Revisionsrapporter – Risikobaseret ledelsestilsyn 2023

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at Intern Revisions rapporter om Risikobaseret ledelsestilsyn for 2023, jf. bilag 1-7, og forvaltningernes tiltag, tages til efterretning. 

Problemstilling

Forretningscirkulære for ledelsestilsyn fastlægger, at forvaltningerne selv, på baggrund af dialogen med revisionen, beslutter, hvordan deres risikobaserede tilsyn tilrettelægges mest hensigtsmæssigt.  Revisionen skal i forbindelse med årsregnskabet proaktivt rapportere til Økonomiudvalget om, hvorvidt det ledelsestilsyn på områder, der hører under kommunens kasse- og regnskabsvæsen, som foretages i forvaltningerne, er betryggende.

I forbindelse med rapporteringen vedrørende ledelsestilsyn for både 2020 og 2021 anbefalede revisionen, at der etableres en strammere struktur for ledelsestilsyn. Intern Revision har i 2023 udarbejdet et nyt koncept for dokumentation af det risikobaserede ledelsestilsyn, hvis formål er, at det i væsentlig grad og uden større ressourcetræk bidrager til en strammere struktur for ledelsestilsynet.

Det nye koncept er udarbejdet med afsæt i Standard for offentlig revision (SOR 6) og tager udgangspunkt i en række plantemaer. Et plantema (typisk finansielle processer) er en bestemt type af dispositioner, der er omfattet af et bestemt regelsæt, som ledelsen er ansvarlig for overholdes.

Forvaltningerne har udarbejdet ledelsestilsyn for 2023 ud fra det nye koncept. På baggrund af det udarbejdede ledelsestilsyn har Intern Revision udarbejdet en selvstændig rapport for hver forvaltning (bilag 1-7). Målet med undersøgelserne er at give et over- og indblik i forvaltningernes nuværende modenhed på væsentlige finansielle processer. Derudover skal undersøgelserne være med til at belyse konkrete indsatsområder, hvor der er, eller på sigt kan være behov for at styrke modenheden og/eller complianceniveauet på konkrete områder.

Løsning

Forvaltningerne har udarbejdet handleplaner til de indsatsområder, der prioriteres i 2023. Handleplanerne indeholder tiltag rettet mod de processer/aktiviteter, hvor forvaltningerne har vurderet, at modenhedsniveauet er lavere end forvaltningens mål, samt for processer/aktiviteter, hvor procesejer har tilkendegivet, at udarbejdede retningslinjer og interne kontroller ikke er implementeret eller efterleves i tilstrækkeligt omfang. Listen over indsatsområderne er derfor ikke nødvendigvis udtryk for områder, hvor der er konstateret fejl, eller hvor forvaltningerne har modtaget en revisionsbemærkning. Det er derimod områder, hvor forvaltningerne selv har vurderet, at der skal en indsats til for netop at sikre, at der forefindes betryggende procedurer og at disse overholdes, så risikoen for, at der fremover opstår fejl, minimeres. Tiltagene fremgår af de enkelte forvaltningsrapporter.

Der er en række indsatsområder, der går på tværs af forvaltningerne, og de er:

Indkøbscompliance (Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen, Børne- og Ungdomsforvaltningen, Kultur- og Fritidsforvaltningen, Socialforvaltningen, Sundheds- og Omsorgsforvaltningen samt Teknik- og Miljøforvaltningen), hvor forvaltningerne har iværksat en række aktiviteter for at øge forvaltningernes aftalecompliance.

Borgerrettede takster (Børne- og Ungdomsforvaltningen, Kultur- og Fritidsforvaltningen, Socialforvaltningen, Sundheds- og Omsorgsforvaltningen samt Teknik- og Miljøforvaltningen), hvor der blandt andet er fokus på at udarbejde forvaltningsspecifikke vejledninger, sikre, at takstberetningerne sker på et dokumenteret grundlag, samt at det efterprøves, at faktureringen af borgerrettede takster er i overensstemmelse med de godkendte takster.

Registrering af let omsættelige aktiver (Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen, Børne- og Ungdomsforvaltningen, Kultur- og Fritidsforvaltningen, Teknik- og Miljøforvaltningen samt Økonomiforvaltningen), hvor forvaltningerne på baggrund af de fælles regler for let omsættelige aktiver er ved at udarbejde egne arbejdsgange, der skal sikre en betryggende administration heraf.

Tilskudsadministration (Børne- og Ungdomsforvaltningen, Kultur- og Fritidsforvaltningen, Socialforvaltningen samt Teknik- og Miljøforvaltningen), hvor der blandt vil være fokus på at udarbejde tværgående fællesadministrative forretningsgange på området og sikre, at retningslinjerne efterleves.

Afstemning af balancekonti (Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen, Socialforvaltningen samt Økonomiforvaltningen), hvor forvaltningerne blandt har fokus på at opdatere forretningsgangen på området samt implementere den nye afstemningsmetode, der er i Koncernservice.

Eksterne tilskud / projekttilskud (Børne- og Ungdomsforvaltningen, Sundheds- og Omsorgsforvaltningen samt Økonomiforvaltningen), hvor forvaltningerne vil opdatere forretningsgangen for eksterne tilskud/projekttilskud, og der vil ligeledes blive taget initiativ til at udarbejde tværgående fællesadministrative forretningsgange på området.

Interne takster (Børne- og Ungdomsforvaltningen, Socialforvaltningen samt Økonomiforvaltningen), hvor forvaltningerne vil opdatere forretningsgangene på området samt tage højde for forskellige kritikpunkter, udpeget af revisionen, i forbindelse med udarbejdelse af budgetmodeller.

Mellemkommunale takster (Børne- og Ungdomsforvaltningen samt Sundheds- og Omsorgsforvaltningen), hvor forvaltningerne udarbejder forvaltningsspecifikke forretningsgange, hvilket skal være med til at sikre, at der sker de korrekte opkrævninger og korrekte betalingstilsagn.

Anlægsregnskaber (Teknik- og Miljøforvaltningen samt Økonomiforvaltningen), hvor der vil være et fokus på, at forretningsgangen på området efterleves.

På baggrund af erfaringerne med udarbejdelse af ledelsestilsynet efter det nye koncept vil Økonomiforvaltningen i samarbejde med Intern Revision og forvaltningerne gennemføre en evaluering af konceptet i løbet af 2. halvår 2023.

Økonomi

Sagen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Forvaltningerne arbejder videre med ledelsestilsynet, som vil blive genbesøgt i forbindelse med den løbende revision for 2023.

Søren Hartmann Hede / Nicolai Kragh Petersen