Kontraktudløb for udliciterede driftsopgaver på Vesterbro og i Brønshøj-Husum

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget oversender sagen til Borgerrepræsentationen med følgende erklæring: 

Økonomiudvalget forudsætter, at eventuelle merudgifter, som følge af sagen, afholdes inden for Teknik- og Miljøudvalgets budgetramme. 

Problemstilling

Teknik- og Miljøudvalget besluttede den 19. juni 2019 at konkurrenceudsætte driften af byrummet gennem udlicitering grundet et ønske om at markedsteste forvaltningens omkostningseffektivitet. Det blev samtidigt besluttet, at udvalget skal forelægges et benchmark mellem egen og udliciteret drift hvert andet år. Teknik- og Miljøudvalget besluttede den 28. september 2020 at udbyde driftsopgaver i bydelene Vesterbro og Brønshøj-Husum samt driften af Brønshøj Kirkegård. Tilsammen skønnedes de udbudte opgaver at udgøre omkring 13% af forvaltningens klassiske driftsopgaver.

Kontrakterne med de private leverandører løber fra 1. april 2021 til 31. marts 2025 med mulighed for forlængelse i to år. Teknik- og Miljøudvalget ønskede ved behandling af sagen i august 2023 at hjemtage opgaverne under forudsætning af, at der blev afsat midler til dette på Budget 2024 og alternativt at forlænge kontrakterne til marts 2027. Der blev ikke afsat de nødvendige midler til hjemtagning på Budget 2024, og kontrakterne er derfor forlænget til marts 2027. Teknik- og Miljøudvalget skal tage stilling til, om driftsopgaverne skal genudbydes eller hjemtages.  

Løsning

Driftsopgaverne i bydelene Vesterbro og Brønshøj-Husum er udbudt i følgende tre kontrakter: 

• Grøn drift og pleje på Vesterbro og i Brønshøj-Husum.
• Renholdelse af veje, cykelstier og pladser på Vesterbro og i Brønshøj-Husum inkl. rengøring af ubemandede toiletter samt tømning af affaldskurve.
• Grøn drift og pleje på Brønshøj Kirkegård.

Forvaltningen anbefaler fortsat et genudbud af alle tre kontrakter ud fra en faglig vurdering af, at den udbudte drift bl.a. udgør et vigtigt sammenligningsgrundlag i det løbende arbejde med at sikre en konkurrencedygtig egen drift. Et genudbud af driftsopgaverne muliggør således en fortsat markedstest og bevarer læringspotentialet, som beskrevet i benchmarket for 2023, og forelagt for Teknik- og Miljøudvalget 17. juni 2024 med indstilling om fastlæggelse af serviceniveauer og vedlagt som bilag 2.

Efter tre års drift har forvaltningen opnået erfaring og viden om markedets bedste praksis både fagligt, kvalitativt og økonomisk. Ved et genudbud bevares muligheden for dette og samtidigt opnås kontinuitet i benchmarking med private leverandører, da opgaver og vilkår kan sammenlignes over tid. Denne kontinuitet er afgørende for vurdering af resultater og identifikation af forbedringsområder. Ved at genudbyde de eksisterende kontrakter kan forvaltningen desuden fortsætte sin læring om fx metoder, arbejdsprocessen og prisniveau i den private sektor og dermed skabe basis for optimering af egen drift og kvalitet. Endelig giver genudbud mulighed for at tilpasse kontraktvilkår og krav i lyset af den opnåede erfaring, hvilket yderligere kan optimere kontrakterne og imødekomme forvaltningens behov bedre.

Teknik- og Miljøudvalgets beslutning om, hvilke områder der skulle udliciteres (Teknik- og Miljøudvalget den 28. september 2020) blev truffet på baggrund af en vurdering af, hvilke områder der kunne at sikre en repræsentativ markedstest af omkostningseffektiviteten på det klassiske driftsområde. Selvom alle bydelene er forskellige, vurderede forvaltningen, at udlicitering af Vesterbro og Brønshøj-Husum ville give grundlag for en anvendelig markedstest, fordi de to bydele tilsammen har en tilstrækkelig opgaveportefølje- og volumen, et geografisk sammenhængende areal i og uden for brokvarterne, bydele med højere og lavere intensitet i bylivet og med grønne områder såvel som tæt befolkede områder.

Det første benchmark baseret på tidsmålinger i egen drift har helt overordnet givet følgende resultater:

• På kirkegårdsdrift er forvaltningens priser lavere end markedspriser
• På grøn drift og pleje svinger priserne både i egen drift og i den udliciterede drift men inden for samme prisspænd.
• På gaderenhold og rengøring af toiletter ligger priserne i egen og udliciteret drift på niveau
• På affaldskurve ligger priserne i egen drift højere end i udliciteret drift.

Benchmarket indgår som anført i forvaltningens interne læring og optimering og styring af driften. Forvaltningen må dog tage forbehold overfor en 1:1 sammenligning af priser. Dels fordi alle bydele alt andet lige er forskellige, selvom de udliciterede bydele er udvalgt med hensyntagen til dette. Således vil priserne også afspejle forskelle i belastning, som ikke kan aflæses i benchmarket. Benchmarket er det første forvaltningen gennemfører baseret på et helt års registrering af tids- og ressourceforbrug og der er fortsat en række udfordringer med retvisende registrering af tids- og ressourceforbrug, hvor benchmarket skal tages med forbehold.  Endelig har forvaltningens analyseenhed i 2022 undersøgt erfaringer fra andre kommuner og statslige institutioner, som bekræftede nogle principielle problemer med benchmark mod markedet, bl.a., at der ikke er fuld gennemsigtighed i de private aktørers prissætning.

