Tillægsbevilling til dækning af merudgifter på IT-området i forbindelse med implementering af projekt Ny Struktur i Københavns Kommune (Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget))
Tillægsbevilling til dækning af merudgifter på IT-området i forbindelse med implementering af projekt Ny Struktur i Københavns Kommune (Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget))
Økonomiudvalget
DAGSORDEN
for ordinært møde tirsdag den 29. november 2005
ØU 518/2005
22. span>Tillægsbevilling til dækning af merudgifter på IT-området i forbindelse med implementering af projekt Ny Struktur i Københavns Kommune (Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget))
Familie
og Arbejdsmarkedsforvaltningen indstiller, at Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget
overfor Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen
at der gives en tillægsbevilling på 3.925.000 kr. til dækning af merudgifter til ekstern konsulentbistand og bistand fra systemleverandører, i forbindelse med implementering af Projekt Ny Struktur i Københavns Kommune.
Familie- og Arbejdsmarkedsudvalgets beslutning i mødet den 9. november 2005
Bo Asmus Kjeldgaard (F)
stillede følgende ændringsforslag:
"at Familie- og
Arbejdsmarkedsudvalget overfor Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen
anbefaler
at merudgiften ind til videre finansieres ved et
lån til de kommende tre forvaltninger SOF, BIF og BUF
at finansieringsspørgsmålet tages op igen, når
der foreligger en samlet opgørelse af de merudgifter der er forbundet med omstruktureringen."
Udvalget tiltrådte dette.
Økonomiforvaltningen
indstiller,
at Økonomiudvalget oversender sagen til Borgerrepræsentationen med følgende erklæring:
"Økonomiudvalget henviser til vedlagte notat om lånefinansieringen.
Det skal præciseres, at merudgiften på 3.925.000 kr. afholdes på Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningens bevilling Administration, funktion 6.51.1 Sekretariat og forvaltninger.
Tilbagebetalingen indarbejdes i Indkaldelsescirkulæret 2007 i udvalgenes rammer. For årene 2007-2012 skal Socialudvalgets ramme korrigeres ned med 457.000 kr., Beskæftigelses- og Integrationsudvalget med 190.000 kr. og Børne- og Ungeudvalget med 114.000 kr.
Herudover har Økonomiudvalget ingen bemærkninger til, at nærværende sag søges gennemført i den foreliggende form."
RESUME
I forbindelse med den IT-mæssige implementering af
projekt Ny Struktur i Københavns Kommune er der opstået et behov for ressourcer
til ekstern konsulent- og leverandørbistand, samt til frikøb af interne
ressourcer fra lokalforvaltningen. Ressourcerne skal medvirke til at sikre at
de nødvendige systemomlægninger og brugerautorisationer kan gennemføres,
således at medarbejderne den 1/1 2006 kan udføre deres kerneopgaver i de nye
forvaltninger
Indstillingen omfatter udelukkende de nødvendige IT
tiltag i Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen frem til årsskiftet.
Yderligere merudgift vil blive fremlagt af de konkrete fagforvaltninger via de
kommende udvalg
Udgifterne estimeres til 3.925.000 kr. i 2005.
SAGSBESKRIVELSE
I
forbindelse med den kommende omstrukturering står Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen
overfor en række meget alvorlige udfordringer i forbindelse med
- at sikre at forvaltningens brugere også efter den
1/1 2006 kan få de ydelser de har krav på – det drejer sig primært om forsørgelsesydelser, pleje og
pasning.
- at sikre at der som et minimum konteres i de
rigtige forvaltninger, således at der kan føres regnskab i den nye forvaltningsstruktur
i år 2006.
- at sikre korrekt adgang til IT-systemer i forhold
til forvaltningstilknytning pr. 1.1.2006
Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningens
Direktion tiltrådte den 22/9 2005 en indstilling (bilag 1: Indstilling til
direktionen vedr. FAFs IT-implementeringsplan for projekt ny struktur i KK)
vedrørende FAFs IT-implementeringsplan for Projekt Ny Struktur i Københavns
Kommune.
Af
indstillingen fremgår det bl.a. at FAF ikke kan nå at gennemføre en fuld
implementering af IT-understøttelse i den nye forvaltningsstruktur til den 1/1
2006, samt at den IT-mæssige omstrukturering vil kræve betydelige ekstra
ressourcer for FAFs vedkommende.
Det blev derfor besluttet at gennemføre en
midlertidig "nødplan", der skulle sikre, at forvaltningens kerneopg
aver kunne
IT-understøttes i den gamle struktur pr. 1/1 2006. Herefter skulle et egentligt
IT-omstruktureringsprojekt iværksættes, for at sikre at det nuværende niveau i
understøttelse af kerneydelser og styring etableres i den ny struktur.
I den forbindelse indmeldte FAF sit behov i forhold til dækning af ekstraudgifter og træk på interne ressourcer til Økonomiforvaltningen (jf. Bilag 2: FAF's bemærkninger til ØKF's IT-implementeringsplan for Projekt Ny Struktur i KK).
