Borgernes indgang til Københavns Kommune

Økonomiudvalget

 

BESLUTNINGSPROTOKOL

fra ordinært møde tirsdag den 29. november 2005

 

 

J.nr. ØU 507/2005

 

7. Borgernes indgang til Københavns Kommune

 

INDSTILLING OG BESLUTNING

Økonomiforvaltningen indstiller til Økonomiudvalget at an befale Borgerrepræsentationen,

·        at der udarbejdes forslag til koncept til et kontaktcenter, der varetager al telefonisk kontakt til Københavns Kommune

·        at der etableres et servicecenter i hver bydel

·        at borgerservicecentrene får tillagt de opgaver, der fremgår af opgavelisten i bilag 1

·        at overborgmesteren bemyndiges til på vegne af Borgerrepræsentationen at søge Indenrigs- og sundhedsministeren om dispensation fra den kommunale styrelseslov med henblik på en efterfølgende ændring af styrelsesvedtægten for Københavns Kommune, som skal behandles 2 gange af samme Borgerrepræsentation. Ændringen af styrelsesvedtægten skal sikre, at ansvaret for den øverste daglige ledelse af den del af kommunens administration, der varetages i Københavns Borgerservice fremover kan varetages af borgmesteren for det udvalg, som Københavns Borgerservice er henlagt under

·        at P/O-kontorerne søges samlokaliseret med borgerservicecentrene

·        at Økonomiforvaltningen bemyndiges til at indgå aftale om udstationering af medarbejdere fra Skat København, som kan træffe afgørelser på skatteområdet

·        at procesplanen i nærværende indstilling godkendes

·        at der i 2006 afsættes 1,7 mill. kr. på bevilling Økonomiforvaltningen, drift, funktion 6.51.1. Sekretariat og forvaltning, til ekstern konsulentbistand og projektledelse i forbindelse med design, konceptudvikling og implementering af kontaktcenter fra den pulje på 8 mill. kr. som blev afsat til etablering af én telefonisk indgang til kommunen i forbindelse med sagen Tillægsbevillinger vedrørende budget 2005 (BR 539/2005). Midlerne anvendes under forudsætning af, at de overføres fra 2005 til 2006 i forbindelse med overførselssagen 2005-2006.

·        at der i 2006 afsættes 1,6 mill. kr. på bevilling Økonomiforvaltningen, drift, funktion 6.51.1. Sekretariat og forvaltning, til ekstern konsulentbistand og projektledelse til analyse og design af IT-arkitektur og IT-løsninger i borgerbetjeningen fra den pulje på 5,5 mill. kr. som blev afsat til den digitale sagsbehandlerarbejdsplads i Borgerservice i forbindelse med sagen Tillægsbevillinger vedrørende budget 2005 (BR 539/2005). Midlerne anvendes under forudsætning af, at de overføres fra 2005 til 2006 i forbindelse med overførselssagen 2005-2006.

·        at der i 2006 afsættes 0,5 mill kr. på bevilling Økonomiforvaltningen, drift funktion 6.51.1. Sekretariat og forvaltning, til ekstern konsulentbistand og projektledelse i forbindelse med udvikling af den IT-portal, som skal understøtte arbejdet i Københavns Borgerservice og i kontaktcentret fra den pulje på 5,5 mill. kr. som blev afsat til den digitale sagsbehandlerarbejdsplads i Borgerservice i forbindelse med sagen Tillægsbevillinger vedrørende budget 2005 (BR 539/2005). Midlerne anvendes under forudsætning af, at de overføres fra 2005 til 2006 i forbindelse med overførselssagen 2005-2006.

·        at der i 2006 afsættes 0,6 mill. kr. på bevilling Økonomiforvaltningen, drift funktion 6.51.1. Sekretariat og forvaltning, til designkoncept for kommunens fælles borgerindgange, herunder forslag til indretning af de steder, hvor P/O-kontorerne søges samlokaliseret med Københavns Borgerservice. Midlerne anvendes under forudsætning af, at der i forbindelse med overførelsessagen 2005-2006 kan omprioriteres fra andre formål i Økonomiforvaltningen. 

