Løsningen er realistisk ift. lokalemuligheder m.v.

·         Styrke sammenhængen mellem kommunens centrale og decentrale niveau

·         Styrket mulighed for lokalinddragelse af frivillige, foreninger og virksomheder m.fl.

Se uddybning i vedlagte kommissorium.

Placering af kommunens tværgående enheder

Økonomiforvaltningen skal i samarbejde med fagforvaltningerne udarbejde forslag til, under hvilke politiske udvalg de tværgående enheder bedst placeres, så deres tværgående funktioner løses bedst muligt. Dette skal ske på baggrund af Strukturudvalgets rapport.

Vurderingen af de tværgående enheders placering/udvalgsforankring og evt. ændrede opgavesnit vil ske ud fra en målsætning om at:

1.      Skabe de bedst mulige vilkår for at enhederne kan løse deres tværgående opgaver med størst mulig kvalitet

2.      Styrke den faglige opgaveløsning ved at sikre bedre sammenhæng til den øvrige opgaveløsning i forvaltningen

3.      Sikre størst mulig effektivitet og eksekveringsevne i opgaveløsningen

Følgende analysekriterier vurderes at være dækkende for at kunne komme med en samlet vurdering af, under hvilket udvalg den enkelte tværgående enhed bedst placeres, så deres tværgående funktioner løses bedst muligt:

·         Målgruppe, kerneopgave og kvalitet

·         Det faglige opgavesnit og sammenhæng

·         Økonomi/effektivisering

·         Styring og robusthed

·         Politisk styring og forankring

·         Juridiske forhold

Se uddybning i vedlagte kommissorium.

Afrapporteringen for arbejdet vedr. placeringen af de tværgående enheder foreslås rykket fra den 1. april (jf. Ændringsforslaget vedtaget i Borgerrepræsentationen den 13. dec. 2012) til juni 2013, så det følger afrapporteringen for den decentrale organisering. Dette skyldes behovet for yderligere tid til analyse og det hensigtsmæssige i en samlet afrapportering til Økonomiudvalget.

Status på analyse af snitfladeudfordringer og modtagelse af ny samling

Kort gennemgang af sporene vedr. snitflader på velfærdsområderne og modtagelse af ny samling, som også er udløbere af Strukturudvalgets rapport:

Håndtering af snitfladeudfordringer på velfærdsområderne

Med udgangspunkt i Strukturudvalgets rapport udarbejdes forslag til, hvordan konkrete snitfladeudfordringer mellem forvaltningerne særligt på velfærdsområdet kan løses, så både kvalitet og effektivitet forbedres for borgerne inden for følgende hovedområder:

1.      Børn med særlige behov

2.      Ledige med særlige problemstillinger

3.      Overgangen fra barn til voksen (18 år)

4.      Overgangen ved 65 års alderen

Oplæggene skal indeholde konkrete forslag til løsninger, og indeholde en vurdering af gevinsterne i forhold til fx de udfordringer som borgerne oplever, en vurdering af gevinsterne i forhold til den samlede oplevede service fra kommunen, antallet af berørte borgere, borgernes kontakt til kommunen, faglig kvalitet i opgaveløsningen og økonomi.

Der er en tæt sammenhæng til sporet om styrket decentral forvaltningsorganisering. Således kan konkrete løsninger til at skabe en mere sammenhængende service inden for velfærdsområdet, fx inden for udvalgte målgruppeområder, afføde behov for konkrete løsninger til samlokalisering af enheder og/eller faciliteter på tværs, eller løsninger til at gøre borgeradgangen mere gennemskuelig.

Forvaltningerne afrapporterer til deres respektive fagudvalg om de udarbejdede forslag med efterfølgende orientering til Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen om resultatet af arbejdet.

