Etablering af en ejendomsenhed (udsat på mødet den 23. januar 2001) (Bilag ikke medsendt)

Økonomiudvalget

DAGSORDEN

for ordinært møde tirsdag den 30. januar 2001

 

 

J.nr. ØU 22/2001

 

4. Etablering af en ejendomsenhed (udsat på mødet den 23. januar 2001) (Bilag ikke medsendt)

 

INDSTILLING

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget indstiller til Borgerrepræsentationen

at Borgerrepræsentationen træffer principbeslutning om etablering af en central kommunal ejendomsenhed i henhold til anbefalingerne i rapporten "Grundprincipper for etablering af en ejendomsenhed i Københavns Kommune" (bilagt).

at ejendomsenheden oprettes som en kontraktstyret virksomhed med reference til direktionen i den forvaltning, hvorunder ejendomsenheden organisatorisk placeres.

at ansvaret for udarbejdelse af udbygningsplaner og opstilling af krav til anlægsopgaver entydigt placeres i fagudvalgene, således at en kommende ejendomsenhed på anlægsområdet udelukkende får ansvaret for selve udførelsen af kommunale anlægsopgaver samt at dette sker i tæt samarbejde med de relevante faglige interessenter for at sikre, at de faglige og pædagogiske hensyn tilgodeses.

at stillingtagen til den tværgående anlægsprioritering samt den overordnede vedligeholdelsesplan sker i Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen på baggrund af indstilling fra udvalget, hvorunder ejendomsenheden placeres efter forudgående høring af relevante fagudvalg.

at etableringen af en central ejendomsenhed finder sted uden at omfatte områder, der i dag er henlagt til institutionernes selvforvaltning.

at ejendomsenheden forpligtes til som minimum at opretholde det nuværende vedligeholdelsesniveau på samtlige kommunale institutioner. Effektiviseringsgevinster som følge af en bedre koordinering og styring på vedligeholdelsesområdet forudsættes anvendt til yderligere vedligeholdelse på kommunens institutioner.

at der afsættes 3 mill.kr. i 2001 til med konsulentbistand at tilvejebringe en komplet ejendomsfortegnelse, udarbejdelse af åbningsbalance, ansættelse af en ledelse af ejendomsenheden samt til at opgøre de budgetmæssige konsekvenser af etableringen af en ejendomsenhed. Der anvises kassemæssig dækning på Økonomiudvalgets konto 6.51.3, pulje til uforudsete udgifter.

at Økonomiforvaltningen under inddragelse af fagforvaltninger og bydele udarbejder en endelig indstilling til Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen om ejendomsenhedens budgetmæssige konsekvenser, herunder enhedens kontraktvilkår.

at der i den endelige indstilling tages stilling til, hvorvidt etableringen af en ejendomsenhed forudsætter ændringer af Københavns Kommunes styrelsesvedtægt

 

Økonomiforvaltningen indstiller

at Økonomiudvalget tager stilling til den organisatoriske placering af ejendomsenheden.

 

 

RESUME

Det anbefales i vedlagte rapport "Grundprincipper for etablering af en ejendomsenhed i Københavns Kommune", at der etableres en indtægtsdækket kontraktstyret ejendomsenhed.

Det skal i videst muligt omfang tilstræbes, at ejendomsenheden gives vilkår som tilsvarende private operatører, således at enheden på længere sigt kan overvejes konkurrenceudsat. Ejendomsenheden skal underlægges økonomiske principper svarende til forsyningsvirksomhederne. Der skal udarbejdes en virksomhedskontrakt samt opstilles et afkastkrav for ejendomsenheden.

Ved etableringen af ejendomsenheden skal vedligeholdelsesefterslæbet på de kommunale bygninger opgøres, og en plan til imødekommelse heraf udarbejdes. Lejefastsættelsen skal ske på baggrund af markedslejen.

Det anbefales endelig i rapporten, at ejendomsenheden planlægges i perioden frem til 1. januar 2002, hvorefter den fra 1. januar 2002 til 1. januar 2005 er i funktion. I 2005 skal enheden evalueres. Herefter foreslås det, at ejendomsenheden udsættes for konkurrence, således at lejerne kan indgå kontrakter om lejemål hos private udlejere, såfremt der kan opnås mere fordelagtige vilkår.

 

SAGSBESKRIVELSE

Baggrund

På Økonomiudvalgets møde den 16. maj 2000 blev forelagt rapporten "Bedre styring af ejendomsområdet". Denne rapport var blevet til på baggrund af en redegørelse om kommunens samlede anlægs- og vedligeholdelsesudgifter, der viste et behov for en mere tværgående prioritering og effektivisering af vedligeholdelsen af kommunens ejendomme.

Dette indtryk blev bekræftet i rapporten "Bedre styring af ejendomsområdet", der anbefalede, at Økonomiforvaltningen udarbejdede et forslag til etablering af en ejendomsenhed. Økonomiudvalget tiltrådte indstillingen på mødet den 16. maj 2000 med en tilføjelse om, at "….Økonomiudvalget anmoder Økonomiforvaltningen om at udarbejde forslag til Økonomiudvalget om etablering af en ejendomsenhed gennem belysning af flere modeller", ligesom Økonomiudvalget påpegede vigtigheden af, at forvaltningernes synspunkter blev inddraget i det videre arbejde.