 

 

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 29. november 2005

Dagsordenens punkt 7, punkt 8 og tillægsdagsordenen (punkt 9) blev behandlet samlet.

Indstillingen vedrørende "Borgernes indgang til Københavns Kommune" blev anbefalet over for Borgerrepræsentationen.

&nb sp;

Økonomiudvalget besluttede at sende indstillingen vedrørende "Ny bydelsinddeling i København" i høring frem til 1. marts 2006 og at afholde borgermøder om ændring af bydelsinddelingen i høringsperioden. Partigrupperne kan få sendt evt. udtalelser, der er modtaget senest torsdag den 1. december 2005 kl. 17.30, med ud i høring.

 

Enhedslisten afgav følgende protokolbemærkning til indstillingen vedrørende "Borgernes indgang til Københavns Kommune":

"Enhedslisten ønsker den såkaldte "torvemodel", hvor forvaltningernes decentrale enheder i lokalområderne ligger samlet omkring et borgerservicecenter."

 

Inger Marie Bruun-Vierø (B) afgav følgende protokolbemærkning til indstillingen vedrørende "Ny bydelsinddeling i Københavns Kommune":

"Det Radikale Venstre ser ingen mulighed for at implementere modellen med 10 bydele inden for Sundheds- og Omsorgsudvalgets område uden at der samtidig bevilges yderligere budgetmidler til denne opgave svarende til 16-22 mio. kr. inden for det første budgetår. Hertil skal så lægges en række IT-omkostninger til omlægning af KOS (hjemmeplejedistrikter), der ikke kan opgøres på nuværende tidspunkt. Såfremt der skal etableres ældrekontorer svarende til antallet af Pensions- og Omsorgskontorer, øges driftsudgifterne med ca. 10 mio. kr. årligt svarende til en samlet rammeudvidelse på 26-32 mio. kr. årligt for hele bydelsmodellen med 10 områder."

 

 

 

Behandling: Borgerrepræsentationen.

 

 

RESUME

I sit møde den 27. september 2005 besluttede Økonomiudvalget at høre de stående udvalg og Udvalget for Demokrati- og Serviceudvikling om forslag til organisering af borgerbetjeningen i Københavns Kommune. De stående udvalg og forvaltninger var ansvarlige for at høre brugere inden for eget udvalgsområde. I bilag 2 er vedlagt høringsskrivelse, udsendt 3. oktober 2005.

 

Høringssvarene fremgår af bilag 3, hvor der ligeledes er vedlagt et notat med en opsamling af samtlige høringssvar og beslutningsprotokoller fra udvalgsbehandlingen. Der er modtaget svar fra de 6 stående udvalg samt fra Udvalget for Demokrati- og Serviceudvikling. Derudover har Valby Lokaludvalg samt en række lokalråd m.fl. afgivet høringssvar.

 

I høringssvarene er der generelt tilslutning til det nye forslag til organisering af kommunens borgerbetjening.

 

Høringssvarene giver således ikke anledning til væsentlige ændringer i indstillingen om "Borgernes indgang til Københavns Kommune".

 

På grund af implementeringen af kommunens nye struktur pr. 1. januar 2006, er der ekstraordinært behov for, at der søges om dispensation fra den kommunale styrelseslov, og at styrelsesvedtægten for Københavns Kommune ændres hurtigere end oprindeligt planlagt. I indstillingen stod der oprindeligt, at styrelsesvedtægten skulle ændres med virkning fra 1. september 2006. Implementeringen af den nye struktur betyder bl.a., at Folkeregistret overføres til Kultur- og Fritidsforvaltningens ressort, mens kommunens skattemedarbejdere forbliver i Økonomiforvaltningen. Dispensationen er nødvendig for, at skattemedarbejdere i Københavns Borgerservice fortsat – som i dag - kan løse myndighedsopgaver på folkeregisterområdet, hvor der kommer mange henvendelser hver dag.

