Processeffektivitet og serviceniveau i Byggeri- og Bolig (Bygge- og Teknikudvalget)

Økonomiudvalget

 

BESLUTNINGSPROTOKOL

fra ordinært møde tirsdag den 29. november 2005

 

 

J.nr. ØU 512/2005

 

25. Processeffektivitet og serviceniveau i Byggeri- og Bolig (Bygge- og Teknikudvalget)

 

INDSTILLING OG BESLUTNING

 

Bygge- og Teknikforvaltningen indstiller, at Bygge- og Teknikudvalget tager til efterretning,

at Byggeri & Bolig iværksætter en implementering af projekt om forbedring af proceseffektivitet og fastholdelse af serviceniveau i byggesagsbehandlingen ved hjælp af planlægnings- og effektiviseringsmetoden Lean Administration. Udgiften til projektet finansieres indenfor Byggeri & Boligs 2005 budget på konto 6.51.1.

 

Bygge- og Teknikforvaltningen indstiller, at Bygge- og Teknikudvalget overfor Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen anbefaler,

at der til Byggeri & Bolig i 2006 og 2007 ansættes yderligere 7 personer til dækning af en øget aktivitet på kommunens byggesagsbehandling. Udgiften på 6 mill. fordelt med 3 mill. i 2006 og 3 mill. i 2007 dækkes af tillægsbevilling til Byggeri & Bolig fkt. 6.51.1 og finansieres af et internt lån til BTU. Endelig stillingtagen til finansiering og lånets tilbagebetaling sker i forbindelse med behandling af overførselssagen i foråret 2006, hvor der kan anvises dækning på eventuelle merindtægter/mindreudgifter i regnskab 2005.

at personalesituationen genvurderes i efteråret 2006, hvor de øvrige afdelinger i Byggeri & Bolig er inddraget i vurderingen.

 

 

Bygge- og Teknikudvalgets beslutning i mødet den 9. november 2005

Taget til efterretning henholdsvis anbefalet.

 

Økonomiforvaltningen indstiller,

 

At Økonomiudvalget oversender sagen til Borgerrepræsentationen med følgende erklæring:

 

"Økonomiudvalget har ingen bemærkninger til, at nærværende sag søges gennemført i den foreliggende form."

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 29. november 2005

Anbefalet.

 

 

Behandling: Borgerrepræsentationen.

 

 

RESUME

Byggeri & Bolig har siden 1990 gennem rationalisering/udvikling af organisationen og efteruddannelse af personalet kunnet opfylde de fastsatte servicemål på alle væsentlige dele af byggesagsområdet samtidig med, at der er sket en gradvis personalereduktion med i alt 20 % af medarbejderstaben som følge af de årlige budgetbesparelser ol.

Med et byggeri i København i stadig vækst og i konsekvens heraf et stigende antal byggesager har det i de seneste år imidlertid været vanskeligere og vanskeligere at imødekomme de årlige besparelseskrav og samtidig fastholde servicemålene for området. I dag må der konstateres en væsentlig ubalance mellem ressourcer og antallet af byggesager – ikke mindst store komplekse sager – der skal behandles.

Denne ubalance er løbende søgt reduceret. Senest i 2004 indgik Byggeri & Bolig i samarbejde med Økonomiforvaltningen og konsulentfirmaet Valcon i et pilotprojekt om at finde nye måder at imødegå den voksende arbejdsbyrde med udgangspunkt i behandlingen af sager på Byggesagsafdelingens daglige byggemøder (visitation og færdigbehandling af ukomplicerede sager).

Der blev i pilotprojektet gjort brug af planlægnings- og effektiviseringsmetoden Lean Administration, der er en anerkendt metode udviklet i den japanske bilindustri og som i øjeblikket blandt andet anvendes med succes i den danske sundhedssektor. Pilotprojektet resulterede i en produktivitetsforøgelse, der umiddelbart gjorde metoden interessant set i relation til Byggeri & Boligs øvrige arbejdsopgaver.