Økonomiforvaltningen har i vedlagte rapport "Grundprincipper for etablering af en ejendomsenhed i Københavns Kommune" udarbejdet forslag til grundprincipper for etablering af en ejendomsenhed i Københavns Kommune efter belysning af flere modeller.

Modellerne går i hovedtræk ud på følgende:

• Variation i omfanget af ejendomsenhedens opgaveportefølje. Man kan vælge at definere en snæver kreds af opgaver (køb, salg, leje, administration og vedligeholdelse fx.), som ejendomsenheden skal varetage, eller en bredere kreds (køb, salg, leje, administration, vedligeholdelse, drifts- og serviceopgaver samt anlæg). Økonomiforvaltningen anbefaler det sidste ud fra begrundelsen om, at man dermed opnår stordriftsfordele og et bedre grundlag for tværgående prioritering.
• Variation i omfanget af ejendomstyper henlagt under ejendomsenheden. Her kan på tilsvarende vis opstilles en snæver afgrænsning af omfattede ejendomstyper til fx udelukkende administrationslokaler til en fuld model omfattende alle kommunens ejendomstyper, dvs., administrations- og servicelokaler, øvrige lejemål, råde-over ejendomme samt vejanlæg og de øvrige tekniske områder. Økonomiforvaltningen anbefaler en afgrænsning imellem de to yderpunkter, idet det anbefales, at de tekniske områder (vejanlæg og -pleje, parkanlæg og –pleje) samt hele forsyningsområdet holdes uden for ejendomsenhedens ejendomsportefølje. Dette anbefales under henvisning til, at hensigten med ejendomsenheden er at opnå så ensartet en opgave- og ejendomsportefølje som muligt, for derigennem at samle ekspertisen og udnytte kommunens stordriftsfordele på ejendomsområdet.
• Ejendomsenhedens økonomiske vilkår. Her gennemgår rapporten fordele og ulemper ved forskellige økonomiske modeller vedrørende fx ejendomsenhedens bevillingsmæssige konstruktion, mulighed for optagelse af interne lån, deponering og huslejebetaling. Økonomiforvaltningens konkrete anbefalinger vedrørende ejendomsenhedens økonomiske vilkår fremgår af nedenstående.

Økonomiforvaltningen har undervejs i udarbejdelsen af rapporten afholdt 2 møder i en referencegruppe bestående af repræsentanter fra samtlige forvaltninger og en fællesrepræsentant fra bydelene, ligesom der har været afholdt møder og interviews med forvaltninger og bydele med henblik på at indsamle baggrundsinformation til rapportudarbejdelsen.

Kommunens ejendomsmasse

Københavns Kommune anvender ca. 2 mill. m² etageareal, hvoraf de 1,4 mill. m ² er kommunens egne lokaler, mens de resterende etagemeter udgøres af lejemål hos private eller af selvejende institutioner.

Værdien af kommunens samlede ejendomsportefølje er pr. 31. december 1999 opgjort til 11,6 mia.kr., og der er omkring 2.000 årsværk beskæftiget på ejendomsområdet.

Økonomiforvaltningens nedenstående anbefalinger vedrørende etableringen af en central ejendomsenhed tilstræber således en bedre udnyttelse og prioritering af de mange ressourcer, der er i ejendomsområdet, samt en bedre formueforvaltning af kommunens ejendomme.

Anbefalinger

Økonomiforvaltningens anbefalinger vedr. ejendoms- og opgaveporteføljen

Det anbefales, at der ved etablering af ejendomsenheden tilvejebringes et samlet overblik over kommunens ejendomsmasse, samt at de ejerskabsrelaterede opgaver vedrørende køb og salg for alle områders vedkommende henlægges til enheden.

Økonomiforvaltningen anbefaler en ejendoms- og opgaveportefølje for anlæg, vedligeholdelse, drift- og serviceområder og administration som vist i skemaet nedenfor.

Tabel 1: Oversigt over opgaver foreslået henlagt under ejendomsenheden – fordelt på ejendomstyper:

Ejendomstyper	Køb/salg	Anlæg	Vedligeholdelse (udvendig)	Drift- og serviceopgaver (fx kantinedrift og rengøring)	Administration af lejemål
Administrationsejendomme	Ja	Ja	Ja	Udlagt	Ja
Serviceejendomme	Ja	Ja	Ja	Udlagt	Ja
Tekniske anlæg, veje, parker, kirkegårde	Ja	Nej	Nej	Nej	Delvist*
Forsyningsejendomme**	Ja/nej	Ja/Nej	Ja/Nej	Ja/Nej	Delvist
"Råde over"- ejendomme	Nej	Nej	Nej	Nej	Nej

*Afhænger af, hvor integreret lejemålene er i almindelig vej- og parkpleje, fx råden over vejareal.

