Evaluering af Københavns Kommunes indsats i forbindelse med COVID-19, første halvår 2020

Med denne indstilling forelægges Borgerrepræsentationen evalueringen af corona-nedlukningen i Københavns Kommune, der fandt sted i perioden marts-juni 2020. De syv forvaltninger og en række tværgående administrative kredse, herunder Krisestaben og Den Administrative Stab, har evalueret håndteringen af nedlukningen, og deres erfaringer fra nedlukningen vil danne grundlag for den efterfølgende revision af Plan for fortsat drift, som er Københavns Kommunes kriseberedskabsplan.

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget over for Borgerrepræsentationen anbefaler,

1. at evalueringen af Københavns Kommunes indsats i forbindelse med COVID-19, første halvår 2020, tages til efterretning.

Problemstilling

Som led i krisehåndteringen i forbindelse med COVID-19 pandemien blev Københavns Kommunes kriseberedskab aktiveret i perioden fra den 2. marts 2020 til den 10. juni 2020. For at understøtte forvaltningernes arbejde i forbindelse med COVID-19 har alle dele af Københavns Kommunes kriseorganisation været aktiveret. COVID-19 er fortsat en udfordring for kommunens drift, men fra medio juni 2020 er disse håndteret i forvaltningernes daglige drift.

Med denne indstilling samles forvaltningernes erfaringer fra nedlukningen med henblik på at indgå i arbejdet med revision af Plan for fortsat drift, som er kommunens beredskabskompleks. Ifølge beredskabslovens § 25 skal kommunen udarbejde en plan for det kommunale beredskab i hver samling for borgerrepræsentationen. Dette arbejde igangsættes i efteråret 2020 og behandles i Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen primo 2021.

Løsning

Udgangspunktet for evalueringen er at opsamle de erfaringer, forvaltningerne har fået med arbejdet under nedlukning og genåbning af kommunen, herunder læringspunkter ift. eventuelt fremtidige kriser.

Evalueringen af arbejdet i Københavns Kommune er foretaget i fire evalueringsspor:

1. Beredskabet
2. De respektive forvaltninger
3. Det tværforvaltningsmæssige samarbejde
4. Kommunikation

Hver forvaltning har givet deres bidrag til de fire evalueringsspor og kan læses i sin helhed i bilag 1.

Tre centrale læringspunkter:

På tværs af de fire evalueringsspor er der overordnet tre centrale læringspunkter, som det vil være relevant at afdække nærmere og konkretisere i forbindelse med det kommende arbejde med revision af Københavns Kommunes Plan for fortsat drift:

1. Kriseorganisationens muligheder for hurtigt at etablere underarbejdsgrupper, der kan håndtere specifikke udfordringer, som kræver specialiseret viden, og som vanskeligt kan håndteres i den faste kriseorganisering    
2. Forvaltningernes muligheder for at orientere og inddrage de politiske udvalg under en længere krise
3. Kriseorganisationens muligheder for at sikre den nødvendige koordination med eksterne aktører i staten, regionen og de øvrige kommuner

I det følgende gengives de overordnede pointer fra de fire evalueringsspor.

Første evalueringsspor: Beredskabet

Beredskabsplanerne i de forskellige forvaltninger tog ikke højde for en krisesituation af en karakter, som kommunen har været igennem med en lang nedlukning. Eksempelvis omhandlede afsnittet om pandemi i Sundhedsberedskabsplanen massevaccinationer, og de øvrige planer havde fokus på hændelser med en generelt kortere tidshorisont. 

I forvaltningerne har der været et stort kendskab til kommunens kriseorganisation, hvilket har udgjort et solidt fundament for en hurtig håndtering af krisen. Der har været en klar ansvarsfordeling i forhold til at få arbejdet i kriseorganisationen i gang, og der har været bred enighed om, at kriseorganisationen blev aktiveret på det rigtige tidspunkt.

Flere evalueringsvar peger på, at det med fordel kan tydeliggøres, at kriseorganisationen kan bemandes forskelligt alt efter, hvilken udfordring kommunen står over for. Desuden kan det præciseres, at der kan nedsættes arbejdsgrupper på tværs af forvaltningerne, hvor det findes hensigtsmæssigt.

