Statusrapport pr. februar 2008 om genopretningen af Børne- og Ungdomsudvalgets økonomi - Udsat - (Børne- og Ungdomsudvalget og Økonomiudvalget)
Statusrapport pr. februar 2008 om genopretningen af Børne- og Ungdomsudvalgets økonomi - Udsat - (Børne- og Ungdomsudvalget og Økonomiudvalget)
Økonomiudvalget
BESLUTNINGSPROTOKOL
fra ordinært møde tirsdag den 29. april 2008
J.nr. ØU 156/2008
1. Statusrapport pr. februar 2008 om genopretningen af Børne- og Ungdomsudvalgets økonomi - Udsat - (Børne- og Ungdomsudvalget og Økonomiudvalget)
Månedlig statusrapport om genopretningen af Børne- og Ungdomsudvalgets (BUU) økonomi til Børne- og Ungdomsudvalget og Økonomiudvalget, jf. BR 678/06.
|
Børne- og Ungdomsforvaltningen og Økonomiforvaltningen indstiller, at
Børne- og Ungdomsudvalget og Økonomiudvalget beslutter, 1.
at tage
statusrapporten fra februar til efterretning, 2.
at tage til
efterretning, at Deloitte har valideret Børne- og Ungdomsudvalgets budget
2008 i forhold til den forventede aktivitet i 2008, og at Deloitte forventer,
at der er et mindreforbrug på 33,9 mio.kr. i Børne- og Ungdomsudvalgets
budget 2008, 3.
at den
fremtidige rapportering på økonomistyring og økonomisk balance i Børne- og
Ungdomsforvaltningen fra og med statusrapport pr. marts 2008 ændres til at
koncentrere sig om 4 nærmere definerede temaer, som af Deloitte vurderes
særligt relevante. |
|
Økonomiudvalgets beslutning i mødet den
29. april 2008 Administrerende direktør Else Sommer, Børne- og
Ungdomsforvaltningen, og Lynge Skovgaard, Deloitte, redegjorde inden udvalgets
behandling for sagen. 1. og 2. at-punkt blev taget til efterretning og 3. at-punkt blev godkendt. |
Problemstilling
Borgerrepræsentationen
godkendte genopretningsplanen for Børne- og Ungdomsforvaltningen (BUF) den 14.
december 2006, herunder at Økonomiudvalget skal have en månedlig statusrapport.
Statusrapporten fra februar 2008 gives her.
Løsning
Genopretningsplanen
(økonomistyring)
I rapporteringen for februar
måned er 7 indsatsområder blevet vurderet. 5 af de 7 indsatsområder vurderes
til at følge fremdrift i forhold til planen, mens 1 indsatsområde (betalinger
til/fra andre kommuner) har en mindre tilfredsstillende fremdrift. Endelig har
det ikke været muligt at kontrollere fremdriften for 1 indsatsområde
(statusposter, oprydning) inden for tidsfristen af denne rapportering, jf.
nedenfor. Det er Deloittes samlede vurdering, at fremdriften i
genopretningsplanen i forhold til januar måneds rapportering overvejende er
tilfredsstillende.
De "gule" indsatsområder
Betalinger
til/fra andre kommuner (indsatsområde 25)
Køb og salg for 2006 er nu
endelig afsluttet, men der udestår fortsat den endelige oprydning for 2007
vedrørende bl.a. en del af de 40 mio.kr., som blev massebogført ultimo 2007.
Deloitte vurderer, at der er fremdrift i forhold til oprydningen for 2007 og
beskrivelse af forretningsgange. Det er dog Deloittes vurdering, at der fortsat
er en række væsentlige problemstillinger i forhold til sikringen af en
fremadrettet sikker drift i afdelingen fo
r Støtte, Rådgivning og Sundhed,
hvilket vedrører den nuværende bemandingssituation og til fakturering for 2008.
I forhold til bemandingssituationen er der meget begrænset erfaring i
afdelingen i forhold til opgaveløsningen, samtidig med forankring af viden
vanskeliggøres af manglende fastansættelser. I forhold til fakturering for 2008
er der i den forløbne del af 2008 ikke bogført salg eller køb af pladser.
Deloitte konkluderer, at budgetopfølgning på området i sagens natur derfor ikke
kan foretages på normal vis, herunder om forudsætningerne for budget 2008
fortsat holder.