Forberedelserne til modtagelse af samlingen 2014-2017

Borgerrepræsentationens Sekretariat har iværksat arbejdet vedrørende modtagelsen af den ny samling for perioden 2014-2017. Til brug herfor iværksættes på baggrund af Strukturudvalgets rapport et arbejde, der bl.a. skal komme med forslag til:

·         Årshjul for indholdet i Borgerrepræsentationsmøder

·         Temadebatter i Borgerrepræsentationen om overordnede og generelle spørgsmål

·         Forbedringer af Borgerrepræsentationens arbejdsbetingelser

Arbejdet er forankret i gruppeformandskredsen med sekretariatsbetjening af Borgerrepræsentationens sekretariat. Kredsen vil på sit møde fredag den 8. februar 2013 blive forelagt en procesplan for arbejdet.

Borgerrepræsentationens sekretariat varetager hovedparten af arbejdet med forberedelserne. En række af opgaverne har ligeledes berøringsflader til fagforvaltningerne. Således vil arbejdet omkring modtagelsen af de enkelte fagudvalg være forankret i de enkelte forvaltninger med koordinering i sekretariatschefkredsen.

Borgerrepræsentationens sekretariat vil i samarbejde med sekretariatschefkredsen udarbejde et samlet forslag til modtagelsen af den ny samling, herunder ovennævnte forslag. Gruppeformandskredsen vil på sine møder i maj og august 2013 blive præsenteret for dette arbejde. Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen vil løbende blive orienteret om arbejdet i gruppeformandskredsen.

Organisering af arbejdet med decentral organisering og tværgående enheder

Arbejdet med den decentrale organisering og placering af de tværgående enheder forankres i kredsen af administrerende direktører. Her sikres håndtering af evt. overlap til analysen af snitfladeudfordringer på velfærdsområderne, samt koordinering til øvrige relaterede igangværende arbejder som fx kommunens porteføljestrategi og projekt intelligente m2. Kredsen af administrerende direktører har godkendt kommissorierne vedr. decentral organisering og tværgående enheder.

Under kredsen af administrerende direktører oprettes en arbejdsgruppe bestående af kontorchefer fra forvaltningerne. Arbejdsgruppen vil skulle bidrage til analyserne i både sporet vedr. decentral organisering og placering af de tværgående enheder samt fungere som bindeled til de faglige kompetencer i egen forvaltning, der skal indgå i arbejdet, herunder relevante aktører fra lokalområderne. De tværgående enheder vil blive inviteret til at deltage i arbejdsgruppens møder, når det er relevant.

Københavns Kommunes lokaludvalg vil blive inddraget i det indledende analysearbejde med henblik på at komme med input til arbejdet.

Den overordnede tidsplan for analyserne vedrørende decentral forvaltningsorganisering og placering af kommunens tværgående enheder er som følger:

30. januar 2013:                  ØU behandler kommissorium og tidsplan for arbejdet.

Februar-marts                     Lokaludvalgene inddrages i arbejdet for en styrket decentral forvaltningsorganisering.

Februar-maj 2013:              Udarbejdelse af analyser i samarbejde med forvaltningerne med inddragelse af arbejdsgruppen (ca. hver 14. dag) og løbende status til kredsen af administrerende direktører. Endvidere inddragelse af eksterne samarbejdspartnere.

11. juni 2013                       Behandling af analyser og forslag i Økonomiudvalget vedr. decentral forvaltningsorganisering og placering af de tværgående enheder.

Juni-august                         Høring af de fagudvalg, som de identificerede forslag har betydning for.

3. september                       ØU behandler høringssvarene, herunder den videre proces for forslagene (fx budgetforhandlingerne for 2014 og konstitueringsforhandlingerne).

Claus Juhl                                     /Bjarne Winge

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 30. januar 2013

Økonomiudvalget godkendte indstillingens 1. og 2. at-punkt og tog indstillingens 3. at-punkt til efterretning uden afstemning.

Økonomiudvalget bemærkede, at følgende slettes i afsnittet ”Videre proces” i indstillingen:

”…(fx budgetforhandlingerne for 2014 og konstitueringsforhandlingerne).”