Valcon har for Bygge- og Teknikforvaltningen i 2005 forestået en forundersøgelse i Byggeri & Bolig med henblik på en foreløbig vurdering af den nuværende balance mellem arbejdsopgaverne med byggesagsbehandlingen og de til rådighed værende ressourcer samt det mulige effektiviseringspotentiale ved anvendelsen af Lean-principperne for den samlede byggesagsbehandling.

Valcon vurderer, at der samlet set er et potentiale for produktionsstigning på 20 % i 2006 i de sagsbehandlende afdelinger.

Produktivitetsforøgelsen skal ske ved at forbedre proceseffektiviteten og serviceniveauet i alle byggesagsproducerende afdelinger ved at indføre og opbygge kompetencer hos ledelse og medarbejdere i Lean-principper og hertil relevante værktøjer. Produktivitetsforøgelsen skal gennemføres samtidig med, at serviceniveauet forbedres og medarbejdertilfredsheden fastholdes.

Valcon konkluderer,

·      at såfremt der ikke gøres noget i forhold til den samlede produktivitet, vil ressource- og rekrutteringsbehovet være markant og akut i størrelsesordenen plus 20 medarbejdere.

·      at såfremt det lykkes at hjemtage de forventede gevinster vil rekrutteringsbehovet være reduceret til ca. 7 medarbejdere ultimo 2006.

·      at den øjeblikkelige ressourcesituation ikke er tilstrækkelig til at løfte den nuværende opgavemængde, hvorfor det anbefales at ansætte de 7 medarbejdere nu.

Alt andet lige betyder en øget produktion flere indtægter i form af gebyrer. Det anses for afgørende for at opretholde det serviceniveau på byggesagsområdet, som har været en af parametrene i udviklingen af København gennem de senere år, at en nødvendig del af disse midler stilles til rådighed for en løsning af de forøgede opgaver.

Byggeri & Bolig har med undersøgelsen haft fokus på byggesagsbehandlingen, men forudsætter, at projektet også skal omfatte en vurdering af potentialet ved anvendelse af Lean-principperne i Grønne Gårde og Stadskonduktørembedet. Dette med henblik på i givet fald at implementere et LEAN – projekt i disse afdelinger efterfølgende.

Det findes derfor hensigtsmæssigt, at der i efteråret 2006 - efter implementering af Lean-projektet i Byggesagsafdelingen og efter vurdering af et muligt effektiviseringspotentiale i Stadskonduktørembedet og Grønne Gårde - evalueres på det samlede ressourcebehov på længere sigt. Når dette ligger klart, skal der tages stilling til det fremtidige personalebehov i Byggeri & Bolig som helhed, ligesom personalebehovet fremover skal følges i sammenhæng med udviklingen i den konkrete opgavemængde. En opgave, som Lean-analysen giver de rette værktøjer til.

Bygge- og Teknikforvaltningen vil her udover opsamle og anvende projektets resultater i tilrettelæggelsen af forestående udvikling af den nye Teknik- og Miljøforvaltning.

Udgifterne til konsulentbistand i forbindelse med implementering af projektet afholdes over Byggeri & Boligs driftsbudget i 2005.

De nødvendige ekstra medarbejdere kan ikke finansieres indenfor det nuværende budget, da de afledte merindtægter fra byggesagsgebyrerne er disponeret i forbindelse med de indgåede budgetforlig. Derfor søges midlerne som et internt lån til Byggeri & Bolig fkt. 6.51.1 finansieret fra kommunens kasse. Den endelige finansiering og tilbagebetalingen af det interne lån forudsættes der taget stilling til i forbindelse med overførselssagen fra 2005 til 2006, da der dermed kan peges på finansiering via eventuelle merindtægter/mindreudgifter i 2005 i Byggeri & Bolig alternativt finansiering af kommunekassen.