Ikke kontrolleret
indsatsområde
Statusposter, oprydning (indsatsområde 27)
Børne- og
Ungdomsforvaltningen har oplyst, at ud af en samlet mængde på 7.312 statuskonti,
henstod der saldi på 4.101 konti, samt at disse konti foreligger i afstemt
stand. Deloitte finder det imidlertid utilfredsstillende, at Børne- og
Ungdomsforvaltningen ikke som planlagt har foretaget en stikprøvevis kontrol af
de foretagne afstemninger. Børne- og Ungdomsforvaltningen
oplyser, at forvaltningen efter Deloittes statusrapportering har fremsendt
en revideret og af revisionsdirektoratet godkendt forretningsgang til Deloitte,
indeholdende kvartalsvis stikprøve-gennemgang. Da forretningsgangen
er sendt til Deloitte efter, at Deloitte har afsluttet deres statusrapportering,
har den derfor ikke indgået i Deloittes statusrapportering. Inden udvalgsmøderne
vil der blive lavet en stikprøvevis kvalitetskontrol af afstemningerne, som vil
blive gennemgået på udvalgsmøderne.
Økonomisk balance
I forhold til status på de
vedtagne besparelser har Børne- og Ungdomsforvaltningen oplyst, at 86
besparelsestiltag summende til i alt 205,8 mio.kr., må anses for at være implementeret.
Deloitte vurderer, at ud af de 205,8 mio.kr. kan de 99 mio.kr. anses for realiseret.
For de resterende 106,8 mio.kr. kan Deloitte ikke på det foreliggende grundlag
vurdere, i hvilken grad de 106,8 mio.kr. faktisk er realiseret, da de 106,8
mio.kr. er udmeldt som rammebesparelser.
Budget 2008
Deloitte har opdateret
og korrigeret analysen vedrørende overholdelse af budget 2008 på baggrund
af regnskabsresultatet og -bemærkninger for 2007. Dette har medført en
ændring af Deloittes skøn med godt 55 mio.kr., således at der nu er en
forventning om et mindreforbrug på 33,9 mio.kr. Deloittes tidligere vurdering i
statusrapporten pr. januar var et merforbrug på godt 21 mio.kr.
Økonomiudvalget vil i
forbindelse med behandlingen af regnskab 2007 få forelagt forklaringer og
baggrund for Børne- og Ungdomsudvalgets mindreforbrug på 172 mio.kr. i regnskab
2007. Deloitte forklarer i deres statusrapportering, hvordan de ud fra et mindreforbrug
i regnskab 2007 på 172 mio.kr. kommer frem til deres skøn på et forventet
mindreforbrug i 2008 på 33,9 mio.kr. i forhold til budget 2008. Dette forklarer
Deloitte blandt andet med, at der i 2007 er engangsindtægter på undervisnings-
og administrationsområdet samt udskudt forbrug til sundhed til 2008, som
reducerer det forventede mindreforbrug i 2008 med 46 mio.kr. Derudover er der
forventede merudgifter på administrations-, undervisnings- og specialområdet i
2008, som reducerer det forventede mindreforbrug i 2008 med 58 mio.kr. Der
pågår pt. et udredningsarbejde i forhold til 17,8 mio.kr., som Børne- og
Ungdomsudvalgets ramme forhøjes med i 2008 på dagtilbudsområdet i forhold til
budget 2007, hvilket eventuelt øger det forventede mindreforbrug til cirka 52
mio.kr. Økonomiudvalget vil senere blive orienteret om dette.
I forhold til
daginstitutionspladser var det budgetlagte antal pladser for 2007 på 29.108 mod
et realiseret antal pladser på 26.945 pladser, hvilket svarer til i alt 2.163
færre realiseret pladser end budgetlagt. I budget 2008 er der budgetlagt 27.970
på disse områder mod et skønnet antal realiseret pladser på 27.194, svarende
til i alt 776 færre realiseret pladser end budgetlagt. Dette kan sammenholdes
med, at regnskab 2007 på området dagtilbud udviser et mindreforbrug på 125
mio.kr., og at Deloittes forventning til regnskabsresultatet for 2008 på
området er et mindreforbrug på 67 mio.kr. I forbindelse med Børne- og
Ungdomsforvaltningens behandling af prognosen pr. april behandles en indstilling
om sammenlægning af bevillingsområderne dagtilbud og fritidshjem/klubber, hvorved mindreforbruget på dagtilbud reduceres med 55
mio.kr (Deloitte-tal). Ved at sammenlægge Deloittes forventninger
til bevillingsområdet Dagtilbud og bevillingsområdet Fritidshjem og
klubber fås et forventet mindreforbrug på cirka 12 mio. kr. Med et
samlet forventet budget på over 3,5 mia. kr. på disse områder, må denne
afvigelse på 12 mio. kr. anses for værende minimal.