Påbud fra arbejdstilsynet
Forvaltningen modtog i juni 2023 et påbud fra Arbejdstilsynet om håndtering af biologiske agenser i forbindelse med tømning af affaldskurve. Dette har bl.a. ført til, at der nu anvendes poser, som medarbejderne skal lukke, i affaldskurvene, når de bærer og tømmer affaldskurven. Dette påbud gælder uanset om det er forvaltningens egne medarbejdere eller eksterne leverandører, der står for tømningerne.  Aktuelt er forvaltningen i dialog med leverandørerne i Brønshøj-Husum og på Vesterbro om prissætningen af de ekstra tiltag. Ved kommende udbud, vil indsatserne blive indarbejdet i udbudsmaterialet.

Medarbejdernes kommentarer
Medarbejderne har afgivet kommentarer til indstillingen gennem MED-organisationen den 16. september 2024. Medarbejdernes kommentarer er gengivet i deres helhed herunder efterfulgt af forvaltningens bemærkninger.

”Medarbejderne mener, at de udliciterede områder i Brønshøj – Husum og Vesterbro bør hjemtages den 01.04.2027 i lighed med Teknik- og Miljøudvalgets beslutning d. 21.08.2023

Jævnfør nærværende indstilling samt indstilling om serviceniveauer [Teknik- og Miljøudvalget den 10. juni 2024] og medarbejdernes kommentarer til denne, er Teknik- og Miljøforvaltningens drift konkurrencedygtig i forhold til markedet ud fra de overordnede priser, som forvaltningen har opstillet i sammenligningen.

Imidlertid står der også i indstillingen og i bilag med benchmark, at man ikke kan lave en direkte sammenligning med markedet. Dette fremgår også tydeligt at analyseenhedens konklusioner i undersøgelse af benchmark: ”Forvaltningens Analyseenhed har gennemført en afdækning af mulighederne for økonomisk benchmark med inddragelse af erfaringer fra andre kommuner og statslige enheder, peger på, at økonomisk benchmark altid vil være behæftet med meget store usikkerheder, også selvom forvaltningens egne data med tiden vil blive underbygget og kvalificeret.”

Da vi samtidig ved udgangen af 2024 er i mål med effektiviseringerne på baggrund af EY-analyserne, mener vi, at de udliciterede driftsopgaver bør hjemtages pr. 01.04.2027 i lighed med Teknik- og Miljøudvalgets beslutning af den 21.08.2023.

For at forvaltningen kan fortsætte sin læring om og optimering af egen drift og kvalitet ved hjemtagelse af de udliciterede områder, kan denne sammenligning foregå internt i egen drift bydelene i mellem. Kombineret med et samarbejde om vidensdeling med 6-byerne eller Frederiksberg kommune vil dette give tilsvarende mulighed for sammenligning af drift på det kommunale område.

Hvis det besluttes at hjemtage de udliciterede områder, mener vi, at det er tids nok med 1,5 år til at håndtere hjemtagelsesprocessen. I den forbindelse er vi indstillet på at indgå i et samarbejde med ledelsen, hvor vi sikrer en hurtig, omkostningseffektiv og gnidningsløs overgang til kommunal drift. Det kunne fx være et samarbejde om midlertidige lån af fejemaskiner og køretøjer samt hjælp til at finde kolleger med lokalkendskab og omlægning af ruter, da vi i forvejen drifter op til de områder, der skal hjemtages. Det vil gøre det muligt at få vedtaget finansiering i forbindelse med budgetforhandlingerne til budget 2026.

Forvaltningens bemærkninger

Forvaltningen vurdererede i 2023, at en sikker og vellykket forberedelse af hjemtagelse af kontrakterne ville tage op til to år fra beslutning om bevilling til opgaven er hjemtaget. Forberedelse af en hjemtagelse vil bestå i bl.a. tilbageførsel og genindretning af driftspladser, genanskaffelse af materiel, herunder udbud, organisationsændringer, nyansættelser og virksomhedsovertagelse af medarbejdere samt arbejdsmiljøindsatser.

Det er forvaltningens vurdering, at en forberedelsestid på ca. to år, fra budgetbevilling til hjemtagelse, vil give bedst mulighed for at opnå en optimal og hensigtsmæssig proces og herunder give mulighed for et godt psykisk arbejdsmiljø i forandringen. Hvis der afsættes midler til hjemtagelse til budget 2026, vil der kun være ca. et år og fem måneder til at gennemføre hjemtagningen, hvilket vil kunne lade sig gøre om end med en meget komprimeret tidsplan.

Politisk handlerum

Det kan besluttes at hjemtage hele eller dele af den hidtil udbudte drift.

Hjemtagning af driftsopgaver vil kræve finansiering til genopbygning af mandskab og materiel i den eksisterende drift, herunder virksomhedsoverdragelse fra de afgående leverandører. Hjemtagning forudsætter derfor, at der bliver afsat finansiering ved forhandlingerne om Overførselssagen 2024-2025 eller Budget 2026. Hvis udvalget henviser en hjemtagning af driftsopgaver til finansiering ved budgetforhandlingerne, vil forvaltningen udarbejde et budgetnotat med forskellige scenarier for hjemtagning, på baggrund af drøftelsen i udvalget.

Økonomi

Indstillingen har ikke i sig selv økonomiske konsekvenser for Københavns Kommune.

Videre proces

Når Teknik- og Miljøudvalget har godkendt indstillingen, vil Teknik- og Miljøforvaltningen udarbejde reviderede udbudskriterier og forelægge dem til udvalgets godkendelse i første kvartal 2025. Herefter vil forvaltningen iværksætte udbudsprocessen med henblik på kontraktindgåelse den 1. april 2027.

 

Søren Wille /           Rikke Skovbølling Brandt

Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller, at Teknik- og Miljøudvalget over for Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen anbefaler,