Udgifterne i tilbagemeldingen til Økonomiforvaltningen er fordelt på en nødplan og det egentlige omstruktureringsprojekt.
Forudsætningerne for nødplanen har imidlertid ændret
sig, således at det ikke længere er en acceptabel løsning at fortsætte
understøttelsen i den gamle struktur. De nye forvaltninger er i gang med at
etablere sig økonomisk og organisatorisk, og kan ikke leve med, at
medarbejdernes nye opgaver og tilhørsforhold ikke kan IT-understøttes, og at
der ikke kan følges op på økonomi og aktiviteter i de nye forvaltninger.
Det har derfor været nødvendigt at flytte en række
aktiviteter fra det egentlige omstruktureringsprojekt til nødplanen, der som
følge af dette er vokset både i omfang og kompleksitet.
Der
skal således gennemføres en omfattende omlægning af forvaltningens systemer, og
det skal sikres, at medarbejderne i de nye forvaltninger IT-mæssigt er
overflyttet og autoriseret til de systemer de har brug for i deres arbejde den
1/1 2006.
Der
er en række risici forbundet med beslutningen om at gennemføre omlægningen af
systemer og overflytning af brugere inden 1/1 2006.
Den
meget korte omlægningsperiode gør, at der ikke er mulighed for at frigøre den
nødvendige kompetence internt i forvaltningen til omlægning af systemerne.
Samtidig er det et stort problem, at der, på en række meget væsentlige områder,
endnu ikke er truffet beslutning om hvordan Københavns Kommune konkret skal
organiseres. Distriktsinddelingen forventes således først at falde endeligt på
plads den 15. december, ligesom der stadig ikke er klarhed over hvilke
organisatoriske enheder den kommende Socialforvaltning og den kommende
Beskæftigelses- og Integrationsforvaltning kommer til at bestå af.
Der
er således et stort behov for at udvikle løsninger og planlægge processer der
kan effektivisere f.eks. brugerautorisationer og overflytning af sager, således
at de nødvendige aktiviteter kan gennemføres hurtigt og effektivt når
beslutningerne foreligger.
Det
er en afgørende forudsætning for at dette kan lade sig gøre, at der bliver
mulighed for at trække på ekspertbistand fra systemleverandører i forhold til
de konkrete systemer. Herudover vil der være behov for at trække på
konsulentbistand i forhold til tilrettelæggelse og udvikling af automatiserede
procedurer til brugerautorisation, samt gennemførelse af tekniske analyser og
test.
Der
vil ligeledes være behov for at inddrage lokale ressourcer med kendskab til
systemer og sikkerhed til at planlægge og gennemføre systemomlægninger og
autorisationer, samt til at sikre det nødvendige beredskab i forhold til at
opgaven skal være løst 1/1 2006.
Det vurderes derfor at der vil være en række ekstra
udgifter til ekstern konsulent- og leverandørbistand, hvis de nødvendige
aktiviteter skal gennemføres. Endvidere vil der være udgifter til frikøb af
interne ressourcer fra lokalforvaltningen. Udgifterne er nærmere beskrevet i
økonomiafsnittet
MILJØVURDERING
Der forventes ingen
miljømæssige konsekvenser
ØKONOMI
Forventede
merudgifter i 2005 til ekstern konsulent- og leverandørbistand
Ekstern konsulent- og
leverandørbistand:
Udvikling af koncept til
masseautorisation |
Kr. 0,5 millioner. |
Teknisk projektbistand |
kr. 0,7 millioner. |
Omlægning af øko
nomirapporter |
kr. 0,5 millioner. |
Implementeringskonsulent til
test |
kr. 300.000. |
Leverandørbistand til omlægning
af ydelsessystemer |
kr. 1,5 millioner. |
Leverandørbistand til omlægning af lønsystem |
Kr. 50.000 |
Udgifter til eksterne
konsulenter og leverandører i alt |
Kr. 3.550.000 |
Forventede
merudgifter til frikøb af interne ressourcer fra lokalforvaltningen. Udgifterne
er beregnet udfra en gennemsnitlig månedsløn på 25.000 kr:
3 medarbejdere i 3 måneder til
sikkerhed og brugeradministration |
225.000 kr. |
|
2 medarbejdere 3 måneder til omlægning
af KMD Aktiv |
150.000 kr. |
|
I alt til frikøb af interne
ressourcer fra lokalforvaltningen |
kr. 375.000 |
Samlede merudgifter til omstrukturering på IT-området i FAF i 2005 |
Kr. 3.925.000 |
HØRING
Sagen har været i høring i
den kommende Børne- og Ungdomsforvaltning og den kommende Beskæftigelses- og
Integrationsforvaltning. Der er ikke modtaget bemærkninger til sagen.
BILAG
·
Bilag 1:
Indstilling til direktionen vedr. FAFs IT-implementeringsplan for projekt ny
struktur i KK
·
Bilag 2: FAF's
bemærkninger til ØKF's IT-implementeringsplan for Projekt Ny Struktur i KK
Grethe
Munk
/
Sven Bjerre