**Kun de ejendomme, der ikke er decideret forsyningsvirksomhed, dvs. erhvervet for takstmidler og ejet af forbrugerne.

I tabellen har Økonomiforvaltningen således for hver enkelt felt vurderet, om ejendomsenheden bør stå for opgaven (i så fald markeret med et "Ja") eller ikke ( i så fald markeret med et "Nej"). Betegnelsen "Udlagt" beskriver, at udvalgene fortsætter den nuværende ordning med selv at vælge leverandør på en række områder.

I Københavns Kommune er der fordelt på de forskellige udvalgsområder en lang række selvejende institutioner. En overførsel af disse til en kommende ejendomsenhed vil for de flestes vedkommende betyde, at driftsoverenskomsten med kommunen vil skulle genforhandles. Økonomiforvaltningen anbefaler på den baggrund, at disse ejendomme ikke henlægges til ejendomsenheden, med mindre udvalgene, hvorunder institutionerne hører, træffer beslutning herom.

Baggrunden for Økonomiforvaltningens anbefaling af en bredt defineret ejendomsenhed er, at der ved en samlig af de ejerskabsrelaterede opgaver (køb, salg, leje og administration) vil ske en professionalisering af området samt en klarhed over ansvarsfordelingen uanset lejemålets karakter. Økonomiforvaltningen anbefaler endvidere, at anlægsopgaver samt den udvendige vedligeholdelse samles i ejendomsenheden, idet dette giver mulighed for at udnytte stordriftsfordele på området samt for i højere grad end i dag at foretage tværgående prioriteringer. Der henvises endvidere til rapportens side 7-14.

Styringsprincippet for anlægsområdet under en kommende ejendomsenhed anbefales at være den bestiller-udfører-model, der er kendt fra andre områder i kommunen. Ansvaret og kompetencen vedrørende udarbejdelse af prognoser og planer over udbygningsbehov vil ligge i fagforvaltningerne, der ligeledes vil besidde et huslejebudget og kompetencen til at foretage pladsbestillinger hos ejendomsenheden. Ejendomsenheden anbefales derimod at besidde anlægsbevillingerne og bygherrerollen. Det forudsættes, at fagforvaltningerne som bestillere indgår i en tæt dialog vedrørende konkrete kravsspecifikationer med ejendomsenheden som udfører, således at en kommende ejendomsenhed på anlægsområdet udelukkende får ansvaret for selve udførelsen af kommunale anlægsopgaver samt at dette sker i tæt samarbejde med de relevante faglige interessenter for at sikre, at de faglige og pædagogiske hensyn tilgode ses

Økonomiforvaltningens anbefalinger vedr. de økonomiske grundvilkår

Ejendomsenheden anbefales etableret som en indtægtsdækket kontraktstyret enhed, der efter en treårig periode kan udsættes for konkurrence, således at der for lejerne bliver frit valg af udlejer. Vedrørende enhedens økonomiske vilkår anbefales det derfor:

• At ejendomsenheden får økonomiske vilkår svarende til principperne for forsyningsvirksomhederne. Dvs. at det tilstræbes, at enheden balancerer økonomisk over en årrække, men kan udvise udsving i resultatet fra år til år. Tilsvarende skal ejendomsenheden have mulighed for at optage interne lån.

• At der finder bevillingsoverførsler sted i forbindelse med etableringen. Det anbefales, at ejendomsenheden skal have mulighed for via en samling af kommunens anlægs- og vedligeholdelsesbevillinger at finansiere anlæg, udvendige vedligeholdelsesopgaver samt køb og salg af ejendomme. Ejendomsenheden anbefales ligeledes at kunne optage interne lån i kommunen samt at kunne henlægge midler til anlæg, vedligeholdelse, køb og salg. Dette er beskrevet i rapporten side 18-24.

Det anbefales, at der udlægges huslejemidler og midler til indvendig vedligeholdelse og drift- og serviceopgaver til fagudvalgene. På baggrund af kontraktindgåelse med ejendomsenheden om lejemål, varetagelse af indvendige vedligeholdelsesopgaver eller drift- og serviceopgaver betaler fagudvalgene ejendomsenheden for de leverede ydelser. Ejendomsenheden bliver således indtægtsdækket på en del af sine kerneområder.

Der kan frit anvendes andre leverandører til udførelse af opgaver vedrørende indvendig vedligeholdelse og drift- og serviceopgaver. Det forudsættes, at områder, der i dag er henlagt til institutionernes selvforvaltning, forbliver under institutionernes selvforvaltning. Efter en treårig periode anbefaler Økonomiforvaltningen endvidere, at der skal gives mulighed for at indgå lejemål hos andre leverandører.

• At ejendomsenhedens dispositioner på linje med anden kommunal virksomhed underlægges Indenrigsministeriets deponeringsregel. Herudover vil ejendomsenheden i etableringsfasen skulle deponere på linje med den nuværende interne deponeringsordning. I driftsfasen, hvor en åbningsbalance og regnskab efter årsregnskabsloven forudsættes udarbejdet, vil ejendomsenhedens deponeringer i forhold til den interne deponeringsregel ophøre, idet det flerårige perspektiv for enhedens økonomiske balance automatisk sidestiller køb og leje af ejendomme, og enhedens økonomiske dispositioner dermed kan bedømmes i resultatkravet.