 

Den nye opgavefordeling som følge af den nye struktur betyder, at de udlånte medarbejdere skifter forvaltningstilknytning. Er der ikke udlånte medarbejdere fra alle forvaltningerne med myndighedsopgaver i borgerservice, skal der med andre ord findes nye medarbejdere fra disse forvaltninger. Udover de praktiske og tidsmæssige problemstillinger i forhold hertil, så giver myndighedsbindingen også vanskeligheder i forhold til en fleksibel arbejdstilrettelæggelse i borgerservicecentrene. For at kunne opretholde en myndighedsdækning inden for åbningstiden, skal der med andre ord være flere medarbejdere til stede samtidig. Ændres opgavelisten efterfølgende vil der være samme problemstilling. Løsningen er, at der enten udstationeres flere medarbejdere fra de relevante forvaltninger, eller at der søges om dispensation fra den kommunale styrelseslov, så styrelsesvedtægten for Københavns Kommune efterfølgende kan ændres.

 

Det skal bemærkes, at Indenrigs- og Sundhedsministeriet i september 2005 har givet Odense Kommune en tilsvarende dispensation fra den kommunale styrelseslov.

 

På den baggrund foreslås det, at overborgmesteren bemyndiges til på vegne af Borgerrepræsentationen at søge Indenrigs- og sundhedsministeren om dispensation fra den kommunale styrelseslov med henblik på en efterfølgende ændring af styrelsesvedtægten for Københavns Kommune. Ændringen af styrelsesvedtægten skal sikre, at ansvaret for den øverste daglige ledelse af den del af kommunens administration, der varetages i Københavns Borgerservice, fremover kan varetages af borgmesteren for det udvalg, som Københavns Borgerservice er henlagt under. 

 

En ændring af styrelsesvedtægten for Københavns Kommune skal behandles 2 gange af samme Borgerrepræsentation. De bevillings – og personalemæssige konsekvenser af ændringen vil blive indarbejdet i forbindelse med Borgerrepræsentationens behandling af de bevillingsmæssige ændringer vedr. budget 2006.

 

I rapporten "Borgernes indgang til Københavns Kommune" er der i tabel 2 i kapitel 2 vist kapacitetsudnyttelse i Københavns Borgerservice i perioden januar – august 2005. Københavns Borgerservice har i den senere tid oplevet en fremgang i antallet af henvendelser. I bilag 4 er vedlagt en opdateret oversigt over kapacitetsudnyttelsen i perioden januar – oktober 2005.

 

Endelig er der i bilag 5 vedlagt et notat med en oversigt over antallet af borgerindgange på borgerbetjeningsopgaverne fremover, udsendt til Udvalget for Demokrati- og Serviceudvikling.

 

På baggrund af de indkomne høringssvar har Økonomiforvaltningen gennemført følgende ændringer i opgavelisten. Det drejer sig om opgaverne:

·        "Indberetninger, affaldstransportører", "Miljøgodkendelser", "Spildevandstilladelser", "Gebyrer og fakturaer, forespørgsler", "Modtagelse af jord, lastvogne", "Grundvandspumpninger, tilladelser", "Analyseresultater" og "Henvendelser i øvrigt" (MFF), som udgår af opgavelisten

 

·        "Beboerindskudslån" (SUF), som flyttes fra gruppen "Opgaver i Københavns Borgerservice med regelstyret sagsbehandling" til gruppen "Informations- og vejledningsopgaver i Københavns Borgerservice" samt til gruppen "Øvrige opgaver, som ikke er lagt i Københavns Borgerservice".

 

Redegørelsen fra Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget vedr. opgaveområder i borgerservicecentrene har ikke givet anledning til ændringer i opgavelisten.

 

I høringssvarene er der desuden enkelte bemærkninger, som Økonomiforvaltningen foreslår indgår i det videre forberedelses- og implementeringsarbejde, jf. opsamlingsnotatet.

 

På det foreliggende grundlag anbefaler Økonomiforvaltningen således, at Økonomiudvalget indstiller til Borgerrepræsentationen, at nærværende forslag til organisering af borgerbetjeningen i Københavns Kommune godkendes.