Andet evalueringsspor: Forvaltningerne

COVID-19 har påvirket forvaltningerne meget forskelligt i forhold til at opretholde fortsat drift. Den direkte borgerbetjening var flere steder lukket ned, hvor det ikke var muligt at erstatte den med telefon- og videomøder. Medarbejdere har ligeledes været prioriteret til andre opgaver, hvor håndtering af krisen krævede flere ressourcer. Dette har betydet, at driften på nogle områder har været nedprioriteret.

I forhold til forvaltningernes betjening af politikerne kan det overvejes, om forvaltningernes forskellige muligheder for at informere de politiske udvalg løbende kan beskrives tydeligere i planmaterialet, for at sikre klarhed om, hvad der kan holdes af orienteringsmøder og beslutningsmøder.

Gennemgående har forvaltningerne været hurtige til at omstille sig til nye og anderledes opgaver - ofte under ændrede arbejdsforhold. Fælles er, at muligheden for at arbejde hjemme og holde møder via Microsoft Teams har været en udbredt mulighed for det administrative personale, og at administrative opgaver har kunnet opretholdes på en smidig og effektiv måde.

Brug af videomøder vil kunne lette afholdelsen af møder i en lang række situationer, f.eks. hvor mødedeltagerne opholder sig på forskellige fysiske adresser eller til møder i faste fora.

Hjemsendelsesperioden har påvirket personalet forskelligt, og der har været udfordringer omkring fysisk arbejdsmiljø og i nogle tilfælde har det resulteret i manglende trivsel.

Medarbejderne har generelt været trygge ved at udføre deres arbejdsopgaver under nedlukningen, men der har i forbindelse med opgaveløsningen i den nære borgerkontakt været utrygge medarbejdere. 

Tredje evalueringsspor: Det tværforvaltningsmæssige samarbejde

Forvaltningerne indgik i en række nye samarbejder, hvor der opstod kritiske behov, fx ved at nedsætte forskellige arbejdsgrupper til at varetage opgaver på tværs af forvaltningsskel. Flere fremhæver det velfungerende samarbejde, som en afgørende faktor i løsningen af de mange udfordringer og vigtige beslutninger, der er blevet truffet i forløbet. 

Fjerde evalueringsspor: Kommunikation

Corona-nedlukningen har understreget behovet for massiv kommunikation i krisesituationer. Kommunikationen er løftet i et tæt samspil mellem kommunikationsafdelinger og fagkontorer/ledere på alle niveauer. Der har her været en høj grad af koordination i og mellem forvaltninger, hvor kombinationen af styret central kommunikation på Københavns Kommune-niveau og supplerende lokal kommunikation har været vigtig for at sikre ensartethed og sammenhæng på tværs af forvaltningerne, samt plads til de nødvendige tilpasninger ift. de enkelte forvaltningsområder.

Kommunikationen både internt og eksternt har fyldt meget under coronakrisen, og mange nye tiltag og regler skulle videreformidles til medarbejdere og borgere. Kommunikationen har været udfordret af, at udmeldingerne fra sundhedsmyndighederne ofte var uklare eller kom med kort varsel.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Efter indstillingen er behandlet i Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen igangsættes arbejdet med at revidere Plan for fortsat drift. Efter godkendelsen af den reviderede Plan for fortsat drift i Borgerrepræsentationen, revideres forvaltningernes delplaner.

Der udarbejdes herudover en evaluering i Hovedstadens Beredskab, hvor Københavns Kommune sammen med de øvrige ejerkommuner samler op på samarbejdet med de øvrige myndigheder og regionen.

Nærværende evaluering af indsatsen i foråret 2020 vil blive genbesøgt, når det vurderes relevant afhængigt af forløbet i efteråret og vinteren 2020. I den forbindelse vil der blive sat yderligere fokus på samspillet med eksterne aktører som KL og statslige myndigheder, som spiller en større rolle i den mere lokale indsats i pandemiens anden fase.

Søren Hartmann Hede                      /Søren Tegen Pedersen

Dagsordenspunkt 4: Evaluering af Københavns Kommunes indsats i forbindelse med COVID-19, første halvår 2020 (2020-0189617)

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 29. september 2020

Indstillingen blev anbefalet over for Borgerrepræsentationen uden afstemning.