• At der for ejendomsenheden opstilles et afkastkrav. Beslutningen om afkastgradens størrelse træffes af Borgerrepræsentationen. Dette kan være varierende afhængig af bygningskategori.

• At der ved etableringen sker en opgørelse af det samlede vedligeholdelsesefterslæb, således at ejendomsenheden ved etableringen fremlægger en finansieringsplan på vedligeholdelsesområdet for Borgerrepræsentationen indeholdende en oversigt over, hvad der foreslås finansieret ved henholdsvis bevilling, lån og ved midler fremkommet via effektivisering af ejendomsområdet. Forslag om ekstraordinære bevillinger ved etableringen vil skulle forelægges Borgerrepræsentationen. Ejendomsenheden forpligtes til som minimum at opretholde det nuværende vedligeholdelsesniveau på samtlige kommunale institutioner. Effektiviseringsgevinster som følge af en bedre koordinering og styring på vedligeholdelsesområdet forudsættes anvendt til yderligere vedligeholdelse på kommunens institutioner.

• At det ved etableringen tilstræbes, at der beregnes betalinger for de tjenesteydelser, som enheden modtager fra kommunen, hvor der i dag ikke eksisterer en egentlig betalingsordning.

• At ejendomsenheden opstiller åbningsbalance og årsregnskab efter årsregnskabsloven. Enheden skal endvidere aflægge beretning. Ejendomsenhedens regnskab skal kunne interagere med KØR.

• At ejendomsenheden kan operere med op- og nedskrivning af ejendomsmassens værdi og afskrivninger på øvrige aktiver på linje med private operatører.

• At udvalgene kompenseres fuldstændigt for huslejebetalingerne i udgangssituationen. Eventuelle huslejestigninger med henblik på generering af midler til yderligere vedligeholdelse vil skulle forelægges Borgerrepræsentationen. Huslejefastsættelsen skal dog tage afsæt i den enkelte ejendoms værdi. Det vil sige, at der ikke skal kunne vedtages huslejestigninger i nogle ejendomme med henblik på anvendelse til vedligeholdelse i andre ejendomme. Den forventede økonomiske effektiviseringsgevinst som følge af stordriftsfordele på ejendomsområdet vil blive afsat til indhentelse af dokumenterede vedligeholdelsesefterslæb på samtlige ejendomme i kommunen.

Økonomiforvaltningens anbefalinger vedr. lejekontrakter og kontrakter for tilkøbsydelser

Det anbefales, at der udarbejdes standardkontrakter for henholdsvis erhvervslejemål, boliglejemål og jordlejemål. Særlige forhold vedrørende krav til ejendommenes indretning og anvendelse skal behandles særskilt i kontrakterne og reguleres i henholdsvis huslejefastsættelsen og opsigelsesperioden.

For de ejendomme hvor det er muligt, skal lejefastsættelsen ske på baggrund af markedslejen eller - indtil fuldstændige opgørelser heraf foreligger i etableringsfasen – ejendomsvurderingen.

Ejendomsenheden skal forestå udlejning i henhold til gældende udlejningsprincipper, herunder også vedrørende byrdefordelingen mellem lejer og udlejer. Opsigelsesforhold skal fastlægges ved de faktiske udformninger af kontrakterne, idet der i etableringsfasen skal tages hensyn til, at ejendomsenheden opretholder et forretningsgrundlag. Derefter anbefales det, at ejendomsenheden udsættes for konkurrence, således at der kan indgås kontrakter om lejemål med andre ejendomsoperatører.

Økonomiforvaltningen anbefaler, at ejendomsenheden skal kunne stille drifts- og serviceydelser til rådighed enten ved indgåelse af aftale med underleverandør eller ved egen udførelse heraf. På længere sigt vil det være ejendomsenhedens ledelses vurdering, der afgør hvilke forretningsområder inden for drift og service, den ønsker at udbyde ud fra en driftsøkonomisk vurdering. Kerneområderne - ejerskabsrelaterede opgaver, anlæg, vedligeholdelse og administration – kan ejendomsenheden dog ikke afvikle udbuddet af.

Økonomiforvaltningens anbefalinger vedr. IT-mæssige perspektiver

Det anbefales, at de nødvendige IT-mæssige investeringer tilvejebringes i etableringsfasen, samt at der udelukkende anvendes IT-værktøjer, der kan interagere med kommunens øvrige systemer.

Økonomiforvaltningens anbefalinger vedr. personalemæssige forhold ved etablering af en ejendomsenhed

Det anbefales, at etableringen af enheden og overflytningen af personale finder sted i henhold til de gældende regler samt med størst mulig inddragelse af de faglige organisationer og den enkelte medarbejder.

Økonomiforvaltningens anbefalinger vedr. resultatkontrakt

I kontrakten i etableringsfasen anbefales det, at der hovedsageligt lægges vægt på at opstille generelle mål og økonomiske måltal samt procedurer til opfølgning og afrapportering. I driftsfasen skal der opstilles mere konkrete resultatmål for enhedens drift, herunder løbende undersøgelser af brugernes tilfredshed med enhedens ydelser.