Servicetjek
af decentral økonomistyring
Deloitte har gennemgået økonomistyringen på 11 decentrale enheder og har til denne statusrapportering udarbejdet den endelige rapport, som indeholder en konkret bedømmelse/kategorisering af de 11 enheders niveau for økonomistyring. 4 ud af de 11 decentrale enheder har et begrænset niveau for økonomistyring, 3 af de decentrale enheder har et basalt niveau for økonomistyring, imens de resterende 4 decentrale enheder har et udviklet niveau for økonomistyring. Det er Deloittes samlede vurdering, at der er tegn på fremskridt som følge af de mange tiltag, som er iværksat og som fortsat implementeres løbende i budgetåret 2008. Ifølge Deloitte er der fremadrettet behov for i højere grad at understøtte den decentrale økonomistyring gennem processer og værktøjer samt direkte vejledning, støtte og opfølgning på decentralt niveau omfattende skoler, institutioner og distrikter.
Fremtidig
rapportering på økonomistyring og økonomisk balance i Børne- og
Ungdomsforvaltningen
Som anført i
statusrapporteringen pr. januar har Deloitte sammen med Børne- og Ungdomsforvaltningen
og Økonomiforvaltningen udarbejdet et forslag til en ændret fremtidig
rapportering. Dette skyldes dels at hovedparten af projekterne nu er afsluttet
dels at besparelserne vedrørende 2007 ik
ke længere er relevant at rapportere
om. Det foreslås derfor, at den fremtidige rapportering på økonomistyring og
økonomisk balance i Børne- og Ungdomsforvaltningen fra og med statusrapport pr.
marts 2008 koncentreres om 4 overordnede temaer vedrørende budgetlægning,
budgetopfølgning, regnskabsaflæggelse samt bemandingssituation og
kompetenceudvikling.
Rapporteringen vil omfatte en
gennemgang af den aktuelle status og de foreliggende planer for konkrete
forbedringstiltag. Deloitte vil på grundlag heraf foretage en vurdering af den
aktuelle situation og efter behov komme med anbefalinger til konkrete tiltag.
Vurderingen skal ske ud fra kriterierne; mindre tilfredsstillende,
tilfredsstillende og meget tilfredsstillende.
I den næste rapportering til
Børne- og Ungdomsudvalget og Økonomiudvalget den henholdsvis 14. og 20. maj vil
der blive fulgt op på de undertemaer, som ligger i forlængelse af de projekter,
hvor det fortsat er relevant med en konkret opfølgning. Dette omfatter
undertemaerne "Gældsproblematik på skoler og institutioner", "Betaling til og
fra andre kommuner", "Afstemning af statusposter" og "Puljestyring".
Afrapporteringen af disse indsatsområder skal fortsætte indtil områderne vurderes
at være "tilfredsstillende". Såfremt den næste rapportering vurderes at være
tilfredsstillende, foreslås det, at rapporteringen overgår til at ske med
længere intervaller på eksempelvis 2-3 måneder.
Videre proces
Denne indstilling behandles i
Børne- og Ungdomsudvalget og i Økonomiudvalget.
Økonomi
-
Bilag
- Oversigt over politisk behandling
- Notat
fra Børne- og Ungdomsforvaltningen vedr. forskel mellem Deloittes Budgetvalidering
2008 og Børne- og Ungdomsforvaltningens 1. prognose 2008
1.
Statusrapportering
for februar 2008 vedrørende Genopretningsplan for "Økonomistyring" og
"Økonomisk Balance"
2.
Bilag 1: Status
på arbejdet med økonomisk genopretning i Børne- og Ungdomsforvaltningen pr. 3.
april 2008
Else Sommer Claus Juhl