Det anbefales, at der opereres med rullende resultatkontrakter, således at der sker en løbende justering af de kortsigtede mål fastsat i resultatkontrakten.

Miljømæssige gevinster af etableringen af en ejendomsenhed

Økonomiforvaltningen har under de afholdte interviews med forvaltninger og bydele bemærket, at flere forvaltninger og bydele har nævnt miljøforbedringer og energibesparelser som et vigtigt indsatsområdet for en kommende ejendomsenhed.

Det er således fra flere sider blevet påpeget, at en ejendomsenhed vil have et langt større erfaringsgrundlag med gennemførelse af energibesparende foranstaltninger og miljørigtigt byggeri, end fagforvaltningerne enkeltvis i dag besidder. På samme måde vil energisparekampagner igangsat af ejendomsenheden nå langt længere ud i kommunen end det er tilfældet i dag.

Det må således på den baggrund forventes, at etableringen af en ejendomsenhed ud over et økonomisk effektiviseringspotentiale også giver mulighed for miljømæssige gevinster.

Tidsplan

Det foreslås, at den oprindelige tidsplan opretholdes, således at ejendomsenheden er etableret og klar til drift pr. 1. januar 2002. Dette forudsætter en komplet ejendomsfortegnelse, en udarbejdelse af en åbningsbalance, ansættelse af en ledelse og øvrigt personale samt en opgørelse af etableringens bevillingsmæssige konsekvenser. En indstilling herom vil blive forelagt Borgerrepræsentationen.

I rapporten anbefales det, at der inden 1. januar 2002 udarbejdes en kontraktmodel, hvor de overordnede mål fastlægges for en længere periode gående til 1. januar 2005, mens delmål fastlægges for en kortere periode. I denne periode vil ejendomsenheden være beskyttet på sine kerneområder (køb, salg, leje, vedligeholdelse og anlæg).

I 2005 foreslås ejendomsenheden efter 3 års drift evalueret. Evalueringen forelægges Borgerrepræsentationen, der herefter kan træffe beslutning om at muliggøre forvaltningernes indgåelse af lejemål hos private ejendomsoperatører og således udsætte ejendomsenheden for konkurrence.

Organisatorisk placering

Ejendomsområdet er på nuværende tidspunkt organiseret således, at ansvaret for administrationslokaler samt lokaler til bydelene ligger under Kultur- og Fritidsudvalget, mens ansvaret for øvrige servicelokaler ligger under de respektive fagudvalg. Som konsekvens af etableringen af en central ejendomsenhed foreslås det politiske ansvar for ejendomsområdet samlet.

I de øvrige nordiske hovedstæder har man også arbejdet med idéen om at oprette en ejendomsenhed. I Stockholm oprettede man i 1997 en central ejendomsenhed. Denne aflægger selvstændigt årsregnskab. Organisatorisk er enheden placeret i "Gatu- og Fästighetskontoret", der refererer til "Gatu- og Fästighetsnämd" (svarende til et Vej- og Ejendomsudvalg).

I Oslo har byrådet netop givet mandat til at der arbejdes videre med en omorganisering af ejendomsområdet, der hidtil har været meget decentralt organiseret. Projektets formål er at fremlægge sager om etablering af to kommunale virksomheder vedrørende henholdsvis Oslos boligejendomme og kontorejendomme. På længere sigt er det hensigten, at disse skal opdeles i yderligere selskaber. En organisering som aktieselskab overvejes i den forbindelse.

I Danmark har man i staten foretaget en reorganisering af ejendomsområdet i 1998, hvor statens ejendomme er samlet i 3 særlige ejendomsadministrationer: Forsvarets Bygningstjeneste, Forskningsministeriets Bygningstjeneste og Slots- og Ejendomsstyrelsen (under By- og Boligministeriet). Baggrunden for oprettelsen af tre selskaber var, at Forsvarets og Forskningsministeriets ejendomsportefølje opfylder en række ganske særlige funktioner, og en samling heraf i én central ejendomsenhed ville have medført en for uensartet opgaveportefølje. Slots- og Ejendomsstyrelsen administrerer lokaler for centraladministrationen og varetager drift og administration af de kongelige slotte og haver samt visse museale og rekreative funktioner i tilknytning hertil, herunder kulturformidling. Slots- og Ejendomsstyrelsen yder desuden bistand i forbindelse med byggeopgaver.

Også andre danske kommuner arbejder med tanken om en samling af de ejendomsrelaterede funktioner. Det er tilfældet i både Århus og Odense Kommune. I Odense Kommune er alle opgaver vedrørende køb, salg, udlejning, drift og vedligeholdelse af kommunens ejendomme således samlet under byens Miljø- og Teknikudvalg. Københavns Kommune har endvidere som følge af den medieomtale, som nærværende projekt har fået, modtaget henvendelse fra Frederiksborg Amt, der på tilsvarende vis ønsker at undersøge mulighederne for etableringen af en ejendomsenhed.

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen drøfter den organisatoriske placering af en ejendomsenhed.

Øvrige forslag til modeller for en central ejendomsenhed

Økonomiforvaltningen er undervejs i den løbende kontakt med fagforvaltningerne vedrørende udarbejdelsen af vedlagte rapport blevet mødt med et ønske om at uddybe visse af de kombinationsmuligheder, som rapportens matrix af modeller åbner mulighed for.

Det har hovedsageligt drejet sig om to modeller, én hvor institutionsområdet ikke er omfattet af ejendomsenhedens virke, og én hvor etableringen af ejendomsenheden sker mere gradvist end foreslået i rapporten.

Model eksklusiv institutionsområdet

Modellen tager afsæt i en betænkelighed blandt visse af de institutionstunge forvaltninger ved overdragelsen af opgaver på institutionsområdet til en central ejendomsenhed – herunder ikke mindst overdragelsen af anlægsopgaver. Betænkeligheden bygger på, at forvaltningerne ikke forventer, at en kommende ejendomsenhed vil være i stand til at varetage det tætte samspil, der i en byggesag er mellem faglige og pædagogiske hensyn og byggeekspertisen. Dette gælder også i relation til kontakten med de direkte brugere af institutionerne.

Hertil kommer, at de pågældende forvaltninger er af den opfattelse, at en stor grad af fleksibilitet i opgaveløsningen vil gå tabt ved en centralisering af anlægsopgaverne, da en løbende dialog mellem de implicerede parter herved besværliggøres. Endvidere opfatter disse forvaltninger det som et problem, at anlægsbevillingerne foreslås samlet i ejendomsenheden, mens huslejemidler og bestiller-ansvaret for etableringen af daginstitutionerne forbliver i fagudvalgene.

Økonomiforvaltningens argumenter for at anbefale, at institutionsområderne omfattes af den centrale ejendomsenheds virke, er følgende:

• Ekspertisen vedrørende styring af byggesager, udarbejdelse af licitationer m.v. vedrørende institutionsbyggeri er i øjeblikket delt på tre forvaltninger. Såfremt denne ekspertise samles, er det forventeligt, at der vil kunne opnås bedre kvalitet i opgaveløsningen og stordriftsfordele (fx større entrepriser m.v.) og dermed opnå en bedre ressourceudnyttelse. Dette gælder anlægsområdet, men i endnu højere grad formentlig vedligeholdelsesområdet.
• Det er Økonomiforvaltningens opfattelse, at en opdeling af ansvaret som foreslået i en bestiller-udfører-model, hvor bestilleransvaret ligger i fagudvalgene og udføreransvaret i ejendomsenheden, vil give mulighed for en klar rollefordeling og en bevidstgørelse om ressourceforbrug og løsningsmuligheder. Dette har fx været konsekvensen af indførelsen af bestiller-udfører-modellen andre steder, også i Københavns Kommune – eksempelvis på vej- og parkområdet. Ligeledes vil der i modsætning til i dag, i en ejendomsenhed være et overblik over den samlede ejendomsmasse, der dermed vil kunne anvendes optimalt i imødekommelsen af fagudvalgenes bestillinger. Eventuelle konflikter mellem bestiller og udfører vil kunne bringes for Økonomiudvalget.
• Det er endvidere Økonomiforvaltningens opfattelse, at rollefordelingen mellem bestiller og udfører ved etableringen af en ejendomsenhed vil ligne den, man finder på et tilsvarende privat marked og derfor muliggøre samme grad af fleksibilitet.

Gradvis etablering af ejendomsenheden

Undervejs i drøftelserne har det endvidere været overvejet, om der skulle opereres med en øjeblikkelig og trinløs etablering af ejendomsenheden, eller om der skulle anbefales en succesiv model. Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen har peget på, at fx en gradvis etablering i tre faser vil sikre, at der sker en gradvis evaluering af erfaringerne i forhold til effektivisering og forbedring af opgaveløsningen, før yderligere faser indledes.

Endvidere er det opfattelsen, at en trinvis etablering vil give et bedre grundlag for at vurdere muligheden for konkurrenceudsætning samt mindske behovet for personaleomflytninger på kort sigt.

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen har peget på følgende faseopdeling:

• Anlæg og administration af alle administrative bygninger og lejemål samles i den centrale ejendomsenhed.

• Anlæg og administration af bygninger og lejemål på fagområder med så begrænset omfang, at det er svært for fagforvaltningerne at opretholde en tilstrækkelig bygningsekspertise, overgår til en central ejendomsenhed.

• Bygninger og lejemål, hvor der er et betydeligt anlægsomfang (som fx skoler og institutioner) bevares i fagforvaltningerne, indtil det er dokumenteret, at der vil kunne opretholdes den samme effektivitet og fleksibilitet i en central ejendomsenhed.

Økonomiforvaltningens argumenter for at foreslå én samlet etablering af ejendomsenheden har været følgende:

• En gradvis etablering vil betyde, at stordriftsfordelene ved etableringen af ejendomsenheden forsinkes eller i værste fald udebliver helt på grund af stadige omorganiseringer som følge af en gradvis udvidelse af ejendomsenhedens opgaveportefølje, ligesom ansvarsfordelingen i en bestiller-udfører-model risikerer at blive uklar ved stadige ændringer som følge af en gradvis etablering.
• En samlet etablering vil ganske rigtigt medføre betydelige personaleomflytninger, men denne løsning vil – i modsætning til den gradvise – betyde, at medarbejderne får vished om deres fremtidige arbejdssituation hurtigere, end tilfældet ville være ved en gradvis etablering. Der ud over vil en gradvis overførsel af opgaver fra fagforvaltningerne til ejendomsenheden medføre en risiko for, at bygningsområderne i fagforvaltningerne i overgangsperioden tømmes for kompetent personale, såfremt dette måtte ønske at overgå til den større, centrale ejendomsenhed.

Det er på den baggrund Økonomiforvaltningens vurdering, at en fasevis etablering af en ejendomsenhed i Københavns Kommune vil være en dyrere og dårligere løsning.

Økonomi

På Økonomiudvalgets møde den 11. april 2000 blev der afsat 1 mill.kr. i 2001 til opbygning af et samlet register over ejendomme og lejemål.

Opgaven med at opbygge et samlet ejendomsregister i Københavns Kommune er en forudsætning for at komme videre i processen vedrørende etableringen af en ejendomsenhed samt en nødvendighed for at få opgjort de budgetmæssige konsekvenser af etableringen.

Det indstilles på den baggrund, at der afsættes yderligere 3 mill.kr. til disse formål samt til udarbejdelse af en implementeringsplan for etableringen af en ejendomsenhed, herunder ansættelsen af en ledelse samt udarbejdelsen af en åbningsbalance. Det anbefales, at disse opgaver løses i samarbejde med eksterne konsulenter.

Der anvises kassemæssig dækning på Økonomiudvalgets konto 6.51.3, pulje til uforudsete udgifter.

Høring

Indstillingen samt den vedlagte rapport har inden behandlingen i Økonomiudvalget været til høring i samtlige udvalg og bydele og vil i det følgende kort blive gengivet. Samtlige afgivne høringssvar er tillige vedlagt som bilag.

Høringssvar afgivet af Kultur- og Fritidsudvalget

Udvalget tilsluttede sig på mødet den 9. november 2000 grundprincipperne for etableringen af en central ejendomsenhed.

Kultur- og Fritidsudvalget rejser spørgsmålet om, hvilken status de selvejende institutioner KI og KUC vil have i relation til etableringen af en ejendomsenhed. Økonomiforvaltningen anbefaler, at de selvejende institutioner ikke omfattes af ejendomsenheden, med mindre Kultur- og Fritidsudvalget i driftsoverenskomsterne med de selvejende institutioner indgår aftale herom.

Høringssvar afgivet af Uddannelses- og Ungdomsudvalget

Udvalget besluttede på mødet den 8. november 2000, at man ikke på det nuværende grundlag kan anbefale etableringen af en central ejendomsenhed. Baggrunden for denne anbefaling er hovedsageligt betænkeligheder ved overdragelsen af anlægsområdet. Her mener udvalget ikke, at ejendomsenheden bør varetage anlægsprioriteringen ud fra et tværgående hensyn, idet udvalget er af den opfattelse, at anlægsområdet er en central del af fagudvalgets opgaver.

Endvidere mener Uddannelses- og Ungdomsudvalget, at brugerinddragelse og tilstrækkelig inddragelse af pædagogiske hensyn i anlægssager vanskeliggøres betragteligt ved en etablering af ejendomsenheden. Endelig gør udvalget opmærksom på, at visse af områderne, der foreslås henlagt under ejendomsenheden, i dag er omfattet af institutionernes selvforvaltning. Det gælder fx dele af vedligeholdelsesbudgettet.

Økonomiforvaltningen anbefaler en samling af anlægsbudgettet i ejendomsenheden ud fra en betragtning om, at det vil muliggøre stordriftsfordele, ligesom det vil være op til ejendomsenheden at vurdere, om det i den enkelte sag er økonomisk mest fordelagtigt at henholdsvis bygge, købe eller leje en bygning til opfyldelse af Uddannelses- og Ungdomsudvalgets lokalebestilling.

Inddragelse af brugersynspunkter og pædagogiske hensyn i en anlægssag skal fortsat prioriteres højt. Det er Økonomiforvaltningens opfattelse, at disse hensyn kan varetages i den kontakt som fagforvaltningen og ejendomsenheden løbende forudsættes at have i anlægssager.

Forholdet vedrørende fx vedligeholdelsesopgaver udlagt til institutionerne til selvforvaltning foreslår Økonomiforvaltningen imødekommet ved, at ejendomsenheden ikke varetager opgaver omfattet af institutionernes selvforvaltning. Institutionerne kan frit vælge leverandør til ydelserne udlagt til selvforvaltning.

Høringssvar afgivet af Sundheds- og Omsorgsudvalget

I forvaltningens indstilling anbefales Økonomiforvaltningens forslag til etablering af en central ejendomsenhed. Sundheds- og Omsorgsforvaltningen foreslår endvidere, at de selvejende institutioner under udvalget henføres til ejendomsenheden. Udvalget behandlede sagen den 20. november 2000, hvor forvaltningens indstilling ikke kunne tiltrædes på grund af stemmelighed.

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen udtrykker i indstillingen en bekymring for, at der vil ske en omfordeling af vedligeholdelsesmidler mellem ejendomme i god vedligeholdelsesstand og ejendomme i dårligere vedligeholdelsesstand.

Det er Økonomiforvaltningens indstilling, at ejendomsenheden som minimum skal opretholde det nuværende vedligeholdelsesniveau på samtlige kommunale institutioner. Effektiviseringsgevinster som følge af en bedre koordinering og styring på vedligeholdelsesområdet forudsættes anvendt til yderligere vedligeholdelse på kommunens institutioner.

 

 

Høringssvar afgivet af Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget

Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget behandlede sagen på mødet den 15. november 2000. Udvalget forkastede Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningens forslag om at fremsende et høringssvar, der ikke kunne anbefale etableringen af en ejendomsenhed. Det samme blev forvaltningens alternative forslag om en begrænset og gradvis etablering af en central ejendomsenhed.

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen har under de løbende drøftelser med Økonomiforvaltningen udtrykt betænkelighed ved især overførslen af anlægsområdet, således også i indstillingen der forelagdes udvalget. Forvaltningen ser ansvaret for planlægningen af institutionsudbygningen som en integreret del af anlægsområdet, og mener på den baggrund, at begge opgaver fortsat bør være placeret under Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget.

Endvidere mener forvaltningen på linje med Uddannelses- og Ungdomsudvalget, at pædagogiske hensyn ikke i samme grad kan varetages, hvis anlægsopgaver udføres af en ejendomsenheden. I den forbindelse fremfører forvaltningen, at Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen på grund af den store efterspørgsel på daginstitutionspladser besidder tilstrækkelig kompetence til selv at løfte opgaven i dag. Forvaltningen gør endelig opmærksom på, at en del af fx vedligeholdelsesbudgettet i dag er udlagt til institutionernes selvforvaltning.

Økonomiforvaltningen er enig i, at Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen i dag har et veludviklet bygningsområde. Det er imidlertid Økonomiforvaltningens opfattelse, at en ejendomsenhed drevet på forretningsmæssige vilkår vil have bedre forudsætninger for at vurdere, hvordan man på kort og lang sigt imødekommer lokaleefterspørgslen, ligesom ejendomsenheden vil besidde et overblik over kommunens samlede ejendomsmasse og dermed kunne anvende denne optimalt.

I forhold til Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningens betænkeligheder på anlægsområdet og i forhold til institutionernes selvforvaltning henvises til den tilsvarende problemstilling under kommenteringen af Uddannelses- og Ungdomsudvalgets høringssvar.

Høringssvar afgivet fra Bygge- og Teknikudvalget

Udvalget tilsluttede sig på mødet den 8. november 2000 generelt Økonomiforvaltningens anbefalinger, idet udvalget dog var imod overførslen af opgaver vedrørende lejemål indgået med tredjemand. Det er Økonomiforvaltningens vurdering, at dette forhold vil kunne afklares i det efterfølgende arbejde på baggrund af drøftelser med Bygge- og Teknikforvaltningen om hensigtsmæssigheden i opgaveoverførslen set i forhold til de opgaver, der foreslås at forblive under Bygge- og Teknikudvalget.

Bygge- og Teknikudvalget rejser endvidere spørgsmålet vedrørende administrationslokaler beboet af de tekniske områder, der ikke foreslås overført til ejendomsenheden. Økonomiforvaltningen anbefaler, at administrationslokaler behandles ensartet på tværs af udvalgsområder, og at ejendomsenheden således varetager alle opgaver i relation til alle administrationslokaler på Bygge- og Teknikudvalgets område.

Høringssvar afgivet af Miljø- og Forsyningsudvalget

Udvalget tiltrådte på mødet den 13. november 2000 Miljø- og Forsyningsforvaltningens indstilling om, at man ikke har nogen bemærkninger til Økonomiforvaltningens forslag vedrørende oprettelse af en central ejendomsenhed.

Høringssvar afgivet af bydelsrådene

Økonomiforvaltningen har udelukkende modtaget høringssvar fra Valby Bydelsråd og Indre Østerbro Bydelsråd, der tilslutter sig Økonomiforvaltningens forslag til oprettelse af en central ejendomsenhed. De øvrige bydele har i interviews og ved referencegruppemøder givet udtryk for lignende synspunkter

 

Andre konsekvenser

Det skal i det kommende arbejde afklares, hvorvidt etableringen af en kontraktstyret ejendomsenhed rejser krav om ændringer af styrelsesvedtægten. Såfremt dette er tilfældet, skal der udarbejdes en særskilt indstilling herom.

Bilag

Rapporten "Grundprincipper for etablering af en ejendomsenhed i Københavns Kommune".

Høringssvar fra udvalg og bydele.

 

 

 

 

 

 

Erik Jacobsen

/

Bjarne Winge